Egy aranybánya a szolgáltató céged belső működése

A belső hatékonyságfejlesztés elsőre talán inkább egy “kaviár” típusú területnek tűnik, azaz gondolhatnád azt, hogy csak akkor érdemes rá időt vagy pénz fordítanod, ha már minden más rendben van és éppen nincs jobb ötleted.

Ebben a cikkben bemutatjuk, hogy a szolgáltató céged belső működése és a szellemi munka hatékonyabbá tételével komoly bevételnövekedést vagy profitarány növelést lehet elérni, azaz látni fogod, hogy kész aranybánya ez a terület!

A belső hatékonyságfejlesztésre fordított idő és pénz abszolút megtérül egy szolgáltató kisvállalkozás esetén is. Olvasd el és mérd fel, hogy mennyi belső potenciál, pénztartalék van még a céged belső működésében!

Elsőként mérd fel, mennyit tartalék van még a jelenlegi működésben!

A céges adatok tudatos felhasználása picit olyan, mint a tinik körében a szex: mindenki erről beszél, mindenki azt hiszi, hogy a másik már csinálja, de valójában nagyon keveseknek van gyakorlati tapasztalata a témáról.

Valójában egy igazi aranybánya ez a terület, hiszen pusztán attól, hogy valamit elkezdesz mérni és tudatosan a területre fókuszálsz, máris javulást fogsz tapasztalni!

Kihasználod a csapatod kapacitásait?

Kezd el mérni, hogy miképpen alakul a csapatod és a kollégák munkaterhelése, azaz a max. kapacitáshoz képest, ki-mennyit dolgozik. 

Nem cél, hogy bárkit is túlhajszolj, ugyanakkor a gyakorlat azt mutatja, hogy a legtöbb cég a valós kapacitásának csak egy töredékét aknázza ki. Ráadásul a terheltség időszakonként folyton ingadozik. 

Ez egyébként a kollégáknak sem jó ez: ha váltakozik a terheltség, akkor könnyen kiéghetnek, ha pedig folyton alacsony, akkor érezhetik úgy, hogy valójában nincs is olyan nagy szükség a munkájukra!

Az adatok alapján látni fogod, hogy melyik területen, melyik időszakban vagy kinél tudod még növelni a terhelést (vagyis pl. be tudsz vállalni új ügyfeleket) , de a felszabadult időt akár fordíthatod  a csapat önképzésére is.

Méred a területeid profitabilitását?

Kezd el mérni, hogy a legfontosabb szempontok mentén (pl. projektek, ügyfelek, üzletágak) hogyan alakul a profitod. Ehhez az kell, hogy a munkaidőt is szét tudd osztani a meghatározott kategóriák mentén!

A Pareto elv alapján könnyen lehet, hogy valójában az ügyfeleid 20%-a adja a bevételed 80%-át.

A nem profitábilis tevékenységeket érdemes rövid úton kivezetni és helyette a többire fókuszálni és új, már megtérülő tevékenységeket bevezetni. A te profitod mennyivel növekedne, ha ezt meglépnéd?

Mindenki hozzájárul a sikerhez?

Mérd fel a kollégák egyéni hozzájárulását és nézd meg, hogy miképpen teljesítenek az ugyanolyan munkakörben dolgozókkal összehasonlítva.

Simán előfordulhat, hogy a legjobban és a legkevésbé jól teljesítő kolléga között jelentős különbség van a hozzájárulás terén. Például az egyik értékesítőd fele annyi üzletet tud lezárni, mint a többiek.

Számold ki és gondold át: Mennyit nyernél azzal, ha felhúznál mindenkit a legjobban teljesítő munkatársad szintjére?

Érdemes azt is átgondolni, hogy mennyi háttérdolgozó (tehát közvetlenül nem termelő) munkatársa bír el valójában a céged. Sok vállalkozó elköveti azt a hibát, hogy sokkal több háttérdolgozót alkalmaz, mint, ami a bevétele megengedhetne! 

Látod az aktuális leggyengébb láncszemet?

Az ügyfél-életút mentén alakítsd ki a céged legfontosabb mérőszámait. Ez segít abban, hogy átlásd, hogy hol van az aktuális gyenge pont és ennek fejlesztésére utána ki tudsz dolgozni egy tudatos stratégiát.

Nem is gondolnád, hogy mekkora hatással lehet a cégedre már egy picit változás is. Ha csak az értékesítés, marketing és a kiszolgálás terén is pusztán csak 10%-ot javul a csapat, az 17%-al több vevőt és 25%-al több visszatérő vásárlót tud eredményezni!

Számold ki, hogy ha pusztán csak 10%-ot javulnátok minden területen, nálatok mennyivel nőne a profit?

Ha az adatok alapján, már mindent kimaxoltál: ideje magasabb fokozatba kapcsolni!

Ha a leírtak alapján már úgy érzed, hogy nem igazán tudsz tovább jelenőset javítani a működési hatékonyságon, akkor szemléletváltás szükséges a munkaszervezésben. 

Meglévő csapattal több ügyfél kiszolgálása a szellemi munka sztenderdizálásával

Kezdjetek el projektek helyett folyamatokban gondolkodni, azaz a vállalkozás össze területére újrahasznosítható sablonokat kidolgozni, a jó gyakorlatokat pedig szisztematikusan gyűjteni.

Sokan hangoztatják, hogy a kreatív munkát nem lehet sztenderdizálni. Az tény, hogy sosem lesztek olyanok, mint egy gyár, de csak gondolj a filmiparra. Ott is elég sok kreatív teendő van, mégis rendkívül jövedelmező terület. 

Ezzel jelentősen le lehet csökkenteni az egyes tevékenységek időszükségletét, ráadásul stabilizálni tudod a kiszolgálás színvonalát is egyben.

Bérstruktúra újragondolása: kevesebb kreatív, több végrehajtó típusú kolléga

Kezdj el tudatosan gazdálkodni a magas hozzáadott értékű és bérezésű kollégáid idejével. A végrehajtás (és pláne adminisztráció) helyett vond be inkább őket a munka ellenőrzésébe és a folyamatok fokozatos fejlesztésébe.

A végére ebből az fog kijönni, hogy nincs szükség annyi kreatív kollégára, hanem helyettük inkább végrehajtó típusú munkatársak kellenek. 

Ez drasztikus mértékben le tudja nyomni bérköltségeket, ráadásul nem leszel annyira kiszolgáltatva a fluktuációnak sem!

Indokolatlan létszámbővítés helyett automatizáció

A szolgáltató céged legnagyobb költségelemeit jó eséllyel a munkabérek teszik ki, így jelenős hatása van ennek a profitodra is. Ha már adatalapon követed a kapacitásaid és azt látod, hogy maxon vagytok, még akkor sem biztos, hogy feltétlenül újabb kolléga felvétele szükséges.

Ma már léteznek kisvállalkozások számára is elérhető automatizációs megoldások, melyek pár tíz dollárért ki tudják váltani akár egy teljes munkaidős asszisztens munkáját. 

Automatizálhatod pl. az ügyfél beléptetési folyamatot: legenerálja neked a rendszer a dokumentumsablonokat, levélterveket küld ki a nevedben, automatikusan meghívja az ügyfelet a belső felületeidre.

Felesleges meeting-ek helyett valós idejű információáramlás és gördülékeny kommunikáció

A meetingek-nél valójában nincs nagyobb időrabló (és ezáltal pénzégető) tevékenység. Gondolj arra, hogy szimultán égeted ezeken az alkalmakon a csapatod több tagjának is a munkaidejét.

Ha stratégia vagy nagy fokú interakciót igénylő dolgokról egyeztettek, az teljesen érthető, de tapasztalatunk szerint a legtöbb meeting inkább státusz jellegű, azaz mindenki csak az aktuális előrehaladásról számol be.

Az ilyen típusú meetingek nagy részét simán ki tudja váltani egy digitális rendszer, amely ráadásul mindig valós időben frissül, tehát bárki, bármikor ránéz, mindig naprakész információi lesznek!

Folyamatok végtelenbe csiszolása

Ha majd elkezded mérni és optimalizálni a működési folyamataid, tapasztalni fogod, hogy valójában nem létezik korlátja az optimalizációnak, magyarán a végtelenségig tudod javítani a legfontosabb mutatóid.

Olyan ez mint az olimpia: mindig lesz egy újabb módszer, technika vagy egy új szemlélet, amivel rendre meg lehet dönteni az aktuális világrekordot!

Vezetői összefoglaló

  1. Profit vagy bevételnövelést belső hatékonyságfejlesztéssel is elérhetsz, erre olvashattál számos példát a cikkben.
  2. A belső hatékonyságfejlesztésre fordított idő és pénz tehát nagyon is meg fog térülni.
  3. Elsőként a bázisadatokat hozd létre, hogy világosan lásd, hol tudsz gyorsan, nagyot fejlődni
  4. Ha már elérted a jelenlegi működésed korlátait: a felsorolt haladóbb eszközökkel tudod a végtelenségig csiszolni a működésed

Turbózd fel a belső hatékonyságfejlesztést egy szakértő segítségével

Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal egy professzionálisabb belső működés irányába? 

A témában persze lehetőséged van neked is jobban elmélyülni. Ugyanakkor ha elfoglalt vagy és nem akarod évekig húzni a váltást, valamint biztosra akarsz menni, akkor inkább élj a lehetőséggel és kérj tőlünk egy megvalósítási forgatókönyvet! Bízd a kivitelezést egy szakértőre.

Jelentkezz hozzánk egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.

Díjmentes telefonos egyeztetés

    Ezért éri meg belevágni

    “A ClickUp bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

    Losonczi Éva
    tulajdonos, ConceptFlow

    “Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük az e-feladatkezelő rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

    Görgényi Hajni
    tulajdonos, NTDisplay

    “A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok “művész” kollégával. A ClickUp elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

    Knapcsek Katalin
    tulajdonos, KNK PR & Média

    “Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

    Kocsis Csaba
    tulajdonos, Avadoo Design Studio

    “Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

    Farkasné Kun Györgyi
    tulajdonos, Top Full Clean

    “Cégvezetőként heti 5-10 órát spórol meg nekem az Integromat és ClickUp rendszer. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.” 

    Scherzer Marcell
    tulajdonos, Blue Marketing