10+ ötlet belső hatékonyságfejlesztésre szolgáltatóknak

A belső működés fejlesztésének elhanyagolása nem csak a profit szempontjából fejt ki rendkívül negatív hatást, de előbb utóbb a növekedés jelentős gátja is lesz.  Nem is beszélve arról, hogy egy hatékonytalanul működő cég felemészti a cégvezető összes idejét és energiáját.

Szolgáltató cégként lényegében a tudásotokat, szellemi tőkéteket áruljátok, így ez is tekinthető a legnagyobb értéknek a cégen belül és ennek menedzselése jelenti sokszor a legnagyobb kihívást cégvezetőként. Ehhez ráadásul eltérő rendszerek, megközelítések és menedzsment eszközök kellenek, mint pl. egy gyártó vagy kereskedő cég esetén.  

Ebben a cikkben kifejezetten szolgáltatók számára gyűjtöttük össze azokat a kulcs területeket, ahol a belső működés terén jelentős hatékonyságnövelés érhető el, azaz ezek segítségével termelékenyebbé és versenyképesebbé tudtok válni, neked pedig cégvezetőként nem kell többet a mindennapi “tűzoltást” végezned.

A cikkben leírtakból leginkább a már stabilan működő, munkatársakkal dolgozó, kellő piacismerettel rendelkező, tehát fejlődő stádiumban lévő szolgáltató cégek vezetői tudnak profitálni.

Ne hagyd szétfolyni a munkatársak idejét, kezdj el folyamatokban gondolkodni!

1. Költséghatékony kiszolgálás, stabil ügyfélélmény

A legtöbb szolgáltató az ügyfél kiszolgálást általában projektek keretében végzi. Ez egyrészt nem gazdaságos, másrészt egy bizonyos csapatméret felett a vezető könnyen el tudja veszíteni a kontrollt és az átláthatóságot. Harmadrészt változó minőségűvé teszi a kiszolgálást, amely negatívan befolyásolhatja az ügyfélelégedettséget vagy a visszatérő vásárlók arányát is.

Sokkal költséghatékonyabb projektek helyett inkább folyamatok mentén szervezni a munkát. Azaz leírni a tipikus lépéseket, gyűjteni  és beépíteni a működésbe a legjobb gyakorlatokat, tehát minél inkább sablonizálni, sztenderdizálni a kiszolgálást.

A folyamatszemlélet bevezetésével együtt, egyben újra tudjátok gondolni azt is, hogy mire (és mire nem) érdemes felhasználni a drágább, magasabb értéket nyújtó kollégák munkaidejét és mire érdemes inkább “végrehajtó” típusú kollégákat alkalmazni. 

A bérstruktúra racionalizálására, optimalizálására is jelentős pozitív hatást fejt ki és gátat szab annak is, hogy feleslegesen bővítsd a csapatod létszámát! Kevésbé az egyéni hozzájáruláson fog múlni a sikeresség, szóval nem leszel kitéve annak, hogyha elmegy egy kulcs munkatársad, akkor összeomlik a cég.

Ez a fejlesztés a hibák vagy elfelejtett teendők számát is jelentősen megritkítja, azaz kevésbé fordulhat elő, hogy nem elvárt módon teljesítetek az ügyfél felé, egyszóval stabilabbá, kiszámíthatóbbá teszi a működéseteket.

2. Ne a kollégák drága idejéből menjen el az adminisztrációra, automatizáld a rutin munkát

Bizonyára a te cégedben is sok olyan visszatérő, adminisztratív tevékenységed van, melyre virtuális vagy belsős asszisztenst alkalmazol. Ennek a kollégának a tevékenysége mára már akár teljes mértékben automatizálható a munkabére töredékéért. Ráadásul, ha egy automatizmus végzi a munkát, az mindig gyorsabb végrehajtást és kevesebb hibát eredményez!

Automatizáció esetén nem feltétlen kell rögtön költséges fejlesztésben gondolkodni. Mára már számos kisvállalkozásra szabott automatizációs szoftver létezik, melyben kódolás nélkül, pár tíz dollárért simán ki lehet váltani egy asszisztens munkáját. 

A “termelő” kollégák munkáját is nagyban meg tudja könnyíteni az automatizáció, hiszen jelentős munkaidő szabadítható fel azzal, hogy mostantól nem nekik kell végezniük az időrabló, visszatérő feladatokat. 

A többletidőt felhasználhatod arra, hogy nagyobb értéket vagy élményt tudjanak az ügyfeleidnek nyújtani, de akár arra is, hogy egységnyi idő alatt képesek legyetek több ügyfelet kiszolgálni.

Neked cégvezetőként pedig megnyugvást jelenthet, hogy ezeket a “nem szeretett” tevékenységek  is garantáltan el lesznek végezve, ráadásul mindig úgy, ahogy elvárod.

3. Szervezd ki magad a mindennapi működésből

Bár biztos, hogy cégvezetőként te is magas minőségben el tudod látni az operatív feladatokat, viszont ellenben könnyen lehet, hogy Te vagy az egyetlen alkalmas személy arra, hogy a  céged stratégiáján, azaz hosszútávú növekedésén dolgozz. 

A The Alternative Board kutatása alapján a sikeres cégvezetők munkaidejük legalább egyharmadát a stratégiai kérdésekre fordítják! Ez egy idő után elkerülhetetlenné válik, ha tovább szeretnél növekedni vagy ha biztosítani szeretnéd a céged hosszútávú stabilitását.

Cégvezetőként sokszor rajtad van a legnagyobb nyomás és stressz, így a felszabadult időt természetesen a pihenésre, relaxációra is fel lehet használni!

Kerüld el a szubjektivitást, adatalapon történjen a döntéshozatal

Ez az a tipikus terület, melyről mindenki tudja, hogy fontos, de Magyarországon még nagyon kevesen vannak azok, akik ezt valóban sikeresen alkalmazzák. 

Pedig ennek a területnek is komoly hatása van az üzleti eredményességre. A tapasztalatok szerint pusztán attól, hogy elkezdetek mérni valamit, már egy jelentősebb, 10-20%-os javulás fog bekövetkezni a vizsgált folyamatnál!

4. Végre csak azzal foglalkoztok, ami valóban profitábilis

Sok ügyfél, üzletág és projekt esetén már nehéz átlátni és követni, hogy melyek a valóban jövedelmező tevékenységeitek. Egy adatalapú áttekintést követően könnyen kiderülhet, hogy valójában a legjövedelmezőbb 20%-nyi ügyfél adja ki a teljes bevétel 80%-át.

A valós költségek meghatározásához munkaidő nyilvántartást érdemes bevezetni, ebből fogod látni a tényleges költségeket pl. ügyfelenként vagy üzletáganként. Ebből megint csak simán kiderülhet, hogy egy-egy megállapodás valójában nem is annyira jövedelmező (de még az is előfordulhat, hogy veszteséges), mint ahogy azt előzetesen gondoltad volna. Ezért fontos, tehát hogy folyamatosan monitorozd a megtérülést.

5. Látod a csapattagok egyéni hozzájárulását

Evidens, de a legtöbb cégvezető nem fektet kellő hangsúlyt arra, hogy a kollégák egyéni teljesítménye adja ki a csapat össz teljesítményét. Ebből az következik, hogy nem engedheted meg magadnak, hogy egy nem megfelelő kolléga legyen a csapatod tagja, hiszen az ő negatív teljesítménye rendkívül kedvezőtlenül hat az összteljesítményre és ezáltal a profitra is.

Már a próbaidő alatt érdemes elkezdeni mérni a munkateljesítményt, illetve világos célok mentén dönteni a folytatásról, hiszen így lehet a legegyszerűbben kiszűrni a cégedbe kevésbé passzoló jelölteket.

Látni fogod az adatok alapján azt is, hogy az ugyanolyan munkakörben dolgozók közül ki, hogy teljesíti. Simán lehet pl. hogy az egyes értékesítőid teljesítménye között akár 30-50% különbség is van.

6. Szűrd ki az alulteljesítőket, figyelj oda a túlterheltségre

Túlzott alul-, illetve felülterheltség is előbb-utóbb ki fogja fejteni negatív hatását a cégedben. Ha a kollégáid egy része folyton túlórázik és 150%-on pörög, akkor komoly kockázatot jelent a kiégés esélye, ami drasztikus teljesítményromlással, felmondással járhat együtt. 

Ha pedig alacsony szintű a terheltség, akkor ez a céged profitabilitását rombolja drasztikusan, hiszen több megbízást vállalhattál volna a ténylegeshez képest. Ráadásul a motiváltabb kollégák könnyen értelmezhetik úgy, hogy nincs akkora szükség a munkájukra, emiatt előbb-utóbb felmondhatnak.

Ezeknek a kezelése és megelőzése miatt fontos, hogy rendszeresen kövesd ezeket az adatokat is. 

7. Előrehaladás áttekintése gyorsan és hatékonyan

Érdemes egy vezetői irányítópultot kialakítani magadnak, melynek segítségével gyorsan át tudod látni a céged működését és a kulcs területeket. Probléma esetén pedig még időben be fogsz tudni avatkozni. 

A terület szintű mérőszámok (pl. marketing, értékesítés, kiszolgálás, pénzügyek) segítenek átlátni azt, hogy hol van a cégeden belül a legnagyobb növekedési potenciál. Majd ezeket alapján tudod visszamérni azt is, hogy a változtatások hatására javultak-e a mutatóid.

Spórolj időt magatoknak és az ügyfeleiteknek, aknázd ki a digitalizáció nyújtotta előnyöket

Már már szerencsére több ezer, kisvállalkozásra szabott, magyarországi cégek számára is megfizethető eszköz áll a cégvezetők rendelkezésére, hogy hatékonyabbá tegyék a saját és a kollégáik mindennapi működését, az ügyfeleiknek pedig színvonalasabb kiszolgálást tudjanak nyújtani!

8. Megteremti az elszámolhatóságot

A digitalizáció egyik nagy előnye, hogy megteremti a cégen belül a transzparenciát és az elszámolhatóságot. Bármikor ráláthatsz vagy visszaellenőrizheted, hogy valóban az elvárt módon halad-e a munka  a céged összes fontos területén, azaz betartják-e a kollégák-e az általad lefektetett  sztenderdeket.

Minden kiosztott feladatnak lesz egy bármikor visszakövethető felelőse és határideje, mely a kollégákat is egyértelműen arra sarkallja, hogy az elvárt módon végezzék a munkájukat.

9. Növeli az ügyfélelégedettséget

A belső működésfejlesztésnél a legtöbb cégvezető inkább költségmegtakarítást remél, holott az ügyfélelégedettséghez is jelentősen hozzá tud járulni.

A belső fejlesztések, rendszerek vagy automatizmusok az ügyfelek életét is meg tudják könnyíteni, azáltal, hogy egyszerűbben, hatékonyabban, gyorsabban zajlik a munka veletek. Pl. a többkörös és végeláthatatlan email egyeztetések helyett egyszerűen csak küldj ki egy időpontfoglaló linket az ügyfeleidnek, melyre ha bármikor rákattintanak, látni fogják a szabad időpontokat és maguktól is ki tudják választani a nekik tetszőt.

Egy “wow” élményhez vagy egy kedvező első benyomáshoz  is hozzá tud járulni, ha használjátok a digitalizáció nyújtotta lehetőségeket és megmutatjátok az ügyfeleiteknek és partnereiteknek, hogy ti egy haladó, modern cég vagytok. Pl. a feladatok előrehaladását egy unalmas Excel tábla vagy egy email sablon helyett egy vizuális riport formájában közreadhatnátok.

10. Kevesebb meeting, hatékonyabb információáramlás

Egy munkamenedzsment rendszer pl. könnyen ki tudja váltani a státusz jellegű meetingek többségét, melyek a leginkább időrabló tevékenységek egy cég életében. Cégvezetőként neked ez tiszta költségmegtakarítás, a kollégák pedig nagyon is örülni fognak annak, ha ezeket eltörlöd!

A technikai lehetőségek már bőven adottak ahhoz, hogy mindenki rálásson a többiek munkájára is, egyszóval a státuszoláshoz manapság már egyáltalán nem indokolt hosszas megbeszéléseket tartani.  

Ha elkezdtek elektronikusan kommunikálni egymással, valójában nemcsak a  meetingek idejét spórolja meg mindenki, de az esetek többségében gyorsabb és célirányosabb választ fog kapni a kérdéseire. 

11. Egyszerűsített adminisztráció, papírmentes működés

A papírmentes működés nemcsak környezetvédelmi szempontból kiemelkedően fontos, de a belső működést is jelentősen leegyszerűsíti. Ennek segítségével gyorsabban tudnak megszületni a döntések vagy a jóváhagyási folyamatok a cégen belül, de pl. az ügyféllel való szerződéskötést is meg tudja gyorsítani. Azaz pl. egy értékesítési folyamat pont a kedvező döntés irányába tudja billenteni az érdeklődőt.

Turbózd fel a változást egy szakértő segítségével

Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal egy professzionálisabb belső működés irányába? 

Jelentkezz hozzánk:

  1. ha fel akarod gyorsítani a folyamatot és szívesen megtanulnád egy szakértőtől az alapokat, elkerülve a tipikus buktatókat. Tehát nem a véletlenre akarod bízni a szervezetfejlesztés sikerességét!
  2. ha a változás terhét és kihívásait részben vagy teljes egészében inkább egy szakértőre bíznád.

Tedd meg még ma az első lépést a hatékonyabb belső működés irányába! Jelentkezz hozzánk egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.

Díjmentes telefonos egyeztetés

    Ezért éri meg belevágni

    “A ClickUp bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

    Losonczi Éva
    tulajdonos, ConceptFlow

    “Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük az e-feladatkezelő rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

    Görgényi Hajni
    tulajdonos, NTDisplay

    “A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok “művész” kollégával. A ClickUp elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

    Knapcsek Katalin
    tulajdonos, KNK PR & Média

    “Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

    Kocsis Csaba
    tulajdonos, Avadoo Design Studio

    “Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

    Farkasné Kun Györgyi
    tulajdonos, Top Full Clean

    “Cégvezetőként heti 5-10 órát spórol meg nekem az Integromat és ClickUp rendszer. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.” 

    Scherzer Marcell
    tulajdonos, Blue Marketing

    UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!