Letisztult működést és átláthatóságot szeretnél látni a cégedben? Túl vagy terhelve vezetőként? Jó lenne, ha időd szabadulna fel? A legjobb helyen jársz. Ebben a cikkben e-feladatkezelő rendszereket ajánlunk, melyek pont ezekben fognak segíteni neked! Szempontokat adunk, hogy mi alapján válassz közülük, és utána akár már azonnal használatba is tudod venni a kiszemeltet!
Mi az e-feladatkezelő rendszer?
Minden olyan (többnyire felhő alapú) szoftver, mely segít neked és a csapatodnak rendszerezni, vezetni és követni a céges feladatokat, projekteket, folyamatokat. Például delegálhatod benne a munkát, követheted benne az előrehaladást, értesít benneteket a fontos határidőkről, és nem is gondolnád, mennyi mindent tud még….
Miért hasznos az e-feladatkezelés?
Időd szabadul fel vezetőként
A személyes közreműködésedet igénylő teendők száma drasztikusan lecsökken. A státusz jellegű megbeszélések a rendszer bevezetésének hatására teljesen elhagyhatóak. Gyorsabb, ráadásul objektívebb döntéseket tudsz hozni a rendszerben keletkező adatok alapján.
Növekszik a belső átláthatóság
Könnyen áttekinthető riportokat kapsz arról, hogy ki hol tart és hogy haladnak a projektek. Valós adataid lesznek a tényleges munkaterheltségről, illetve a teljesítményről. Mindenkit automatikusan értesít a rendszer a saját teendőkről és a fontos céges információkról egyaránt!
Letisztázottá és szabályozottá válik a működésetek
Pontosan definiált feladataitok és folyamataitok lesznek, melyet a rendszer ráadásul be is tartat! A visszatérő feladatok automatizálhatóak, a folyamataitokból újrafelhasználható sablonok készíthetőek! Fontos információk elérhetőek és visszakereshetőek maradnak, a rendszer automatikusan értesít a határidőkről!
Itt vannak az ajánlott rendszerek!
A több száz elérhető alternatívából mi végigpróbáltuk helyetted a legnépszerűbbeket, így neked már csak egy 3-as listából kell választanod! Igyekeztük úgy összeválogatni a jelölteket, hogy mindenki megtalálja ezekből a neki megfelelőt! Mindegyik tehát egy picit másban erős, lássuk a részletes bemutatást:
Ez az e-feladatkezelők “nehéztüzelője”! Ezzel jó eséllyel minden igényt le fogsz tudni fedni! Egyfajta “mini vállalatirányítási” rendszernek is tekinthető, melyben a céged valamennyi területét (pl. értékesítés, marketing, HR) sikeresen fogja tudni támogatni. Ugyanakkor a rendszer komplexitása miatt könnyű elsőre egy picit elveszni benne. Pláne, ha nektek kell majd egyedül mindent beállítani rajta.
Csak egy gyors példa, hogy mire is képes: Létre tudtok hozni benne egy űrlapot. A linket megoszthatjátok az terméketek vagy szolgáltatások iránt érdeklődőkkel. Ha valaki pl. árajánlatot szeretne kérni tőletek, akkor csak az űrlapot kell kitöltenie. Erről egy automatikus feladat generálódik le a rendszerben, mely kiosztásra kerül az általad megjelölt felelősnek. Ha ez még nem lenne elég, a rendszer automatikusan az árajánlatadási folyamat többi lépését is létrehozza felelősökkel, határidőkkel, dokumentumsablonokkal. Neked elég lesz már csak a folyamatot madártávlatból felügyelni, a kollégáknak pedig világos lesz, hogy mi a pontos munkautasítás.
Ha jelenleg még kevésbé vagytok jártasok a digitális munkavégzésben vagy ha egy pofonegyszerű megoldást kerestek, érdemes lehet a Todoist-et választani. Lényegében egy “fullos” todo (teendő) lista, mely ugyanakkor ügyesen fel van készítve a céges szintű igények teljesítésére is. Nagyon sok vállalkozásnak már egy ilyen rendszer is nagy előrelépést tud jelenteni a mindennapi munkahatékonyság javítása érdekében! Könnyen és gyorsan bevezethető a csapatban! Általában az idősebb, a technikai újdonságok iránt kevésbé nyitott kollégák is hamar megszokják a használatát!
Nagyon szeretem benne, hogy a legnépszerűbb produktivitási módszertan (GTD) köré épül lényegében a struktúra, így nemcsak egy szuper jó rendszert, de egy nagyon is hasznos módszertant is meg tudtok tanulni vele!
Válaszd a Redmine-t, ha egy nagyon egyszerű kinézetű, könnyen használható megoldást keresel. Elsőre tényleg nagyon minimalistának tűnik, de kis kreativitással és szaktudással egyébként elég jól testre lehet szabni ezt is és így komplexebb igényeket is le tud fedni!
Ha a cégen belül van egy jó fej rendszergazdátok, akkor egy csomó pénzt tudtok megtakarítani azzal, hogy ti üzemeltetiket, hiszen ez esetben 100% ingyenes a használata! A rendszerhez ráadásul bárki fejleszthet extra modulokat, így egy technikai beállítottságú csapat akár szabadon teste tudja szabni magának!
Összefoglalás
| ClickUp | Todoist | Redmine | |
| technikai követelmények | |||
| felhő alapú? | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| saját szerveren üzemeltethető? | ❌ | ❌ | ✔️ |
| magyar nyelvű? | ❌ | ❌ | ✔️ |
| mobileszközökről is elérhető? | ✔️ | ✔️ | ❌ |
| külső programokkal való integráció? | 🟢 | 🟡 | 🔴 |
| tanulási görbe (egyszerűség) | 🔴 | 🟢 | 🟡 |
| funkcionalitás | 🟢 | 🟡 | 🟡 |
| árazás (havidíj felhasználónként, 1 éves hűségidővel) | 9$ | 5$ | ingyenes |
Az árazáshoz egy tipp: A legtöbb rendszer előszeretettel hirdeti magáról, hogy ingyenes, de ezek túlnyomó többsége csak limitált funkcionalitást kínál az ingyenes verzióval (kivétel a Redmine, az tényleg ingyenes!), amit jó eséllyel hamar ki fogtok nőni, ha valóban beválik nektek. A hosszútávú költségeket megbecsüléséhez jobban jársz, ha a legdrágább csomaggal kalkulálsz, aztán végül maximum örültök, ha sikerül egy olcsóbb csomaggal is lefedni az igényeiteket. A táblázatban mi is, pont ezért a legdrágább csomagok árát tüntettük fel!
Kezeld tudatosan a bevezetés tipikus buktatóit!
Nem egy ilyen rendszerbevezetésen vagyunk már túl, így abban is nagy tapasztalatunk van, hogy mi szokott a folyamat legnagyobb buktatója lenne. Összeszedtük ezt is neked, íme néhány dolog, amire mindenképpen figyelj oda.
[icon name=”users”] Vond be a munkatársakat is a fejlesztésbe!
Ha munkatársak igényei, elvárásai nem ismertek és nem is képezik a rendszer részét, akkor nem szívesen fogják használni. Ha nem egyértelműen kommunikálod a kollégák felé a bevezetés célját és fontosságát,akkor pedig sok felesleges félreértést vagy félelmet szülhet bennük a változás! Ha túl sok mindent akarsz egyszerre módosítani a jelenlegi működéseteken, akkor komoly esély van rá, hogy túlterheled a munkatársakat.
[icon name=”cogs”] A bevezetés apropóján, gondoljátok át a belső folyamatokat is!
Ha a működési folyamataitok nem elég tiszták vagy szabályozottak és nem is gondoljátok át ezeket a bevezetéssel párhuzamosan, akkor nem fogtok profitálni a rendszer valódi előnyeiből. Egyik automatizmus sem fog tudni mit kezdeni azzal, hogy „oldd meg” 🙂
[icon name=”tools”] Ezekkel az alapfunkciókkal indíts!
A legtöbb rendszer sok mindent tud, így könnyű is elsőre elveszi benne. Tapasztalatunk szerint ezeket a funkciókat már a kezdetektől mindenképp érdemes beállítani:
alapszűrések
Nincs is rosszabb annál, ha a kollégáknak már az első héten elveszik a lelkesedése attól, hogy sosem találja meg a rendszerben létrehozott feladatokat. A szűrések abban segítenek, hogy mindenki gyorsan rá tudjon találni a saját feladatára vagy le tudja kérdezni könnyedén, hogy mi az aktuális napi/heti/havi feladata.
vezetői riportok
Szuper, ha a kollégák elkezdik használni és szépen gyűlnek a létrehozott feladatok a rendszeren belül. Önmagában azonban ez mit sem ér, ha a feladatok teljesüléséről, előrehaladásáról vezetőként te nem kapsz automatikus riportokat és statisztikákat.
szervezeti struktúra
Egy idő után már nem csak a feladatok száma, de a projektek is el tudnak rendesen szaporodni. Ekkor válik fontossá, hogy a projektek (és benne a feladatok) könnyen átlátható rendbe legyenek szervezve.
sablonok
A használat során rendre fel fognak bukkanni rendszeresen visszatérő és ismétlődő feladatok és munkafolyamatok, ezeket egy idő után érdemes lesz sablonokba rendezni, hogy ne kelljen mindig elölről átgondolni és leképezni a folyamatot. Kár lenne veszni hagyni ezt a sok időt megspóroló funkciót!
Bízd szakértőkre a bevezetést!
Miért érdemes a bevezetéshez szakértői segítséget igénybe venni? Mi abban támogatunk, hogy necsak gyors és gördülékeny, hanem valóban időtálló és eredményes legyen a bevezetés.
Letisztázott és szabályozott munkafolyamatok
Hiába lesz egy szuper rendszeretek, ha a kulcsfolyamatok közben nincsenek átgondolva és letisztázva. Mi ennek elvégzéséről is gondoskodunk! A folyamatfejlesztés sokszor egy véget nem érő folyamatnak tűnhet, de nem ám a profiknak! A szóbeli leírásotok alapján mi folyamatábrákat készítünk, melyek alapján már a rendszer-automatizmusokat és sablonokat is pofonegyszerű lesz leképezni!
Felhasználóbarát végeredmény és a csapategység megőrzése
Egy egy új rendszer bevezetése számos kérdés vagy aggályt vethet fel. Éppen ezért a kezdetektől fogva bevonjuk a kollégákat is, érdekeltté tesszük őket a használatban. Már letesztelt és sokszor kipróbált kérdőívsablonokkal, interjúvázlatokkal érkezünk, melyek segítségével gyorsan és hatékonyan felmérjük az igényeket, majd ezeket be is építjük a rendszerbe!
Nektek már csak használni kell!
A munkatársakkal és a veled való beszélgetés, valamint az eddig felgyűlt tapasztalataink alapján összeállítunk neked egy induló struktúrát, amit már csak használatba kell venni! A célunk az, hogy minél gördülékenyebb és könnyebb legyen számotokra az átállás!
Nem teketóriázunk, gyors és kézzelfogható eredményeket szállítunk neked!
Lesz egy stabilan működő rendszered:
- Leképezzük a cégedre szabott alapstruktúrád
- bevezetjük a rendszert, elkezdi mindenki aktívan használni
Miközben fejlődik az egész szervezet:
- felmérjük a kollégáid változással szembeni attitűdjét és digitális kompetenciáit
- tartunk egy gyakorlatias bevezető tréninget, mindenkire egyénileg is odafigyelünk
- leírjuk és rendbe tesszük, majd le is képezzük egy komplex kulcsfolyamatod
Segítség kell a bevezetéshez? Szimpatikus az ajánlatunk?
Vegyél részt egy ingyenes konzultáción, majd kérj személyre szabott árajánlatot minden további kötelezettségvállalás nélkül!