Az Asana használata és bemutatása

Az Asana használata világszerte milliók életét és mindennapjait könnyíti meg. Nem véletlen hát, hogy az Asana a legnépszerűbb projekt és feladatkezelő eszközök egyike jelenleg. 

Az Asana sikerét jól mutatja, hogy 100.000-nél is több szervezet és több millió csapat használja világszerte.

Mi az az Asana?

Az Asana az egyik legnépszerűbb projekt és feladatkezelő eszköz jelenleg.

A platformot a Facebook egykori vezető mérnökei fejlesztették ki. A fejlesztők ugyanis rájöttek, hogy napjaik több mint felét különböző megbeszéléseken ülve, információk után kutatva és e-mailekre válaszolgatva töltik. A szakképzett és kreatív munkavégzés háttérbe szorult, mert a „munkával kapcsolatos munka” elvonta róla a figyelmet.

Az Asana használata rendkívül egyszerű, szinte mindenki gond nélkül megtanulhatja, ugyanis a rendszer egyáltalán nem bonyolult. A platform todo lista szerűen sorakoztatja fel a feladatokat, ezért könnyedén áttekinthető.

Az Asanát főként marketing ügynökségek és informatikai cégek használják projektmenedzsmentre és stratégiai tervezésre.

Képernyőkép az Asana-ról. Feladatok megjelenítése todo lista szerű nézetben.
Forrás: https://asana.com/uses/work-management

Miben segít az Asana használata?

Az Asana használata megkönnyíti a vezetők munkáját

Az Asana használata nagyban megkönnyíti a vezető beosztásban lévők munkáját. Az eszköz segítségével csökkenthető a státusz jellegű értekezletek száma, mivel minden csapattag egy központi platformon státuszol, jelenti az előrehaladást és kérdez. 

  • Ennek köszönhetően a vezetők pillanatok alatt képbe kerülhetnek egy-egy munkafolyamat állapotával vagy kolléga teendőivel.

Ez egyúttal azt is jelenti, hogy a vezető anélkül láthatja át a projektek vagy teendők állapotát, hogy azokra rá kellene kérdeznie. Az így megspórolt időt sokkal fontosabb, építő jellegű feladatokra fordíthatja, ami a teljes céget előmozdítja.

Távmunka barát

Az utóbbi években egyre gyakoribbá és kedveltebbé vált a távmunka. Az otthoni munkavégzés számos előnnyel jár, az ingázással megspórolt idő és az ismerős, komfortos környezet csak a jéghegy csúcsa.

Az Asana-nak köszönhetően a csapattagoknak nem kell fizikailag egy helyen lenniük ahhoz, hogy hatékonyan kommunikálhassanak egymással.

Az Asana használata a “terepen” tartózkodó kollégák számára is gördülékenyen megy a mobilos applikációnak köszönhetően.

Digitális todo lista minden kollégának

Világunk napról napra gyorsabb lesz, amivel egyre nehezebb lépést tartani. Függetlenül attól, hogy ki, milyen pozícióban dolgozik, szinte mindenki érzékeli a változást és az ezzel járó megnövekedett terheket. Ilyen körülmények között egyáltalán nem ördögtől való, ha valaki hibázik. Sőt, a legtöbb esetben egyenesen elkerülhetetlen. 

Az Asana használata javítja a dolgozók produktivitását, ugyanis a vezetői kérések, teendők mind egy helyre futnak be és követhetők nyomon. A platform segítségével minden munkavállaló hatékonyan vezetheti a saját teendőit, ami csökkenti a hibalehetőségek számát. Ez hozzájárul ahhoz is, hogy a jövőben egyetlen feladat se felejtődjön el és minden nyomon követhető legyen.

Milyen típusú cégek számára lehet jó döntés az Asana használata?

Ahogy azt már korábban is említettük, az Asana használata számos vállalkozás életét teszi könnyebbé. A rendszer kis- és középvállalkozások, valamint nagyvállalatok számára is ideális választás lehet.

Képernyőkép az Asana programról. Feladatok megjelenítése tábla (board) nézetben.
Forrás: https://asana.com/uses/program-management

A KKV szektorban elsődleges rendszerként

Az Asana elsősorban a KKV szektor számára hasznos, többnyire kisebb cégek használják. Főleg azoknak a magyarországi kisvállalkozásoknak ajánlom, akik már legalább 1-2 éve működtetik a cégüket és van legalább 1-2 alkalmazottjuk (vagy alvállalkozójuk).

Vállalkozások tízezrei használják sikerrel az Asanát, számos szektorban és iparágban. Jellemzően ügynökségek, kreatív csapatok, marketing osztályok, szolgáltatók, nyomdák, kisebb gyártó cégek, tanácsadó cégek, építőipari vállalkozások vagy egyedi üzleti modellel rendelkező cégek használják.

Nagyobb cégeknél kiegészítő rendszerként

Olyan cégek számára, akiknek már van egy ügyviteli vagy vállalatirányítási rendszere, az Asana hasznos kiegészítő lehet. Főleg olyan munkafolyamatok során tud nagy segítség lenni, amelyekre nem alkalmas a központi rendszer.

Egy e-kereskedelmi cég például használhatja a termékfeltöltési munkafolyamat monitorozására, de nagyobb vállalatokon belül a különböző osztályok számára is ideális lehet. Az Asana használata révén a marketing osztály vagy az IT részleg a saját, belső projektjeit, folyamatait is gond nélkül nyomon tudja követni.

Hogyan működik az Asana?

Az Asana használata rendkívül egyszerű, hiszen a könnyen kezelhető rendszerek közé tartozik. Nincs szükség semmilyen előzetes tudásra ahhoz, hogy gyorsan megértsd, hogyan működik a rendszer. Amennyiben viszont van már tapasztalatod valamelyik hasonló rendszerrel kapcsolatban, szinte azonnal tudni fogod, hogyan használd.

Az Asana hierarcihájának (Team, Project, Task) bemutatása vizuális, folyamatábra formájában
Forrás: Asana Forum

Task (feladat)

A Task (feladat) az Asana elemi egysége. Ehhez tudsz felelőst és határidőt rendelni, fájlokat csatolni, a feladat prioritását megadni, kapcsolódó feladatokhoz társítani. A Task-ok jól nyomon követhetők, ez biztosítja, hogy mindig minden csapattag képben legyen az aktuális tevékenységekkel. Továbbá ahhoz is hozzájárul, hogy a feladatok visszakereshetők legyenek, amennyiben erre szükség van.

Project

Azt már tudod, hogy az elvégzendő feladatokat hogyan viheted fel a rendszerbe és adhatod ki őket a felelősnek. Ezeket azonban rendszerezni is érdemes. Erre van kitalálva a Project, ezzel is növelve az átláthatóságot. A projektek használata a jogosultságok beállítása miatt is fontos, hiszen így tudod szabályozni, hogy ki, milyen feladatokhoz férjen hozzá.

Team (csapat)

A hierarchia 3. szintjén a Team (csapat) áll, amely összefogja a feladatokat tömörítő projekteket. Ha nagyobb céged van, akkor a Team-et használhatod arra, hogy minden csapatodnak létrehozol egy külön Team-et és akkor ők alapértelmezetten csak a saját projektjeikhez fognak hozzáférni.

Organization (cég)

Ez a céges fiókot jelenti, melyből minden cégnek csak 1db van. Ezt az első felhasználó a regisztrációt követeőn automatikusan létrehozza és majd ide hívja meg a többieket.

Alapfunkciók használatának bemutatása

A következőkben az Asana használatával ismerkedhetsz meg belépő szinten:

Projekt létrehozása

Új projekt létrehozásához csak kattints a képernyő bal felső sarkában található menü ”+ Create” gombjára és válaszd a “Project” lehetőséget.

Képernyőkép arról, hogyan kell létrehozni Asana-ban egy új Project-et
Forrás: https://asana.com/guide/help/projects/basics

Projektek létrehozása a menüsorban található “My workspace” rész melletti „ + ” ikonra kattintva is lehetséges.

Feladat létrehozása

Új feladat létrehozásához kattints a “+ Create” gombra a bal felső sarokban és válaszd a “Task” lehetőséget. Nevezd el a feladatot és add hozzá a felelőst:

Feladat létrehozása Asanában
https://asana.com/guide/help/tasks/actions

Ennél több adatot nem kötelező megadni, azonban lehetőséged van például a csatolt fájlokat feltölteni. Ezután válaszd ki azt a projektet, amelyben létre szeretnéd hozni a feladatot és kattints a “Create task” gombra a képernyő jobb alsó sarkában.

Határidő és felelős rendelése feladathoz

Az Asana használata során a feladathoz tartozó határidőt és a felelőst rögtön a feladat létrehozásakor is hozzáadhatod, de erre utólag is van lehetőséged.

Feladatok keresése és a My Task használata

Az Asanán belül könnyedén kereshetsz rá feladatokra a képernyő közepén található keresősáv segítségével. A hozzád rendelt feladatokat a menüben található “My Tasks” elemre kattintva érheted el.

Inbox: belső értesítések kezelése

A beérkezett üzeneteidet és értesítéseidet a hozzád rendelt projektekkel és feladatokkal kapcsolatban az Asana Inboxban találod.

Az Inboxban reakciókat adhatsz és hozzászólásokat is írhatsz egy-egy feladattal kapcsolatban, de a fontos frissítéseket is a könyvjelzőkhöz adhatod. Kattints az archiválás ikonra az adott tevékenység archiválásához. Az elküldött üzeneteidet az „Messages I’ve sent” fülön találod.

Képernyőkép az Asana Inbox használatáról
Forrás: https://asana.com/guide/help/fundamentals/inbox

Mire ajánlod az Asana használatát?

Projektmenedzsmentre, belső teendők nyilvántartására

Az Asana kiváló lehet cégen belüli belső teendők nyilvántartására, valamint olyan vállalkozások számára is, akik projekt alapon dolgoznak (pl. marketing ügynökségek).

Az Asana projektek tervezését és a végrehajtást is jelentős mértékben megtámogatja, amelyhez sablonokat is kínál. 

Céges stratégia követésére

Az Asana arra is megoldást kínál, hogy a feladatokat ne csak külön-külön teendőként, hanem egy nagy egész részeként is lássuk. Vezetői szinten például olyan célokat hozhatsz benne létre, amelyeket aztán projektekhez és feladatokhoz rendelhetsz.

Miután a vezető létrehozta a célokat a rendszerben, valós időben követheti nyomon ezek előrehaladását. A célok státuszáról, teljesüléséről folyamatosan kap értesítéseket is.

Korlátozott mértékben munkafolyamatok vezetésére

Az Asana arra is lehetőséget kínál, hogy egy nagyon alap CRM rendszert hozz benne létre, ahol minden task 1-1 ügyfelet jelöl. Az értékesítési státusz jelölését pedig egy-egy egyedi mezővel vagy a section-ök használatával oldhatod meg.

Az Asana komplexebb munkafolyamatok vezetésére, automatizálására jelenleg nem igazán alkalmas.

Asana alternatives – Kik az Asana versenytársai?

Asana vs. Trello

Az Asana és a Trello egyaránt az egyszerűbb rendszerek közé tartozik. A Trello a Kanban nézetre, az Asana pedig a hagyományosabb lista nézetre épít. Mielőtt letennéd a voksod bármelyik platform mellett, ismerd meg őket közelebbről. Próbáld ki őket és döntsd el, hogy melyik passzolna jobban hozzátok.

Az Asana projektmenedzsmentre jobb lehet, a Trello viszont a munkafolyamatok vezetésében erősebb. 

Asana vs. ClickUp vagy Monday.com

A ClickUp vagy a Monday az előbbieknél már komplexebb, komolyabb rendszerek. Ezekben a komplexebb munkafolyamatok leképezése sem jelent problémát, ennek fényében azonban nehezebb is megtanulni, illetve bevezetni őket.

Mennyibe kerül az Asana használata?

Az Asana használata már az ingyenes verzióval is jó választás lehet, hiszen számos funkció már ennek keretében is elérhető. Számos céget akár éveken keresztül is kiszolgálhat az ingyenes verzió. 

Az Asana free plan hatékonysága természetesen tovább fokozható a fizetős csomagokkal. A díjszabás a felhasználók száma alapján, sávos rendszerben történik. Lehetőség van 2-3-4-5 fős előfizetésre, 6 főnél azonban már csak a 10-es sáv érhető el. 

Azok, akik a Premium csomagot választják, éves számlázással fejenként havi 10,99 euró, havi számlázással pedig 13.49 euró fejében használhatják a csomagot. A Business csomag keretében ugyanezért 24,99 eurót és 30,49 eurót kell fizetni.

Magyar nyelven elérhető az Asana?

Az Asana jelenleg nem érhető el magyar nyelven, viszont 14 nemzetközi nyelven igen (pl. angol, német, francia, spanyol). 

Annak ellenére, hogy a rendszer nyelve nem magyar, alapvetően nincs szükség komoly nyelvtudásra a használatához.

Gyakran példálózom azzal, hogy ha mondjuk a Windows-t angol nyelvre állítanád, akkor is boldogulnál vele, mivel rutinból tudod, hová kattints. Ugyanez a helyzet az Asanával is, ráadásul a testreszabható dolgokat magyarul is fel tudod vinni. Több olyan ügyfelem is van, aki egyáltalán nem beszél angolul, mégis magabiztosan használja a rendszert.

Tetszett a cikk? Segíts, hogyan tovább!

🚀 Belevágnál a megvalósításba vagy elakadtál valahol? 📖 Esetleg tanulnál még a témáról? Kattints a megfelelő linkre a továbblépéshez: 👇

Ezért éri meg belevágni

„Tamás rengeteg időt takarított meg nekünk az Asana és a Make beállításával. Az együttműködés folyamán nem csak egy plusz kezet kaptam Tamás személyében, hanem egy összetett gondolkodásra képes partnert. Ajánlom mindenkinek!”

Kozma Máté
Ügyvezető, tulajdonos - Exaline Kft.

„A teljes gyártási, ügyfél és logisztikai folyamatot sikeresen átültettük a Monday és Make rendszerekbe. Egyes folyamataink teljesen automatizáltan működnek. Tamás kivételes partner, konstruktív és segít minden problémára megoldást találni.”

Stumpf Balázs
cégvezető, UDOOR Fürdőkádajtó

„Sokkal átláthatóbbak a folyamataink, egyértelműbbek a feladatok, és a hozzájuk tartozó felelősök valamint határidők. Nem utolsósorban jelentősen csökkent a „felesleges” levelezések száma. :-)”

Király Krisztián
cégvezető, Konverzió Mester

„Megtaláltuk azt a rendszert ahol átlátható formában nyilván tudjuk tartani az aktuális projektjeinket, feladatainkat , ezzel heti több óra munkaidőt tudunk megtakarítani. Csökkent a hibák és az e-mailes kommunikációból eredő félreértések száma.”

Kőházi Zoltán
ügyvezető, Vendinvest

„A munkatársi toborzást automatizáltuk, mely kb. heti 2-3 órát spórol meg nekünk. Ha majd az egész cégen végigvisszük ezt, szerintem min. 1 nap szabadidő felszabadul nekem cégvezetőként. :)”

Bliszkó Gábor
cégvezető, BeOnWeb

„Automatizáltuk az ügyfél onboarding folyamatot, ami ezáltal nem csak profibb lett -amit az ügyfeleink éreznek-, hanem gyorsabb, kevesebb időt vesz el, így számszerűsíthető lett a megtérülése is. Nagyon örülök, hogy belevágtunk!”

Matykó Noémi

„A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok „művész” kollégával. A rendszer elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

Knapcsek Katalin
tulajdonos, KNK PR & Média

„Az ügyfél-kommunikációs folyamataink automatizálását és az egyedi ár kalkulátorunkat nem csak hatékony tanácsosakkal támogatta, hanem remekül kivitelezte. Így a rendelések átfutási ideje jelentősen csökkent.”

Kocsi László
tulajdonos, Rapidnyomda.hu

“A rendszer bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

Losonczi Éva
tulajdonos, ConceptFlow

„A fejlesztés összesen havi 10-20 munkaórát spórol meg nekünk. Nemcsak olcsóbb lett így a működésünk, hanem egyúttal a hibázás lehetősége is lecsökkent, ráadásul több idő jut a kreatív tevékenységekre.”

Szabó Szilveszter
tulajdonos, Lasemedia

„Cégvezetőként heti 5-10 órát spórolnak meg nekem a bevezetett rendszerek. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.”

Scherzer Marcell
tulajdonos, Blue Marketing

„Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

Kocsis Csaba
tulajdonos, Avadoo Design Studio

„Sokkal átláthatóbbak a projektjeink, mind tervezésben, mind a munka egyes fázisaiban. Nagy segítséget nyújt az a pár automatizációs lépés amit eddig bevezettünk, fogunk majd még többet is használni!”

Ványi Rajmond
tulajdonos, Superior Pentest

„Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük a rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

Görgényi Hajni
tulajdonos, NTDisplay

„Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

Farkasné Kun Györgyi
tulajdonos, Top Full Clean