Céges működés digitalizálása, digitális transzformáció, folyamat automatizáció, és még napestig sorolhatnánk az ilyen és ehhez hasonló kulcsszavakat. Napjainkban ezek mind-mind divatos, aktuális és ismert fogalmak szerencsére már a magyarországi kisvállalkozók körében is. Tele van az internet ezek előnyeivel, a következményekről (illetve a „kánaánhoz” vezető útról) azonban már sokkal kevesebb szó esik.
Ebben a cikkben lerántjuk a lila ködöt, mely ezt a területet övezi és igyekszünk egy objektív képet mutatni arról, hogy mivel jár egy ilyen fejlesztés. Arra is konkrét, gyakorlati tippeket adunk, hogy mivel és hogyan lehet elkerülni a tipikus buktatókat.
Fontos már az elején leszögezni, hogy nem lebeszélni akarunk a digitalizációról (sőt…), pusztán azt szeretnénk, hogy egy objektív, megalapozott döntést tudj hozni.
Világos célkitűzés nélkül nem fog menni
Gyakran halljuk a tanácsadásainkon, hogy “most már nekünk is kell, hiszen rajtunk kívül már mindenkinek van ilyen” vagy, hogy “mindenhonnan az ömlik ránk, hogy ez mennyire fontos”.
Csak azért mert most ez trendi vagy mások ezt sulykolják, pusztán ezért egész biztosan nem éri meg belevágni. Tapasztalatunk szerint a legritkább esetben lesz egy ilyenből valóban eredményes fejlesztés.
Miért baj az, ha mégis végül konkrét célkitűzés nélkül vágsz bele? Egyrészt a legtöbb rendszer a költséges kategóriába tartozik, pláne nagyobb méretű csapat esetén. Másrészt tudni kell, hogy egy ilyen rendszer bevezetése mindig nagy (és a legtöbb esetben rövidtávon inkább fájdalmas) szervezeti változást is hoz magával, melyből jó eséllyel az első nagyobb probléma esetén ki fog ugrani a cél nélküli cégvezető.
Mit tehetsz akkor? Gondold át, hogy a te cégednél, konkrétan milyen realisztikus, kézzelfogható (azaz mérhető, akár forintosítható) üzleti haszna lehet egy ilyen fejlesztésnek. Ezt lehetőség szerint beszéld át egy szakértővel vagy egy olyan vállalkozótársaddal, akinek már van hasonló rendszere.
Ezeknek az előnyöknek egyértelműen túl kell szárnyalniuk a következő részben bemutatott következményeket, különben egyszerűen neked most a jelenlegi helyzetedben nem igazán éri meg még belevágni és pénzt is időt fektetni ebbe!
Nem is biztos egyébként, hogy szükség van digitalizációra. Mondok egy gyors példát erre: ha a digitalizációval akarod az értékesítésed javítani, de az ügyfeleidnek fontos érték a folyamatban a személyesség, akkor simán lehet, hogy drasztikusan le fognak romlani az értékesítési mutatód (és még egy csomó pénzt is kidobtál a fejlesztésre).
Rövidtávú visszaesést fog eredményezni
Neked és a csapatod minden egyes tagjának meg kell tanulnia egy új, az eddigi működéshez képest nagyon más rendszert, mindezt úgy, hogy mellette ugyanúgy el kell látnotok a mindennapi teendőket is. Sok esetben a folyamatok kialakítása vagy újragondolása és a rendszer bevezetésével párhuzamosan zajlik, ami még inkább csak fokozni tudja a terheltséget.
Bármilyen, minden hájjal megkent, rutinos tanácsadót vagy projektmenedzsert vonsz is be a projektbe, mi még nem láttuk olyan csapatot, ahol egy ilyen fejlesztés ne okozott volna, rövidtávon átmeneti visszaesést a termelékenységben. Ezt jobb ha tudatosítod magadban, így előre fel fogsz tudni készülni erre.
A változáshoz időt kell hagynotok magatoknak
Ha még egy egyszerűbb, felhasználóbarátabb rendszert is választotok magatoknak, akkor is jellemzően meg kell várnotok a bevezetést követő 3-6 hónapot, mire érzékelhető lesz az eredménye. Ennyi megtérülési idővel biztosan érdemes számolnotok.
Ezt azért is fontos tudatosítani magatokban, mert nem egy olyan esetet láttunk már, amikor a vállalkozás sajnos előbb feladta, minthogy kivárta volna, hogy beérjen a fejlesztés valós eredménye.
Ha eljutottál idáig az olvasásban, akkor már mondanunk sem kell, hogy világos, mérhető mérőszámok nélkül pedig esélyetek nem lesz a rendszer bevezetésének sikerességét normálisan kiszámolni, illetve a követni. Ekkor jön be a képbe az emberi szubjektum, mely a pillanatnyi rossz érzés vagy negatív impulzusok hatására felül tudja írni a hosszú távú érdekeket.
Kihozza a csapat meglévő hiányosságait
Sok vezető azzal az elvárással indul neki egy bevezetésnek, hogy az majd automatikusan megoldja a csapata vagy az egyes kollégák hiányosságait is egy füst alatt. Sajnos a valóságban ez a legritkább esetben következik be.
Ha például van egy kollégád, aki nem adminisztrálja megfelelően a saját munkáját, ne várd azt, hogy Ő majd a rendszer bevezetésének hatására a precizitás és pontosság iskolapéldájává fejleszti önmagát. Azt a rendszert még nem találták fel, ahol ne kellene egyáltalán semmit vezetni vagy követni, maximum lecsökken vagy könnyebbé, logikusabbá válik az adminisztráció.
Reálisan azt lehet elvárni egy ilyen rendszertől, hogy tű pontosan, minden kétséget kizáróan azonosítsa a meglévő problémákat. Ez egy kiváló első lépés lehet a hatékony kezelés irányába, de önmagában nyilván nem fogja megoldani a helyzetet.
Például több olyan csapattal is dolgoztunk együtt, ahol a vezetők szerint a kollégák nem tudták beosztani megfelelően a munkaidejüket. A rendszer előtt a munkatársak ezt mindenféle egyéb vélt vagy valós kifogással hárították el maguktól, például azzal, hogy túlterheltek.
Az adatoknál hála azonban egy idő után nekik is világossá vált, hogy a munkaidejük egy jelentős részében valójában nem a konkrét teendőjüket végzik, ráadásul azt is be kellett látniuk, hogy egy hasonló feladatra valakinek 1 óra szükséges, míg egy másik kollégának akár 2-3x annyi idő is.
Egy ilyen pontos diagnózist követően a munkatársak is nyitottabbá váltak arra, hogy változzanak, a vezetők pedig arra, hogy nem elég a rendszer, célzott szervezetfejlesztésre, képzésre is szükség van a siker érdekében.
Letisztázott folyamatok hiányában, jó eséllyel hamar szét fog esni
Sajnos vagy nem sajnos, de azt a programot még nem találták fel (vagy legalábbis nekünk, kisvállalkozóknak biztos nem elérhető), mely kezelni tudná azt az utasítást, hogy “oldd meg”!
Valójában az informatikai szoftver mögötti cégműködtetési rendszer kialakítását, azaz az üzleti folyamatok letisztázását, nem lehet és nem is szabad megspórolni. Sőt, még azt is meg merjük kockáztatni, hogy valójában ez sokkal fontosabb, mint maga a szoftver!
Nem egy olyan csapattal találkoztunk már, akik szofisztikáltabb, komplexebb IT rendszerek nélkül is kiválóan és hatékonyan működtek, annak köszönhetően, hogy a vezetőjük logikus, egyszerűen követhető és rendkívül hatékony üzleti folyamatokat épített ki, majd optimalizált akár hosszú-hosszú évek során szinte tökéletessé.
Az ilyen cégekkel nekünk is mindig élvezet a közös munka, hiszen ők tudnak csak igazán hálásak lenni azért, ha ezt a fajta profi működést most végre sikerül még inkább megtámogatni egy célrendszerrel.
Igénylik a kollégák a példamutatást
Kezdetben sok cégvezető gondolja azt, hogy Ő felette áll egy ilyen rendszernek és neki nem is kell igazán aktívan használnia, maximum néha belép és majd ellenőrzi benne dolgokat.
Amennyiben tulajdonosként vagy kizárólag stratégiai vezetőként vagy jelen a céged életében, akkor valóban nem kell használod. Ellenben, ha te irányítod még a kollégákat, akkor elkerülhetetlenné válik, hogy te is aktív, teljes jogú felhasználóvá válj.
A kollégák egyből kiszagolják, ha más, szerintük egyszerűbb módon is elérhetik a céljaikat. Például, ha inkább válaszolsz nekik szóban vagy email-ben a feltett kérdéseikre, akkor nincs az az isten, aki rászoktatná őket arra, hogy a rendszeren belül tegyék fel a kérdéseiket.
Valakinek utána üzemeltetnie is kell
Ugyancsak gyakori eset, hogy a cégvezető hirtelen szeretne egyszerre mindent digitalizálni a cégében. Ez sokszor azt eredményezi, hogy kihúzza a kollégák alól a talajt, nem kis káoszt és felfordulást okozva ezzel. Sőt, még annak a kockázatát is magába rejti, hogy a kezdet sikertelenség miatt végül sutba vágjátok az egész projektet és hosszú időre elnapoljátok a fejlesztést.
Egy ilyen szoftver bevezetése nem kis változást jelent egy cég életében, így mindenképp érdemes fokozatosan haladni. Elkezdhetitek a fejlesztést pl. egy kisebb volumenű próba projekttel, majd szépen, fokozatosan ki tudjátok terjeszteni a többi folyamatra vagy kollégára is idővel.
Mielőtt belevágnál, érdemes tehát alaposan felkészülni rá
Ha a cikk végigolvasását követően is még mindig kellően elkötelezettnek érzed magad a változás mellett, azonban vannak még meg nem válaszolt kérdéseid vagy fel nem oldott dilemmáid, akkor szívesen látunk egy kötetlen, díjmentes telefonos egyeztetésre.
Mikor érdemes élni a felkínált lehetőséggel?
- Ha elsőként szeretnéd alaposabban kiértékelni a jelenlegi belső működéseteket egy szakértő segítségével, mielőtt elköteleznéd magad egy konkrét rendszer mellett vagy bármi fajsúlyos döntést hoznál
- Ha még nem állt össze teljesen a kép a szoftveres irányok, illetve a konkrét választás tekintetében.
Mi lehet a közös munka eredménye?
- A bevezetés reális és átgondolt igények, elvárások és ütemezés mentén tud megvalósulni!
- Gyors, hatékony, “kellemetlen meglepetésektől” mentes bevezetést készítünk elő neked!
- Segítünk megtalálni a nektek leginkább megfelelő szoftveres alternatívákat!
- Független szakértőként nem áll érdekünkben egy konkrét rendszert eladni neked, még az is kiderülhet, hogy valójában nincs szükséged vagy nem is időszerű új rendszert választanod!
Tedd meg még ma az első lépést a hatékonyabb belső működés irányába! Jelentkezz hozzánk egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.
Díjmentes telefonos egyeztetés
UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!