Excel-ben vagy Google táblázatban vezetitek a céges feladatokat? Kezd kissé már nyikorogni a rendszer alattatok? Egyedül vagy kisebb csapatot vezetve lehet, hogy még működőképesnek bizonyult egy szimpla táblázat is, mára már könnyen lehet, hogy eljött az ideje, hogy keressetek egy hatékonyabb megoldást.
A táblázatkezelő egy szuper rugalmas találmány, de sajnos be kell vallani, hogy nem kifejezetten a céges folyamatok, projektek vagy feladatok vezetésére lett kitalálva.
Ebben a cikkben végigvesszük a táblázatkezelő tipikus korlátait, majd egy olyan megoldást ajánlunk neked, amely valós előrelépést jelenthet a táblázatkezelőhöz képest.
Táblázatkezelő korlátai
1. Nem figyelmeztet benneteket
Mi a garancia arra, hogyha beállítasz egy időpontot mondjuk a határidő cellába, akkor azt a kolléga valóban figyelni is fogja? Lehet, hogy a táblázatkezelőt sem nyitja meg napokig, nemhogy a határidőket követné.
Vezetőként neked se időd, se kapacitásod nincs arra, hogy mások helyett ellenőrizd a saját kötelességeik teljesítését.
Olyan rendszerre van szükséged, amivel biztosítani tudod, hogy mindenki automatikusan és rendszeresen kapjon értesítést a fontos határidőkről, illetve frissítésekről, mindezt akár több irányból is (pl. mobil értesítésekkel, email-ben, böngészőben felugró ablakkal).
2. Elvesznek a feladatok és kérdések
Ha létrehozol egy új feladatot egy kollégádnak a táblázatkezelőn belül, honnan fogsz megbizonyosodni róla, hogy azt elolvasta és valóban megértette? Írsz erről egy külön emailt neki vagy felhívod, esetleg személyesen mondod el? Ez mindkettőtök számára időrabló, ráadásul ennyi erővel akár el is hagyhatnád a táblázatkezelőbe való felvezetést.
Vezetőként fontos, hogy gyorsan és hatékonyan tudj feladatokat delegálni. Mindezt úgy, hogy 100%-ig biztos lehetsz benne, hogy a kollégádhoz is garantáltan beérkezik.
A legfájóbb eset kétségtelenül az tud lenni, hogyha egy elfelejtett feladat miatt végül elestek egy komoly megrendeléstől vagy ha éppen emiatt rendül meg a bizalma egy hűséges vásárlótoknak.
3. Elkallódik az információ
Bizonyára veled is megesett már, hogy utólag kellett kutató hadjáratot folytatni egy fontos információ vagy adat után, aztán végül kénytelenek voltatok elkönyvelni, hogy ez az info bizony végleg elveszett.
A táblázatkezelő inkább csak arra alkalmas, hogy mindig az aktuális információkat mutassa, arra már kevésbé, hogy visszakutassátok egy feladat vagy projekt előzményét. Persze elkezdhetitek a verzió előzményeket állítgatni, de a visszanyerés még ennek segítségével sem garantált, nem is beszélve arról, hogy a végén még véletlenül kitöröltök valamit vagy tévedésből egy rossz verziót állítotok vissza.
4. Kevés a kontrollod felette, nem önműködő
Ha vannak leírt folyamataitok, az már félsikernek tekinthető. No de ki fogja a valóságban betartatni ezeket? A gyakorlatban sajnos az a tapasztalat, hogy senki nem fog hosszú munkautasításokat rendszeresen átnyálazni annak érdekében, hogy mindig tudja, hogy mit vársz el tőle.
A táblázatkezelőben pl. létrehozhatsz sablon munkafüleket (melyet csak le kell másolni újra és újra), de mi a garancia arra, hogy ezt a sablont valóban úgy hajtják végre, ahogy te azt megálmodtad? Pl. hogy fogod automatikusan ellenőrizni, hogy a kollégák a megfelelő sorrendben, a határidőket betartva végzik el a feladatokat? Egy bizonyos csapatméret felett már egy komplett apparátusra lesz szükséged ahhoz, hogy ezt be is tartasd.
Cégvezetőként jogosan várhatod el egy ilyen rendszertől, hogy valódi terhet vegyen le a válladról azzal, hogy ne neked kelljen mikromenedzselni.
Gondolok itt arra, hogyha egyszer, komplex módon átgondolod, majd pontosan leírod pl. a vevőszerzés folyamatát, onnantól te mérget vehetsz rá, hogy a kollégák hajszálpontosan azt úgy hajtják végre, ahogy te azt eredetileg kitaláltad!
5. Nem látod át vele a céged
Kezdenek a belső folyamatok egyre komplexebbé és szerteágazóvá válni? Jelentősen megnövekedett az ügyfelek/vásárlások száma? Egy idő után igencsak fájdalmas lesz 23 munkafülről összebogarászni mindig az aktuális információkat. Nem is beszélve arról, hogy mindig megvan a kockázata annak, hogy önhibáján kívül valaki kitöröl vagy elállít valamit.
Az sem tűnik túl hatékonynak, hogy mindig, mindenről személyes beszámolót kérj a kollégáktól, ahelyett, hogy a rendszer automatikusan gyűjtené és közreadná a neked fontos információkat.
Vezetőként limitált idő áll rendelkezésedre a fontos döntéseket meghozni. Nem fér bele, hogy azzal töltsd az időd nagy részét, hogy az információt próbálod különböző munkafülekről összeollózni.
Előbb-utóbb szükséged lesz egy könnyen áttekinthető és automatikusan frissülő vezetői irányítópultra, amely alapján valóban hatékonyan tudsz majd döntéseket hozni!
6. Bonyolulttá teszi a vezetői teendőid vezetését
Eljutottatok már oda, hogy a kollégák kizárólag a táblázatkezelőben kérdeznek tőled vagy kérnek útmutatást? Szuper jó, így legalább már nem kell folyton az email-jeid kukkolni! Ugyanakkor egy idő után nehézkessé válhat visszakövetni, pláne átlátni a rád váró kérdéseket és feladatokat. Pl. ha már sok munkafületeket van, akkor nem biztos, hogy egy sétagalopp kinyerni a táblázatkezelőből a megválaszolásra váró, aktuális teendőidet.
Előbb-utóbb szükséged lesz egy automatikusan előálló és frissülő listára, mely egy logikus rendbe szedve gyűjti a hozzád érkező kérdéseket, jóváhagyásra váró elemeket, melyet akár okostelefonról is meg fogsz tudni nyitni.
Munkamenedzsment rendszerek előnyei
A továbbiakban az általunk ajánlott egyik legnépszerűbb munkamenedzsment rendszer, a ClickUp funkcióin keresztül mutatjuk be a táblázatkezelővel szembeni előnyöket!
Ez egy olyan, böngészőből vagy pl. okostelefonról is elérhető, felhő alapú szoftver, mely segít neked és a csapatodnak rendszerezni, vezetni, követni és automatizálni a céges feladatokat, projekteket, folyamatokat. Például delegálhatod benne a munkát, követheted benne az előrehaladást, értesít benneteket a fontos határidőkről, automatikusan kiosztja a feladatot és nem is gondolnád, mennyi mindent tud még.
A céged valamennyi fontos üzleti funkciójára (pl. értékesítés, marketing, ügyfélkiszolgálás, HR, adminisztráció, stb.) létre tudsz hozni benne egy rugalmasan testreszabható felületet, melyhez aztán grafikonokat, illetve időspóroló automatizmusokat is hozzá tudsz rendelni.
Segít megteremteni a céged önműködtető, állandó és egységes minőséget produkáló belső működési rendjét és mindezt úgy, hogy a betanulás és a váltás könnyebb, mint mondjuk egy komplexebb vállalatirányítási rendszer esetén lenne.
Automatikusan értesít minden fontos változásról és határidőről
Szabd testre, hogy mely eszközökre (pl. mobiltelefon, tablet, laptop, böngésző) és milyen ütemezés szerint (pl. határidő előtt 2, majd a határidő lejárta után 1 nappal) érkezzenek meg az értesítések a határidőkről, a kérdésekről vagy az új feladatokról. Ezt követően mindenki rendszeresen kapja az emlékeztetőket, nincs tehát több véletlenül elfelejtett feladat vagy megválaszolatlan kérdés.
Hozz létre „önellenőrző” lekérdezéseket, melyekre kattintva mindenki számára bármikor listázhatóvá válnak pl. a lejárt határidejű vagy éppen hiányosan kitöltött feladatok.
A vezetői riportok segítségével könnyedén átlátod, hogy ki az, aki esetleg megcsúszott valamivel, így gyorsan és hatékonyan közbe tudsz avatkozni, amennyiben erre szükség van! A rendszer mindig összegzi neked a legutóbbi belépés óta történt fontos eseményeket és változásokat!
Nincs több elveszett kérés vagy kérdés
Ha létrehozol egy új feladatot vagy felteszel egy kérdést a kollégádnak, azonnal kap egy automatikus értesítést (pl. mobilon, email-ben, böngészőben). Ha valóban átvette és megértette, egy gombnyomással jelezni tudja neked a rendszeren belül, anélkül, hogy erről külön egyeztetni kellene vele szóban vagy írásban.
A rendszer lehetővé teszi, hogy egy konkrét feladat, de akár projekt szinten is kérdéseket, kéréseket tudjatok egymáshoz intézni. Ezáltal egy szabályozott keretet biztosít arra, hogy a feltett kérdés státusza visszakövethetővé váljon, a kérdéseknek legyen mindig egy világos felelőse és a benne szereplő információkat azok is automatikusan megkapják, akiknek csak tudniuk kell róla, de nincs vele konkrét feladatuk.
Visszakereshetővé válik benne az információ
A belső kereső segítségével gond nélkül vissza tudsz kutatni bármilyen kulcs adatot vagy információt. Ráadásul minden naplózva van, tehát valamennyi felhasználó esetén látszik (utólag, tehát akár hónapokkal később is), hogy ki, mikor, mit módosított.
Lehetőség van arra is, hogy külső partnerekkel folytatott email levelezést a rendszeren belül tudjátok elvégezni. Miért hasznos ez? Az külső partner válasza automatikusan becsatornázódik a megfelelő projekt és feladat alá, ezáltal minden információ a platformon belül marad és mindenki számára visszakereshetővé válik (ugyanez igaz természetesen a belső, egymás közötti kommunikációra is).
Ha pl. valakit helyettesíteni kell, nem kell többé a másik email rendszerében bogarászni vagy feleslegesen felhívni a kollégát a szabadsága alatt. Elég csak a megfelelő feladatot kikeresni és egyből látszik a teljes levelezés és a feladat komplett életútja.
Automatikusan kiosztja a feladatot
Írd ki magad végérvényesen a folyamatokból. Hozz létre újrahasznosítható sablonokat minden fontos üzleti folyamatodra, ezt követően a rendszer automatikusan kiosztja a feladatokat munkautasítással, határidővel, dokumentumokkal együtt. Neked elég csak a sablonokat elkészíteni.
Betartatja a lépéseket
Hozz létre belső szabályokat, ezt követően az automatizmusok helyetted is ellenőrzik a kollégák munkáját. Pl. be tudod állítani, hogy bizonyos feladatokat csak akkor lehessen lezárni, ha előtte a megelőző lépéseket is elvégeztük. Vagy úgy lehet csak létrehozni vagy lezárni egy feladatot, ha minden fontos mezőt kitöltöttek benne a kollégák.
Megspórol nektek egy csomó időt
Összegyűjti, összegzi nektek a hiányosan kitöltött feladatokat. Általad definiált események bekövetkezésének hatására automatikus email-eket küld ki a levelezőrendszeretekből. Fájlokat másol le nektek vagy éppen mappákat hoz létre a dokumentumkezelőben. Mindezt non-stop, hibamentesen teszi, nem kevés időt és energiát megspórolva nektek.
Végre átlátod vele a céged működését
A vezetői riportok segítségével naprakész információid lesznek a cégedről, ráadásul a frissítés teljesen automatikusan történik, tehát kollégáidnak sem jelent plusz munkát.
Nézzünk pár példát, mire tudod felhasználni ezeket az adatokat: (a teljesség igénye nélkül)
- értékesítés: követni tudod, hogy mennyi új érdeklődőtök van, ebból mennyit zártatok le sikeresen és melyik értékesítő kolléga, hogyan teljesített
- projektek állása: mindig láthatod, hogy a megfelelő ütemezés szerint haladtok-e. Mennyi aktív feladat van hátra a projektzárásig és mennyi ebből a lejárt határidejű
- munkaterheltség: kinek mennyi aktív vagy jövőbeli teendője van a rendszerben
- egyéni teljesítmény: ki, mennyi feladatot végzett el, és mennyi volt ebből, ami határidőre teljesült
- HR: éppen mennyi aktív álláskeresés fut nálatok, ezekre hány jelentkezés érkezett be, ebből mennyi komoly
Rendszerezi a vezetői teendőid
A hozzád érkező kérdéseket, jóváhagyásra váró elemeket folyamatosan gyűjti neked egy logikus rendbe szedve. Amikor erre ténylegesen időt szánsz, egyben át tudod tekinteni az összes beérkező üzenetet, az általad preferált módon rendezve, csoportosítva. Majd egyértelmű, világos és gyors visszajelzést tudsz adni a kollégáknak!
Mindennek írásos nyoma marad tehát, amit aztán bármikor vissza lehet keresni!
Turbózd fel a változást egy szakértő segítségével
Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal egy professzionálisabb belső működés irányába?
Figyelem: ha önállóan szeretnéd megnézni vagy kipróbálni a cikkben bemutatott rendszereket, ezt tőlünk függetlenül is meg tudod tenni erre a linkre kattintva.
Jelentkezz hozzánk:
- ha a szoftver kiválasztás, majd bevezetés terhét és kihívásait részben vagy teljes egészében inkább egy szakértőre bíznád.
- Ha fel akarod gyorsítani ezt a folyamatot és szívesen megtanulnád egy szakértőtől az alapokat, elkerülve a tipikus buktatókat.
Tedd meg még ma az első lépést a hatékonyabb belső működés irányába! Jelentkezz hozzánk egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.
Díjmentes telefonos egyeztetés
Ezért éri meg belevágni
„A teljes gyártási, ügyfél és logisztikai folyamatot sikeresen átültettük a Monday és Make rendszerekbe. Egyes folyamataink teljesen automatizáltan működnek. Tamás kivételes partner, konstruktív és segít minden problémára megoldást találni.”
„Sokkal átláthatóbbak a folyamataink, egyértelműbbek a feladatok, és a hozzájuk tartozó felelősök valamint határidők. Nem utolsósorban jelentősen csökkent a „felesleges” levelezések száma. :-)”
„Megtaláltuk azt a rendszert ahol átlátható formában nyilván tudjuk tartani az aktuális projektjeinket, feladatainkat , ezzel heti több óra munkaidőt tudunk megtakarítani. Csökkent a hibák és az e-mailes kommunikációból eredő félreértések száma.”
„A munkatársi toborzást automatizáltuk, mely kb. heti 2-3 órát spórol meg nekünk. Ha majd az egész cégen végigvisszük ezt, szerintem min. 1 nap szabadidő felszabadul nekem cégvezetőként. :)”
„Automatizáltuk az ügyfél onboarding folyamatot, ami ezáltal nem csak profibb lett -amit az ügyfeleink éreznek-, hanem gyorsabb, kevesebb időt vesz el, így számszerűsíthető lett a megtérülése is. Nagyon örülök, hogy belevágtunk!”
„A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok „művész” kollégával. A rendszer elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”
„Az ügyfél-kommunikációs folyamataink automatizálását és az egyedi ár kalkulátorunkat nem csak hatékony tanácsosakkal támogatta, hanem remekül kivitelezte. Így a rendelések átfutási ideje jelentősen csökkent.”
“A rendszer bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “
„A fejlesztés összesen havi 10-20 munkaórát spórol meg nekünk. Nemcsak olcsóbb lett így a működésünk, hanem egyúttal a hibázás lehetősége is lecsökkent, ráadásul több idő jut a kreatív tevékenységekre.”
„Cégvezetőként heti 5-10 órát spórolnak meg nekem a bevezetett rendszerek. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.”
„Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”
„Sokkal átláthatóbbak a projektjeink, mind tervezésben, mind a munka egyes fázisaiban. Nagy segítséget nyújt az a pár automatizációs lépés amit eddig bevezettünk, fogunk majd még többet is használni!”
„Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük a rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”
„Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”
UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!
