A céged sikerességének egy fontos (ha nem a legfontosabb) alappillére, hogy folyamatosan kiváló munkatársakat tudj felvenni. Ehhez professzionális HR folyamatokra lesz szükséged és egy rendszerre, mely mindezt hatékonyan lekezeli, no meg ami automatizmusok révén segíti a folyamatban résztvevő kollégák munkáját!
Hiszed vagy sem, a cégeden belül a folyamataid legállandóbbak. Kollégák jöhetnek, mehetnek, de ha tudatosan erőforrást biztosítasz arra, hogy a belső folyamataid is fejleszd, akkor valójában személycsere esetén sem fog megborulni a működésed.
A következőkben olyan ideális működési rendet mutatunk be, amelyben a céged valamennyi fontos HR folyamata, cégvezetői közvetlen beavatkozás nélkül, hatékonyabban, és sok esetben teljesen automatikusan tud működni! És ez még csak a kezdet! Később valamennyi fontos területed folyamatait leképezheted a rendszerben.
Sztenderdizált kiválasztás
Kösd be a pályázókat közvetlenül a rendszerbe a weboldaladról vagy egy beépített űrlap segítségével. A jelentkezőket ezentúl automatizmusok révén, emberi beavatkozások nélkül is mindig értesíteni tudod az elbírálásuk aktuális állapotáról, tehát garantáltan nem fordulhat elő, hogy elfelejtetek szólni valakinek, hogy végül nem ő kapta meg az állást!
A rendszer ráadásul ezzel párhuzamosan mindig kiosztja az aktuális teendőket a munkatársaidnak is, így mindenki tudni fogja a következő lépést, anélkül, hogy azt nekik egyesével ki kellene külön osztanod.
A jelentkezőkkel kapcsolatos minden adat, információ és dokumentum, később is visszakereshető módon, egy központi helyen lesz tárolva, mindez az adatvédelmi szabályoknak megfelelően! (Ugyanilyen adatbázist készíthetsz természetesen a munkatársakról is!)
Villámgyors beléptetés és meggyőző első benyomás
Hiába egy sikeres kiválasztás, ha a jelöltnek egy rossz első benyomás miatt elmegy a kedve a cégedtől. Fontos tehát, hogy precízen megtervezd a beléptetés és beilleszkedés folyamatát is. Az sem ártana továbbá, ha a próbaidő lejártával egy valóban felelős és átgondolt döntést tudnál arról hozni, hogy hosszútávon is a csapat részeként számolsz a kollégával.
Készíts egy újra felhasználható sablont, melyben feltünteted az első néhány hónap összes teendőjét, minden fontos információval, oktatóanyaggal, videóval, dokumentumsablonnal megspékelve.
Ezt pusztán csak egyszer kell létrehozni, utána viszont már egy gombnyomással, korlátlan számban kiosztható egyben az összes feladat.
Ez a sablon nemcsak a meglévő kollégák válláról fog levenni nagy terhet, hanem abban is nagy segítség lesz, hogy az új belépő ténylegesen el fog tudni kezdeni dolgozni önállóan is. Ráadásul érezni fogja, hogy egy professzionális céghez került be!
Te pedig vezetőként, automatikus riportokat fogsz kapni arról, hogy az elvárt módon halad-e a beilleszkedés, a próbaidő végén pedig adatalapon, egy objektív döntést tudsz hozni a folytatásról.
Adatalapú teljesítményértékelés
Mostantól nemcsak a szubjektív megérzéseidre vagy a szóbeli beszámolókra kell támaszkodnod. Az adatok alapján láthatod, hogy mely kollégád (vagy csapatod) miképpen teljesít a feladatok elvégzése terén.
Világosan látni fogod, hogy ki, mikor, mennyi feladatot végzett el, ebből mennyi volt olyan, mely határidőre került lezárásra.
Ha az automatikus riportok alapján valahol problémát észlelsz, akkor célirányosan és gyorsan fogsz tudni beavatkozni.
Természetesen ehhez még hozzáépíthetsz akár egy belső értékelési rendszert is, ahol a kollégák rendszeres időközönként beküldhetik a visszajelzésüket a felettesükről, a közvetlen kollégákról vagy éppen a cégről. Az eredményekről beállíthatsz magadnak automatikus értesítéseket, illetve kimutatásokat is.
Tudatos felkészülés a legrosszabbra is
Nem is kell mondanom, hogy mekkora a fluktuáció manapság. Itt egy elrettentő, valós példa a folyamat fontosságának illusztrálásaként:
Ideje neked is már most felkészülnöd rá, hogy mi lesz akkor, ha egy kulcs munkatársad úgy dönt, hogy máshol szeretné folytatni.
Fontos ilyenkor, hogy egy szabályozott folyamat keretében történjen meg a kiléptetése, annak érdekében, hogy ne fordulhasson elő, hogy nála marad fontos tudás vagy információ, melyre ha rákérdeztél volna, egyébként szívesen megosztotta volna veled. Hasonlóan a beléptetéshez, itt is egy sablonra lesz majd szükséged, mely alaposan átgondolt módon, előre rögzíti a kiléptetés menetét!
Valós idejű információáramlás a cégen belül
Egy bizonyos cégméret felett már nem könnyű elérni, hogy folyamatosan áramoltatva legyen az információ a munkatársak között. Készíts magadnak egy külön felületet, ahová majd mindig feltöltöd a céges aktualitásokat, a kollégáktól pedig kérj visszajelzést arról, hogy olvasták és megértették.
Ez a rendszer abban tud neked segíteni, hogy pontosan megmutatja, hogy kihez jutott el a céges közlendő és ki az, akinek esetleg véletlenül elkerülte a figyelmét.
A működtetés alapja egy munkamenedzsment (work management) rendszer
Ha szereted a táblázatkezelőket, akkor biztos vagyunk benne, hogy ez a rendszer el fogja nyerni a tetszésedet, hiszen nagyon hasonló módon működik, mint pl. egy Excel tábla, csak ebbe már beépítették a táblázatkezelőkből hiányzó extra funkciókat is.
A most bemutatott működési rend alapja az Airtable nevű, nemzetközi munkamenedzsment rendszer, mely a mindennapi működés átláthatóságának és szabályozottságának javításában tud támogatni titeket.
Egyfajta “mini” vállalatirányítási rendszernek is tekinthető, melyben cégreszabott, rendkívül rugalmas módon létre tudod hozni a releváns üzleti területeid fontos adatbázisait. Ezeket az adatokat össze tudod kapcsolni és hangolni egymással, miközben testreszabhatod az adatok megjelenítését, csoportosítását vagy rendezését. Tudsz benne belső értesítéseket és emlékeztetőket beállítani a kollégáknak. Előre megírt email sablonokat lehet automatikusan kiküldeni külsősöknek vagy belsősöknek egyaránt. Naplózza neked a rendszer a változásokat és szabályozni is tudod benne hogy ki, mihez férhet hozzá.
Miért pont munkamenedzsment rendszer és nem valami más?
- Testreszabhatóság, rugalmas felépítés: le tudod benne képezni az egyedi, céges folyamatokat is, nem kell annyi kompromisszumot kötni a rendszer miatt. Ha változtatni kell, programozói vagy komoly szakértői tudás nélkül, a cégen belül is tudtok finomhangolni, fejleszteni a rendszer felépítésén az aktuális igények mentén.
- Egyszerű használat: ha kevésbé van még tapasztalata a csapatodnak a digitális működés terén, akkor egy ilyen rendszer elsőre nem lesz annyira megterhelő számukra.
- Kedvező ár: egy vállalatirányítási rendszer bevezetési és havidíjas költségének töredékéért megkapod.
- Későbbi bővíthetőség: ha beválik a rendszer, miért ne végeznéd el ugyanezt a fejlesztést az összes többi kulcs-folyamatodra is? Ha már megvagy a HR folyamataid leképezésével, ugyanilyen koherens rendszert tudsz képezni pl. az értékesítés, marketing, ügyfélkiszolgálás vagy bármi egyéb üzleti területeden, mindezt ugyanezen a platformon belül, plusz költségek nélkül!
Turbózd fel a változást egy szakértő segítségével
Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal egy professzionálisabb belső működés irányába?
Figyelem: ha önállóan szeretnéd megnézni vagy kipróbálni a cikkben bemutatott rendszereket, ezt tőlünk függetlenül is meg tudod tenni. Az Airtable önálló kipróbálásához kattints ide.
Jelentkezz hozzánk:
- Ha a soha véget nem érő kutakodás helyett szeretnél inkább egy célirányos, sallangmentes, ámde személyre szabott bemutatót kérni a rendszerről (és az alternatívákról).
- ha a szoftver kiválasztás, majd bevezetés terhét és kihívásait részben vagy teljes egészében inkább egy szakértőre bíznád.
- Ha fel akarod gyorsítani ezt a folyamatot és szívesen megtanulnád egy szakértőtől az alapokat, elkerülve a tipikus buktatókat.
Tedd meg még ma az első lépést a hatékonyabb belső működés irányába! Jelentkezz hozzánk egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.
Díjmentes telefonos egyeztetés
Ezért éri meg belevágni
„A munkánk gyorsabbá és könnyebbé vált a rendszer bevezetésével, testreszabásával, valamint automatizálási megoldásaival. Az űrlapokat ügyfeleink is örömmel használják.”
„Tamás segítségével növelni tudtam a vezetői tisztánlátásomat, hatékonyságomat. Kiváló szakember, aki nem csak végrehajtja a kiadott munkát, hanem proaktívan gondolkodik, speciális szaktudásával hozzátesz a cégem fejlődéséhez, működéséhez.”
„Tamás rengeteg időt takarított meg nekünk az Asana és a Make beállításával. Az együttműködés folyamán nem csak egy plusz kezet kaptam Tamás személyében, hanem egy összetett gondolkodásra képes partnert. Ajánlom mindenkinek!”
„A teljes gyártási, ügyfél és logisztikai folyamatot sikeresen átültettük a Monday és Make rendszerekbe. Egyes folyamataink teljesen automatizáltan működnek. Tamás kivételes partner, konstruktív és segít minden problémára megoldást találni.”
„Sokkal átláthatóbbak a folyamataink, egyértelműbbek a feladatok, és a hozzájuk tartozó felelősök valamint határidők. Nem utolsósorban jelentősen csökkent a „felesleges” levelezések száma. :-)”
„Megtaláltuk azt a rendszert ahol átlátható formában nyilván tudjuk tartani az aktuális projektjeinket, feladatainkat , ezzel heti több óra munkaidőt tudunk megtakarítani. Csökkent a hibák és az e-mailes kommunikációból eredő félreértések száma.”
„A munkatársi toborzást automatizáltuk, mely kb. heti 2-3 órát spórol meg nekünk. Ha majd az egész cégen végigvisszük ezt, szerintem min. 1 nap szabadidő felszabadul nekem cégvezetőként. :)”
„Automatizáltuk az ügyfél onboarding folyamatot, ami ezáltal nem csak profibb lett -amit az ügyfeleink éreznek-, hanem gyorsabb, kevesebb időt vesz el, így számszerűsíthető lett a megtérülése is. Nagyon örülök, hogy belevágtunk!”
„A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok „művész” kollégával. A rendszer elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”
„Sok ötletünk volt a digitalizációra, de nem voltak teljesen kiforrottak, és nem tudtuk, hogyan valósítsuk meg konkrétan. Tamás nemcsak megvalósította, hanem hasznos javaslatokat is adott, amiket beépítettünk a működésbe.”
„Az ügyfél-kommunikációs folyamataink automatizálását és az egyedi ár kalkulátorunkat nem csak hatékony tanácsosakkal támogatta, hanem remekül kivitelezte. Így a rendelések átfutási ideje jelentősen csökkent.”
“A rendszer bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “
„A fejlesztés összesen havi 10-20 munkaórát spórol meg nekünk. Nemcsak olcsóbb lett így a működésünk, hanem egyúttal a hibázás lehetősége is lecsökkent, ráadásul több idő jut a kreatív tevékenységekre.”
„Cégvezetőként heti 5-10 órát spórolnak meg nekem a bevezetett rendszerek. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.”
„Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”
„Sokkal átláthatóbbak a projektjeink, mind tervezésben, mind a munka egyes fázisaiban. Nagy segítséget nyújt az a pár automatizációs lépés amit eddig bevezettünk, fogunk majd még többet is használni!”
„Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük a rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”
„Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”
UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!