Mi az ügyviteli rendszer?

Gyakran érzed úgy, hogy túl vagy terhelve és nem látod át, hogy hol tartanak az egyes folyamatok? Egyre többször fordul elő, hogy fontos információk vesznek el a süllyesztőben vagy késve megy ki egy számla? Panaszkodnak az ügyfelek a határidők be nem tartása miatt? Ebben az esetben az ügyviteli rendszer használata valószínűleg sok stressztől, túlórától és bosszúságtól kímélne meg téged és a kollégáidat egyaránt.

Egy jó ügyviteli rendszer ugyanis olyan folyamattámogató eszköz, ami nagyobb átláthatóságot és pontosabb ügyvitelt biztosít a cégednek. Gyakorlatilag olyan egyszerűen használható szoftver, amit az üzleti feladatok egy-egy szegmenségre alkalmazhatsz hatékonyan. De nézzük meg kicsit bővebben, hogy…

Mi az az ügyviteli rendszer?

Az ügyviteli rendszer vagy ügyviteli szoftver a vállalkozások bizonyos folyamatait támogató program. Jellemző rájuk, hogy a vállalatirányítási rendszereknél egyszerűbb felépítésűek és így könnyebben használhatók is. Funkcióikban sem olyan sokoldalúak, mint az ERP-k, viszont részfeladatok/részfolyamatok menedzselésére kiválóan alkalmasak.

Mivel nem egy komplex, összetett programcsomagról van szó, az ügyviteli rendszerek az esetek többségében inkább a kisebb cégeket húzzák ki a káosz jelentette slamasztikából. Persze előfordulhat az is, hogy költséghatékonyság vagy az egyszerűbb integrálhatóság miatt (az ERP-k viszonylatában) a nagyobb cégek is az ügyviteli rendszert vetik be részterületek és egyes feladatok/folyamatok koordinálására. De ez persze erősen iparágfüggő is lehet.

Összességében inkább a kevesebb alkalmazottal, ügyféllel, alvállalkozóval és üzleti partnerrel, valamint kevésbé komplikált folyamatokkal működő cégek számára ajánlom az ügyviteli rendszereket. Esetükben kifejezetten hatékony megoldást jelenthet egy jól megválasztott program.

Ügyviteli vagy vállalatirányítási rendszer (ERP), mi a különbség?

Gyakran megüti a fülemet, hogy az ügyviteli rendszert és a vállalatirányítási rendszert sokan egymás szinonimájaként használják, pedig ez csupán részben helytálló feltételezés. A két rendszer között ugyanis vannak átfedések, de azért különbségek is akadnak.

Maga az ERP (ami az Enterprise Resource Planning, vagyis vállalatierőforrás-tervezés rövidítése), egy minden fontos területre kiterjedő, komplex rendszert takar. Az ügyviteli rendszertől az különbözteti meg, hogy egy jó vállalatirányítási rendszer az üzleti élet minden területét és folyamatát lefedi.

Az ERP-k integrálásával gyakorlatilag minden céges ügyedet egyetlen helyről intézheted, legyen szó akár ügyfélkezelésről, projektmenedzsmentről, marketingről, pénzügyekről, HR-es teendőkről. Egy rendszerben érheted el a pénzügyi kimutatásokat, a marketing riportokat, az ügyfelek adatlapját, az értékesítési számokat.

A vállalkozásod gerincét adó tevékenységeket státuszokkal, folyamatokkal, riportokkal és kimutatásokkal együtt. Sokrétűségük és a bevezetésükkel járó költségek miatt többnyire a közép- és nagyvállalatok használják.

Az ügyviteli rendszer az ERP-kel szemben egy kevesebb területen alkalmazható, némileg szűkebb funkciófelhozatalt kínáló szoftveres megoldás. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy azon a területen, amire tervezték ne lenne hatékony, éppen ellenkezőleg! Csak nem kell olyan komplex megoldáscsomagot várni tőle, mint egy vállalatirányítási rendszertől. Éppen ezért viszont olcsóbb is és könnyebben is lehet bevezetni.

A legnépszerűbb hazai ügyviteli rendszerek

Érdekes megfigyelés, de addig, amíg a CRM rendszerek esetében hazai fejlesztésként leginkább csak a MiniCRM-et szoktuk emlegetni, az ügyviteli rendszereket tekintve már egy kicsit szélesebb a paletta.

Revolution: Deep

A Revolution: Deep ügyvitel rendszere egy kifejezetten a kisvállalatok működésére tervezett, cégre szabható megoldás. A rendszer egyik legnagyobb előnye az automatizált munkafolyamatok, de a bevezetés gyors lehetősége is vonzó alternatívát kínál.

Emellett ez az ügyviteli rendszer kétirányú webshop kapcsolatokkal, futárszolgálati összeköttetéssel, banki kapcsolatokkal is egyszerűbbé és automatábbá teszi a céged működését. Felépítését tekintve úgy néz ki az egyenlet, hogy van egy alap 5 felhasználós csomag, aminek van egy fix ára.

Ehhez még különböző bérelhető és megvásárolható kiegészítő modulokat (például könyvelés, készlet, CRM), valamint havi díjas kiegészítő csomagokat (például kintlévőségkezelés, mobil app, NAV online számlaletöltés) is választhatunk.

Kulcs-Soft

A Kulcs-Soft ügyviteli szoftverjei szintén a mikro-, kis- és középvállalkozások számára lehetnek hasznosak. A már több mint 30 éve magyar tulajdonban álló vállalkozás 3 nagy kategóriában kínál különböző szoftver- és programcsomagokat.

Ezek a bérszámfejtés, a könyvelés, valamint a számlázás és készletkezelés. Ezeken belül olyan modulokkal találkozhatsz, mint például a beosztás és munkaidő nyilvántartás, egyszeres és kettős könyvelés, útnyilvántartás, tárgyi eszköz nyilvántartás, számlázás készletkezelés, online számlázás, készletkezelés, iktatás és házi pénztárkezelés, riportolás stb. Árakat tekintve a Kulcs-Soft esetében főleg az dominál, hogy mennyire kompakt csomagot választunk.

Innonest

Az Innonest ügyviteli rendszer valószínűleg a legkönnyebben és legegyszerűbben használható ügyviteli rendszer a felsorolt 3 között. A Kulcs-Softhoz hasonlóan ez a megoldáscsomag is a mikro-, kis- és középvállalkozások számára kínál hatékony megoldást ügyviteli, raktározási és készletkezelési területen.

Amikülönösen szimpatikussá teheti az Innonest megoldását az az, hogy a szoftver használata nem igényel mélyebb informatikai tudást, elég, ha rendelkezésre áll egy laptop/asztali gép és stabil internetkapcsolat. Fontos információ lehet, hogy vannak csomagok, amikben például webshop integráció és jutalékszámító, illetve jótállás modul is elérhető.

Az Innonest havi díjas megoldást kínál, összesen 4 csomag közül választhatod ki a neked valót. Kezdő csomag, SMART csomag, Csak készletezés és mini Ügyvitel közül választhatsz, az árakat tekintve pedig nettó 2590–7690 Ft/hó között mozgunk, csomagtól függően. Persze választhatsz éves fizetést is, így spórolhatsz egy kicsit, hiszen csak 10 hónapnyi előfizetésnek megfelelő havi díjat kell kifizetni érte.

Milyen egyéb szoftverkategória jöhet szóba?

CRM

A CRM rendszer szerintem akkor jöhet szóba, ha kizárólag csak az ügyfélkapcsolat kezelésre keresel megoldást. Az esetek többségében egy felhőalapú szoftverről beszélünk, ami kifejezetten akkor hatékony megoldás, amennyiben a cégnél értékesítő tevékenység is folyik.

A CRM rendszer nemcsak gyorsabbá teszi az ügyfélkezelés folyamatát, de a segítségével a munkafolyamatokat is észszerűbben és zökkenőmentesebben tudjuk megszervezni.

Monday.com screenshot térkép nézet
Monday.com térkép nézet

Az ügyviteli rendszerhez hasonlóan, segít átláthatóbbá és kiszámíthatóbbá tenni a cég működését, legalábbis azokon a részterületeken, amelyeken be tudod vetni őket.

A CRM szoftver egyik legnagyobb előnye, hogy minden egyes ügyfélhez köthető adatot egy helyen látsz, legyen szó akár egy már meglévő ügyfélről vagy egy érdeklődő státuszban szereplő potenciális vevőjelöltről. Végig követhető az ügyfél adatlapján, hogy hogyan és mikor keresett meg minket, mit vásárolt, vagy, ha visszatérő ügyfél, volt-e valamilyen panasza korábban.

Munkamenedzsment (work management) rendszerek

A munkamenedzsment-rendszerek (korábban projektmenedzsment- vagy feladatmenedzsment-rendszerek) az utóbbi néhány évben hatalmas változáson mentek át. Mára odáig jutottak a szoftvergyártó cégek, hogy már nem csak egy-egy feladat vagy projekt elvégzését/kezelését támogatják ezek a rendszerek, hanem bármilyen üzleti folyamatot le tudunk képezni bennük.

Éppen ezért, ha az ügyviteli rendszernél egy rugalmasabb, felhasználóbarátabb, testreszabható rendszert keresel, akkor a munkamenedzsment rendszer lesz a neked való választás. Érdemes megnézni például a Monday.com esetében, hogy milyen sokrétű funkcionalitást kínál:

Forrás: YouTube, Monday.com

Ezek a munkamenedzsment rendszerek leginkább 3 pillér mentén épülnek fel. Funkcióik segítségével ugyanis mind a projektmenedzsment, mind a folyamatmenedzsment, mind a feladatkezelés feladatait el tudod látni egyetlen programban.

A működést tekintve praktikus és költséghatékony megoldást kínálnak, míg vezetőként a gyorsabb és hatékonyabb döntéshozatalban is a segítségedre lesz. A munkamenedzsment rendszerek egyébként szinte minden cég számára hasznosak.

Persze leginkább irodai munkakörnyezetben alkalmazhatók a szellemi munka koordinálására, főként a szolgáltatói területen, ezen a téren például a Trello is közkedvelt választás itthon:

Forrás: YouTube, Trello

Cégméretet illetően a munkamenedzsment rendszerek egyébként inkább a kisvállalkozásoknál rúghatnak labdába, míg a nagyvállalatoknál egyes részfeladatok ellátására vethető be a legnagyobb hatékonysággal. De persze minden az igényektől, valamint a folyamatok és a feladatok komplexitásától függ.

Összefoglalás

Az ügyviteli rendszerek a vállalatirányitási rendszereknél egyszerűbb felépítésű és így könnyebben integrálható programok. Jellemzően csak bizonyos folyamatokra használhatók, nem fedik le a komplett céges ügyvitelt úgy, ahogy az ERP-k.

Mivel kevésbé komplex megoldáscsomagot kínálnak a vállalatirányítási rendszereknél, nemcsak gyorsabban, de költséghatékonyabb bevezetést is eredményez. Magyarországon a legnépszerűbb ügyviteli rendszerek közé a Revolution: Deep, a Kulcs-Soft és az Innosest verekedte be magát.

Abban az esetben viszont, ha kifejezetten az ügyfélkapcsolatok hatékonyabb és egyszerűbb menedzselése lenne a cél, akkor a CRM rendszer lenne a legjobb megoldás. Ha ilyen rendszerre vágysz, akkor nézd meg pl. a Monday.com CRM modulját.

Az ügyviteli rendszer alternatívák terén még a munkamenedzsment szoftverkategória lehet érdekes neked, amennyiben egy jobban testreszabhatóbb, kevesebb belső szervezettséget feltételező megoldás után kutakodsz.

Tetszett a cikk? Segíts, hogyan tovább!

🚀 Belevágnál a megvalósításba vagy elakadtál valahol? 📖 Esetleg tanulnál még a témáról? Kattints a megfelelő linkre a továbblépéshez: 👇

Ezért éri meg belevágni

„Tamás rengeteg időt takarított meg nekünk az Asana és a Make beállításával. Az együttműködés folyamán nem csak egy plusz kezet kaptam Tamás személyében, hanem egy összetett gondolkodásra képes partnert. Ajánlom mindenkinek!”

Kozma Máté
Ügyvezető, tulajdonos - Exaline Kft.

„A teljes gyártási, ügyfél és logisztikai folyamatot sikeresen átültettük a Monday és Make rendszerekbe. Egyes folyamataink teljesen automatizáltan működnek. Tamás kivételes partner, konstruktív és segít minden problémára megoldást találni.”

Stumpf Balázs
cégvezető, UDOOR Fürdőkádajtó

„Sokkal átláthatóbbak a folyamataink, egyértelműbbek a feladatok, és a hozzájuk tartozó felelősök valamint határidők. Nem utolsósorban jelentősen csökkent a „felesleges” levelezések száma. :-)”

Király Krisztián
cégvezető, Konverzió Mester

„Megtaláltuk azt a rendszert ahol átlátható formában nyilván tudjuk tartani az aktuális projektjeinket, feladatainkat , ezzel heti több óra munkaidőt tudunk megtakarítani. Csökkent a hibák és az e-mailes kommunikációból eredő félreértések száma.”

Kőházi Zoltán
ügyvezető, Vendinvest

„A munkatársi toborzást automatizáltuk, mely kb. heti 2-3 órát spórol meg nekünk. Ha majd az egész cégen végigvisszük ezt, szerintem min. 1 nap szabadidő felszabadul nekem cégvezetőként. :)”

Bliszkó Gábor
cégvezető, BeOnWeb

„Automatizáltuk az ügyfél onboarding folyamatot, ami ezáltal nem csak profibb lett -amit az ügyfeleink éreznek-, hanem gyorsabb, kevesebb időt vesz el, így számszerűsíthető lett a megtérülése is. Nagyon örülök, hogy belevágtunk!”

Matykó Noémi

„A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok „művész” kollégával. A rendszer elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

Knapcsek Katalin
tulajdonos, KNK PR & Média

„Az ügyfél-kommunikációs folyamataink automatizálását és az egyedi ár kalkulátorunkat nem csak hatékony tanácsosakkal támogatta, hanem remekül kivitelezte. Így a rendelések átfutási ideje jelentősen csökkent.”

Kocsi László
tulajdonos, Rapidnyomda.hu

“A rendszer bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

Losonczi Éva
tulajdonos, ConceptFlow

„A fejlesztés összesen havi 10-20 munkaórát spórol meg nekünk. Nemcsak olcsóbb lett így a működésünk, hanem egyúttal a hibázás lehetősége is lecsökkent, ráadásul több idő jut a kreatív tevékenységekre.”

Szabó Szilveszter
tulajdonos, Lasemedia

„Cégvezetőként heti 5-10 órát spórolnak meg nekem a bevezetett rendszerek. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.”

Scherzer Marcell
tulajdonos, Blue Marketing

„Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

Kocsis Csaba
tulajdonos, Avadoo Design Studio

„Sokkal átláthatóbbak a projektjeink, mind tervezésben, mind a munka egyes fázisaiban. Nagy segítséget nyújt az a pár automatizációs lépés amit eddig bevezettünk, fogunk majd még többet is használni!”

Ványi Rajmond
tulajdonos, Superior Pentest

„Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük a rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

Görgényi Hajni
tulajdonos, NTDisplay

„Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

Farkasné Kun Györgyi
tulajdonos, Top Full Clean