Monday.com bemutatása

Mi az a Monday.com?

A Monday.com egy nemzetközi üzleti szoftver (önmagukat angolul work OS-nek hívják), mely egyaránt alkalmas munkafolyamatok, projektek és feladatok vezetésére.

A céget 2012-ben alapították, jelenleg több, mint 150.000 fizetős felhasználóval rendelkezik világ szinten és már az USA NASDAQ tőzsdén is bejegyezték.

Rugalmas felépítésének köszönhetően kisebb cégeknél akár az összes fontos funkcionális területre alkalmazható (pl. CRM, HR, marketing, pénzügyek, gyártási folyamatok) egyfajta “mini” vállalatirányítási rendszerként. 

A Monday.com nagy erőssége, hogy rendkívül cégreszabott módon tudunk benne önmagunk munkafolyamatokat kialakítani. Kvázi mintha egy egyedi fejlesztésű rendszert vásárolnának, anélkül, hogy drága külsős programozókat kellene megfizetnünk.

Miért érdemes bevezetni a Monday-t?

Felszabadítja a (cég)vezetők idejét

A rendszer bevezetése nagyban megkönnyíti a vezetői munkát. A cégen belül mindenki ebbe a központi rendszerben adminisztrálja és frissíti egységesen a fontos információkat. Így nem lesz többé szükség felesleges státusz meeting-ek tartására vagy a kollégák telefonos, szóbeli vagy email beszámoltatására. 

A munkafolyamatok digitalizálásával és automatizálásával a cégvezető közvetlen beavatkozása és irányítása nélkül is az elvárt módon fog a cég működni.

Hatékonyabbá teszi a működést

A sztenderdizált működés vagy éppen a beépített automatizációk révén jelentős munkaerőráfordítás takarítható meg. Tehát képessé válik a cég ugyanakkora munkatársi létszámmal több ügyfél kiszolgálására vagy éppen a meglévő vevői kör igényeinek teljesítésére kevesebb munkatárs is elegendő lesz.

Növeli az átláthatóságot és kontrollt

A beépített, testreszabható vizuális riportok segítségével pár perc alatt áttekinthetővé válik az adott terület vagy akár az egész cég működése.

A különböző KPI-ok, mérőszámok bevezetésével mérhető lesz az ügyfelek/projektek megtérülése vagy éppen a munkatársak teljesítménye

Milyen cégeknek való leginkább a Monday?

KKV szektornak elsődleges rendszerként

Elsősorban a KKV szektor számára a leghasznosabb, túlnyomó részben kis cégek használják egyébként. Olyan magyarországi kisvállalkozások számára ajánlom leginkább, akik már legalább 1-2 éve már működtetik a cégüket és minimum 1-2 alkalmazottal (vagy alvállalkozóval) már együtt dolgoznak.

Számos iparágban és szektorban is elterjedt a használata Pár példa arra, hogy milyen típusú cégek használják jellemzően: kreatív csapatok, ügynökségek, kisebb gyártó cégek, nyomdák, tanácsadó cégek, szolgáltatók, építőipari vállalkozások vagy pl. egyedi üzleti modellel rendelkező cégek.

Nagyobb cégeknél kiegészítő rendszernek

Azoknál a cégeknél, akik már rendelkeznek egy ügyviteli vagy vállalatirányítási rendszerrel egy hasznos kiegészítő tud lenni, azokra a munkafolyamatokra, melyek kezelésére a központi rendszer nem alkalmas.

Például egy nagyobb e-kereskedelmi cég ebben tudja vezetni a termékfeltöltési munkafolyamatait vagy éppen a egy vállalaton belül pl. a marketing osztály a saját, belső projektjeinek, folyamatainak vezetésére tudja alkalmazni.

Monday.com funkciók bemutatása

Vizualitásra építő, modern kinézet

A Monday.com egyik legnagyobb erőssége a modern és letisztult felhasználó felületben és az átláthatóságban rejlik. Ez azt eredményezi, hogy technikailag kevésbé rutinos kollégák számára könnyen átlátható és megtanulható a felület

Mindössze pár perc alatt bárki képbe kerülhet a cégen belül a friss történésekről, illetve a feladatok vagy folyamatok aktuális készültségéről.

A rendszer alapértelmezetten a táblázatos (Excel táblához hasonló, angolul Table View) megjelenítésre épít, de pár kattintással naptár, idővonal (GANTT), Kanban (Trello-hoz hasonló), de akár térkép (és még sok-sok egyéb) nézetben is vizualizálni tudjuk az adatokat.

Rugalmas felépítés, egyfajta üzleti “svájci bicska”

A rendszeren belül ún. építőkockákat (angolul building blocks) tudunk létrehozni a speciális üzleti igényeink mentén. Ezekhez teljesen egyedi megjelenítést, oszlopokat (adatokat), automatizációkat, riportokat, de akár külső integrációkat (pl. Google Drive, Outlook, Slack) is tudunk rendelni. 

Tehát lényegében új kapunk egy rendkívül cégreszabott és rugalmas megoldást, hogy a végeredmény olcsóbb és gyorsabb lesz, mintha egyedi fejlesztés irányába indultunk volna el.

Cégen belül széleskörű felhasználhatóság

Kis cégeknek igazi aranybánya a Monday.com, hiszen egyszerre sok területen is tudják alkalmazni a tudását, tehát ár-érték arányban egy rendkívül kedvező megoldáshoz juthatunk. 

Egyaránt alkalmas értékesítési (CRM), marketing, HR, projektek vagy éppen pénzügyi folyamatok kezelésére. Ráadásul ezeket a területeket össze is tudjuk kapcsolni egymással elkerülve ezzel a felesleges adminisztrációt.

Egységes, központi rendszer a cégeknek

A munkatársak üzenni tudnak egymásnak a rendszeren belül, melyről a fogadó fél email vagy okostelefon értesítést kap.

Ezeket a belső értesítéseket és történéseket aztán átlátható módon tálalja nekünk a rendszer az Inbox és Notification menüpontban. A lejárt határidejű teendőkre pedig szintén email vagy okostelefonos értesítéseket állíthatunk be.

Akár külsősöket (pl. alvállalkozókat, ügyfeleket) is hatékonyan be tudunk vonni a rendszerbe, anélkül, hogy havidíjat kéne fizetnünk utánuk.

Mivel minden érintett munkatárs és akár külsős a rendszeren belül tud kommunikál egymással, gyorsabban és egyszerűbben lehet visszakeresni az információkat.

Automatizációk

Az automatizációkat is rendkívül felhasználóbarát módon tudjuk definiálni. Lényegében egy kiváltó eseményt (trigger) és egy cselekvést (action) kell csak  megadni szöveges módon. 

Egy Monday-on belül létrehozható automatizmusra példa: Ha egy új jelentkezés érkezik be a HR rendszerbe (kiváltó esemény), akkor küldje el az üdvőzlő email sablont a jelentkező email címére (cselekvés).

A könnyű használatot tovább segíti, hogy rengeteg (200+) előre létrehozott sablon automatizációk közül is választhatunk kedvünkre.

Az automatizáció az egyik leghatékonyabb eszköz arra, hogy munkaidőt spóroljunk, miközben a minőséget is egységesítjük.

Vizuális riportok és vezetői irányítópult

A rendszerben tárolt adatokról vizuális riportokat (angolul dashboard) hozhatunk létre, ugyancsak csak egyedileg testreszabható módon. 

Vezetőnként a riport az egyik leghasznosabb Monday funkció, hiszen ezek segítségével lehet a leggyorsabban képbe kerülni a friss történésekről, anélkül, hogy bárkivel külön személyesen egyeztetni kéne.

Beépített integrációk a Monday-en belül

A Monday-ban nem csak belső, de külsős szoftverekke való automatizációkat is pár kattintásra összeállíthatunk. Alapértelmezetten több, mint 30 szoftverrel tudjuk rendkívül egyszerű módon összekapcsolni (pl. Google Drive, Gmail, Outlook, Teams, Slack, stb.) .

Szerencsére tehát mára már egyáltalán nem biztos, hogy külsős fejlesztőket kell megfizetniük, ha össze szeretnénk kötni a Monday-t egyéb szoftverekkel.

Milyen területeken alkalmazható a Monday?

A rendszer a rugalmasságának köszönhetően lényegében bármilyen (akár egyedi) munkafolyamat leképezésére alkalmas. Íme néhány példa, hogy mire használják jellemzően a cégek.

Projektmenedzsment

A projekt megtervezésére és a projektek előrehaladásának követésére is kiválóan alkalmazható. 

A GANTT diagram segítségével könnyedén átlátjuk a projekt ütemezését, határidő módosítást követően pedig pár másodperc alatt újra tudjuk ütemezni akár az egész projektet.

A kapacitásokat is mindig valós időben tudjuk követni a Workload View segítségével elkerülve az alul vagy éppen felültervezést.

Monday.com workshop

Legyél a céged belső rendszerépítője!

💻 ÉLŐ, online workshop

  • A legtapasztaltabb hazai szakértőtől tanulhatsz
  • Megismered a hazai KKV legjobb gyakorlatokat
  • Végre nem halogatod tovább a bevezetést

CRM, értékesítés támogatás

Kezeljük egy központi rendszeren belül egységesen az érdeklődőket, ügyfeleket, kapcsolattartókat.  A Gmail vagy Outlook integráció segíségével könnyedén tudunk automatikusan sablon email-eket kiküldeni az érdeklődőket egységesítve így a minőséget.

Hozzunk létre beépített riportokat az értékesítők teljesítményének követésére. A teendőkről pedig be tudunk álíltani határidő emlékeztetőket (notification),  hogy ne fordulhasson elő, hogy elfelejtünk valamit betartani, amit már megígértünk az ügyfélnek.

HR

A cégünkhöz jelentkező álláspályázóknak beépített űrlapot (WorkForm-ot) tudunk közzétenni, automatikusan beérkeztetve ezzel a jelentkezők adatait a rendszerünkbe, felesleges adminisztrációt elkerülve ezzel.

Státuszváltások hatására automatikus email emlékeztetőket tudunk küldeni a jelentkezőknek. Az email sablonokat pusztán csak egyszer kell megírni, utána folyamatosan munkaerőt spórolunk meg vele.

Marketing

Fel tudjuk vinni a rendszerbe a közösségi média poszt ötleteinket, melyet pl. a beépítetett LinkedIn integráció köszönhetően automatikusan közzé is tudunk tenni. A posztokat utána jelenítsük meg mindenki számára átlátható módon, pl. naptár nézetben (Calendar View).

Kössük össze a Monday.com rendszert pár kattintással a Facebook hirdetéskezelővel és irányítsuk a Facebook kampányainkat közvetlen a rendszeren belül.

Milyen egyéb alternatívák jöhetnek szóba?

ClickUp vs. Monday.com

A ClickUp nagyon hasonló tudással rendelkezik, mint a Monday.com. Éppen ezért talán ez a rendszer tekinthető a legszorosabb versenytársnak. 

A Monday.com-al ellentétben a ClickUp-nál az a gyakorlati tapasztalat, hogy  a jelentősen lassabban működik és sajnos gyakoribb a hiba (bug) benne. Ezért inkább a Monday.com-ot szoktam javasolni a partnereimnek.

Trello vs. Monday.com

A Trello jelentősen kevesebbet kínál funkciolitásban, mint a Monday.com, viszont könnyebb is megtanulni, illetve egyszerűbb is bevezetni a cégen belül. 

Ha egy tényleg pofonegyszerű rendszert keresel, akkor abszolút jó választás lehet a Trello. Ha egy komplexebb, több mindenre alkalmazható megoldás szeretnél (hosszú távra), akkor jobban jársz a Monday.com-al. További előnye a Trello-nak, hogy elérhető magyar nyelven is.

Airtable vs. Monday.com

Az Airtable még a Monday.com-nál is jobban testreszabható. Ebben a rendszerben lényegében tényleg egyedi céges belső app-okat tudunk “összekattintgatni” magunknak.

A rendszer hátránya, hogy ha külsősöket is be szeretnél vonni aktívan (pl. alvállalkozókat vagy ügyfeleket), akkor utánuk is fizetni kell, ellentétben a Monday.com-al. 

További hátránya, hogy a rendszerben tárolható adatok száma véges (nincs pl. archiválási lehetőség sem), így problémát jelenthet nagy mennyiségű adatot kezelni benne.

Mennyibe kerül a Monday.com?

A rendszerért felhasználók (kvázi email címek) után kell fizetni. A minimális létszám 3 fő. (Tehát ha pl. 2-en vagytok a cégnél, akkor is 3 főre kell fizetni). A létszámot sávosan lehet kiválasztani, tehát pl. 3-5-10-15, stb. létszámok adhatóak meg (Tehát pl. hiába vagytok 6-an, akkor is 10 fő után kell fizetni).

A létszám megadása mellett csomagot is választanunk kell (pl. Basic, Standard, Pro), hiszen bizonyos funkciók csak egyes csomagoknál érhetőek el. 

Lehetőség van havi és éves fizetési ütemezést választani. Az éves fizetéssel 18% kedvezményt kapunk a vételárból.

Ide kattintva te is kipróbáltahod ingyen a Monday.com-ot 14 napig bankkártya adatok megadása nélkül.

A rendszer rendelkezik ingyenes verzióval is, de az rendkívül korlátozott funkcionalitással bír, tényleges üzleti felhasználásra nemigen alkalmas.

A Monday.com árazásáról itt találsz részletesebb információkat.

Magyar nyelven elérhető a Monday?

A monday.com jelenleg magyar nyelven nem érhető el, csak más, 13 nemzetközi nyelven (pl. angol, német, spanyol). 

A rendszer nyelve tehát bár nem magyar, de alapvetően nem szükséges komoly nyelvtudás hozzá.

Azt a példát szoktam mondani, hogy ha a Windows-t is átállítanád magadnak angol nyelvre, akkor is elboldogulnál vele, hiszen már rutinból tudod, hová kell kattintani.Ugyanez lesz a Monday-nál is, ráadásul a szerkeszthető dolgokat, nyilván magyarul is ugyanúgy fel tudod vinni. Nem egy olyan ügyfelem van egyébként, aki egyáltalán nem beszél angolul, mégis magabiztosan használja.

Monday.com workshop

Legyél a céged belső rendszerépítője!

💻 ÉLŐ, online workshop

  • A legtapasztaltabb hazai szakértőtől tanulhatsz
  • Megismered a hazai KKV legjobb gyakorlatokat
  • Végre nem halogatod tovább a bevezetést

Ezért éri meg belevágni

„Tamás rengeteg időt takarított meg nekünk az Asana és a Make beállításával. Az együttműködés folyamán nem csak egy plusz kezet kaptam Tamás személyében, hanem egy összetett gondolkodásra képes partnert. Ajánlom mindenkinek!”

Kozma Máté
Ügyvezető, tulajdonos - Exaline Kft.

„A teljes gyártási, ügyfél és logisztikai folyamatot sikeresen átültettük a Monday és Make rendszerekbe. Egyes folyamataink teljesen automatizáltan működnek. Tamás kivételes partner, konstruktív és segít minden problémára megoldást találni.”

Stumpf Balázs
cégvezető, UDOOR Fürdőkádajtó

„Sokkal átláthatóbbak a folyamataink, egyértelműbbek a feladatok, és a hozzájuk tartozó felelősök valamint határidők. Nem utolsósorban jelentősen csökkent a „felesleges” levelezések száma. :-)”

Király Krisztián
cégvezető, Konverzió Mester

„Megtaláltuk azt a rendszert ahol átlátható formában nyilván tudjuk tartani az aktuális projektjeinket, feladatainkat , ezzel heti több óra munkaidőt tudunk megtakarítani. Csökkent a hibák és az e-mailes kommunikációból eredő félreértések száma.”

Kőházi Zoltán
ügyvezető, Vendinvest

„A munkatársi toborzást automatizáltuk, mely kb. heti 2-3 órát spórol meg nekünk. Ha majd az egész cégen végigvisszük ezt, szerintem min. 1 nap szabadidő felszabadul nekem cégvezetőként. :)”

Bliszkó Gábor
cégvezető, BeOnWeb

„Automatizáltuk az ügyfél onboarding folyamatot, ami ezáltal nem csak profibb lett -amit az ügyfeleink éreznek-, hanem gyorsabb, kevesebb időt vesz el, így számszerűsíthető lett a megtérülése is. Nagyon örülök, hogy belevágtunk!”

Matykó Noémi

„A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok „művész” kollégával. A rendszer elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

Knapcsek Katalin
tulajdonos, KNK PR & Média

„Az ügyfél-kommunikációs folyamataink automatizálását és az egyedi ár kalkulátorunkat nem csak hatékony tanácsosakkal támogatta, hanem remekül kivitelezte. Így a rendelések átfutási ideje jelentősen csökkent.”

Kocsi László
tulajdonos, Rapidnyomda.hu

“A rendszer bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

Losonczi Éva
tulajdonos, ConceptFlow

„A fejlesztés összesen havi 10-20 munkaórát spórol meg nekünk. Nemcsak olcsóbb lett így a működésünk, hanem egyúttal a hibázás lehetősége is lecsökkent, ráadásul több idő jut a kreatív tevékenységekre.”

Szabó Szilveszter
tulajdonos, Lasemedia

„Cégvezetőként heti 5-10 órát spórolnak meg nekem a bevezetett rendszerek. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.”

Scherzer Marcell
tulajdonos, Blue Marketing

„Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

Kocsis Csaba
tulajdonos, Avadoo Design Studio

„Sokkal átláthatóbbak a projektjeink, mind tervezésben, mind a munka egyes fázisaiban. Nagy segítséget nyújt az a pár automatizációs lépés amit eddig bevezettünk, fogunk majd még többet is használni!”

Ványi Rajmond
tulajdonos, Superior Pentest

„Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük a rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

Görgényi Hajni
tulajdonos, NTDisplay

„Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

Farkasné Kun Györgyi
tulajdonos, Top Full Clean

További hasznos cikkek a témában