Nálatok is hatalmas a jövés-menés munkatársi fronton? Veled is előfordult már, hogy még meg sem tanultad az új kolléga nevét, de már továbbállt? Cégvezetőként nálad pattog a labda, hogy rendbe tedd az új munkatársak beléptetési folyamatát!
Ezt a cikket egy gyakorlatias útmutatónak szánjuk, ami segít abban, hogy elkezd fejleszteni a mostani beléptetési folyamatod. A cikk lépéseit követve, illetve az általunk közreadott sablon alapján létre fogsz tudni hozni egy saját listát arról, hogy egy új kolléga érkezésekor kinek, pontosan mit és mikorra kell elvégezni (benne fontos linkekkel, dokumentumokkal). Ezt a listát aztán bármikor gyorsan le tudod másolni egy új érkezőnek!
A cikkben leírt lépések alapvetően bármilyen magyarországi kisvállalkozó számára végrehajthatóak, de különösen azoknak lesz könnyű dolga, akik irodai környezetben, szellemi munkát végző munkatársakat foglalkoztatnak! Nem vagyunk HR szakemberek, így ez a cikk elsősorban nem tartalmi elemekről, hanem sokkal inkább a rendszerszemléletről és rendszerépítésről fog szólni.
Mi a beléptetési rendszer legnagyobb előnye?
Mindkét fél számára világos keretet ad
Az új kolléga kristálytisztán fogja tudni, hogy mi a pontos elvárás vele szemben. Ráadásul kellemetlen szünetek sem lesznek, ha épp nincs időtök foglalkozni vele, hiszen a leírás alapján önmaga is fog tudni haladni.
Neked pedig vezetőként sokkal egyszerűbb dolgod lesz, hiszen, ha közeledik a próbaidő lejárta, nem kell majd a fejed vakarni, hiszen egy előre közölt, világos szempontrendszer alapján fogod tudni értékelni a kolléga eddigi teljesítményét.
Nem kell többé a személyes közreműködésed
Neked cégvezetőként elég lesz mindössze egyszer alaposan átgondolni a teljes folyamatot (majd időnként persze azért fejleszteni rajta), utána már nélküled is kioszthatóak, illetve végrehajthatóak a lépések, ha egy új kolléga érkezik.
Garantáltan nem felejtetek el semmit
Összeszedettebb lesz az egész folyamat, ha mindig egy egységes, mindenki számára átlátható sablonból dolgoztok. Sokkal kisebb lesz az esélye, hogy kifelejtetek egy fontos lépést vagy nem készül el valami határidőre!
Ne gondold túl az elején, hozd létre 4 lépésben az első, működőképes változatot!
A fokozatos bevezetés hívei vagyunk. Elsőként a cél az lenne, hogy juss el minél hamarabb oda, hogy már egy működőképes és tesztelhető változatod legyen. A gyakorlati tapasztalatok mentén aztán majd úgyis továbbfejleszted!
1. lépés: vonj be minden érintettet
Nem érdemes egyedül kialakítani a beléptetési rendszert. Az operatív feladatokat végző kollégák sokszor jobban képben vannak a feladatok kapcsán, mint mi cégvezetők. Nem is beszélve arról, hogy a beléptetési rendszert is ők fogják majd végső soron üzemeltetni és végrehajtani (tehát itt a remek alkalom, hogy sikerüljön elköteleződniük mellette, azzal, hogy bevonod őket a kialakításba is).
Vond be tehát a kollégákat már az ötletelési szakaszba, így a végeredmény is csapatmunka lesz. Törekedj arra, hogy minden kapcsolódó terület és szerepkör (pl. vezető, munkatárs) képviselve legyen. Velük közösen ötletelve hozzátok tehát létre a első, működőképes változatot!
Ha nyitott vagy rá és kivitelezhetőnek tartod, meghívhatod ide akár egy új, a céghez nemrég csatlakozott kollégádat is, neki aztán biztos első kézből lesznek tapasztalatai!
2. lépés: Írjátok le a mostani gyakorlatot
A jelenlegi működés leképezése, dokumentálása is önmagában elég nagy feladat lesz elsőnek. Javasoljuk,hogy ezzel indítsatok. A gyors és hatékony leíráshoz adunk nektek két támpontot is, melyekből már magabiztosan el tudjátok készíteni a saját verziótokat:
I. Gondolkozzatok kategóriákban, típusfeladatokban
Ha elakadnátok a konkrét feladatok meghatározásában, elkezdhettek kategóriában is gondolkodni. Összegyűjtöttünk nektek néhány tipikusat:
a. Időponthoz köthető feladatok, pl. első nap/hét/hónap teendői
A legtöbb feladat a beléptetés egy bizonyos szakaszához köthető. Pl. célszerű bemutatni mindenkinek az új kollégát már az első napon.
A folyamatot egyébként már jóval a kolléga érkezése előtt érdemes elindítani, azért, hogy mire megérkezik minden körülmény adott legyen, hogy munkába tudjon állni (csak, hogy egy banális példát említsünk: legyen asztala, ahová le tud ülni). Nem is beszélve arról, hogy manapság sokan még a szerződéskötés után, de a tényleges munkába lépés előtt végül meggondolják magukat és inkább máshová mennek.
b. Emberi és szakmai feladatok
Tapasztalatunk szerint az ötletelés során a szakmai feladatok könnyebben jönnek. Ellenben a beléptetés emberi oldaláról sem ildomos megfeledkezni. Gondolunk itt pl. egy csapatépítő program megszervezésére az új kollégával vagy egy közös ebédre a csapattal az első munkanapon. Sokan már olyan apró gesztusokat is nagyra értékelnek, hogy az első napon körbevezették őket az épületben (ahol az iroda van) vagy megmutatta nekik valaki, hogy hol érdemes ebédelni a környéken.
c. Szerepkör szerinti feladatok
Tapasztalatunk szerint a csapat nagy részének, ha nem is mindenkinek sok, de valamekkora szerep biztos jut. Szedjük össze tehát a feladatokat pl. tulajdonos, vezető, meglévő és új kolléga szerint is.
A későbbiek során egyébként majd el lehet gondolkodni azon is, hogy a feladatokat, melyeket eddig te végeztél cégvezetőként, nem lehet esetleg kiszervezni a már meglévő munkatársaknak. Mi például a feladatok egy jelentős részét teljesen vagy részben delegáltuk a csapattagoknak!
d. Technikai feladatok
Biztos ti is használtok jó pár technikai rendszert (pl. email, dokumentumtárhely). Az ezekkel kapcsolatos feladatokat is érdemes összegyűjteni. Ilyen lehet pl. hogy jogosultságot kell biztosítani az új kollégának az email rendszeretekhez és be kell mutatni neki (oktatóanyagokkal vagy személyesen) hogyan működik és miképpen használja a csapat.
II. Inspirálódjatok a sablonunkból
Készítettünk sablont, melyben összeszedtünk minden olyan feladatot (36db van benne), melyet mi, a saját cégünknél fontosnak gondolnánk elvégezni a beléptetés során!
A sajátunkban pl. ütemezés (pl. első nap/hét/hónap) szerint vannak csoportosítva a teendők és mindegyiknél külön jelöltük a végrehajtókat is, szerepkörök szerint bontva. A beléptetés előtti feladatokkal kezdtük (preboarding) és az első félév valamennyi teendőjét felírtuk benne. A felsorolt kategóriák közül is mindegyikre írtunk jó néhány konkrét példát a sablonba (már csak ezért is megéri meglesni).
Használjátok bátran, akár másoljátok le az egészet magatoknak! Még az is lehet persze, hogy teljesen átírjátok, de legalább most már lesz egy támpont, ami alapján el tudtok indulni.
3. lépés: Illesszétek bele a kapcsolódó linkeket, dokumentumsablonokat, leírásokat
Akkor lesz igazán ütős listátok, ha az új kolléga a ténylegesen el fog tudni kezdeni dolgozni a lista segítségével. Ehhez az kell, hogy az egyes feladatokhoz konkrét munkautasításokat, lépéseket és a kapcsolódó hivatkozásokat is beillesszetek.
Ha pl. a dokumentumkezelő rendszeretekbe (pl. Google Drive) kell belépnie, akkor az alapinformációkon túl (link, belépési adatok) az sem árt, ha összegyűjtötök neki pl. hasznos videókat a rendszerről, hogy ezek segítségével gyorsan bele tudjon tanulni a használatba.
4. lépés: Írjátok le, majd képezzétek le egy elektronikus feladatkezelőben
A beléptetési rendszer természetesen kockás papíron vagy egy mezei táblázatkezelőben is teljesen működőképes. Mi mégis azt javasoljuk, hogy, inkább egy elektronikus feladatkezelőbe írjátok le. Meg is indokoljuk miért:
Automatizálható
Rengeteg időt tud megspórolni és nagyon is kényelmes tud lenni, ha az összes feladatot bárki egy gombnyomással le tudja képezni és ki tudja osztani felelősökkel, határidőkkel megjelölve.
Betartatja a lépéseket
A papírra vagy táblázatkezelőben leírt feladatoknál meg van az esély rá, hogy valaki félreért valamit és máshogy hajtja végre, mint ahogy az eredetileg ki lett találva. Az e-feladatkezelőben számtalan ellenőrző mechanizmust lehet aktiválni, mely mind-mind segít betartatni a folyamatot (pl. csak egy meghatározott sorrendben vagy csak bizonyos adatok kitöltése után lehet lezárni a feladatokat).
Értesít a határidőkről
A feladatkezelőben létrehozott teendők határidejéről a rendszer automatikus értesítést küld a feladatgazdának és a felettesnek is egyaránt. Vizuális riportok is elérhetőek a folyamatról és az előrehaladásról!
Később bővíthető
Evés közben jön aztán csak meg az igazi étvágy. Ha beválik a beléptetési rendszer, ugyanitt leképezheted majd a többi kulcs-folyamatod is (pl. értékesítés, marketing).
Nincs még e-feladatkezelőtök?
Próbáld ki a ClickUp-ot, ami egy felhő alapú, mobil eszközökről is elérhető megoldás! A sablonunk is abban készült, te is könnyedén létrehozhatsz magadnak egy hasonlót benne!
A ClickUp tehát egy e-feladatkezelő rendszer, mely (az eddig leírtakon túl) segít neked és a csapatodnak rendszerezni, vezetni és követni a céges feladatokat, projekteket, folyamatokat. Például delegálhatod benne a munkát, követheted benne az előrehaladást, értesít benneteket a fontos határidőkről, és nem is gondolnád, mennyi mindent tud még….
Segítség kell megvalósításban? Elakadtál valahol?
Vedd fel velünk a kapcsolatot és gyere el egy kötetlen beszélgetésre, ahol részletesen is át tudjuk beszélni a céged helyzetét és a lehetséges közös együttműködést!