Cetlihalmokból önműködő vállalkozás: milyen út vezet ide?

Ebben a cikkben az önműködő vállalkozáshoz vezető út tipikus állomásait, mérföldköveit gyűjtöttem össze. Elsőként azonosítsd be, hogy éppen hol tart a céged folyamatban, majd tekintsd át, hogy mi kell tenni hozzá, hogy egy következő szintre jusson a céged belső munkaszervezése.

Ez a modell leginkább a haladó szintű vállalkozóknak lesz hasznos, akik kollégákat vezetnek és már stabilizálták a helyzetük a piacukon, más szóval olyan cégeknek, akiknek már van mit optimalizálni a működésükön. Ez a cikk sok-sok valós, hazai ügyféltapasztalatra épül és egy ajánlott fejlődés utat mutat be.

1. SZINT: Cetlihalmok vagy Excel táblák dzsungele

Ez tekinthető a munkaszervezés legelső stádiumának. Itt alapvetően Tőled indulnak cégvezetőként a feladatok, ráadásul te is kellesz a beszámoltatáshoz, melyhez maximum  Excel-t vagy cetliket használsz, de legtöbb dolog jellemzően csak fejben van meg.

1. Vezess be a cégednél egy e-feladatkezelő rendszert

Magyar nyelvű, könnyen bevezethető, egyszerűen megtanulható, “hülyebiztos” alternatíva a Trello. Kicsit bonyolultabb, angol nyelvű, de a későbbiek során komplexebb, összetettebb dolgokra is használható,  jobban skálázható megoldás a Monday.com.

2. Honosítsd meg a digitális feladatkezelés belső kultúráját

Szoktasd rá a csapatod (és persze önmagad), hogy mostantól mindenki a programban dolgozzon, státuszoljon, kérdezzen, ahelyett, hogy email-t írna vagy felhívná a másikat. Érd el, hogy tényleg mindenki és egységes módon használja!

Ha jobban elmélyülnél a témában:

2. SZINT: Még főnök osztja a feladatokat, de már digitálisan

Itt már egy e-feladatkezelő programban osztod és kapod a feladatokat cégvezetőként. Ez már hatalmas előrelépést jelent a korábbiakhoz képest: 

1. Kezdj el sztenderd folyamatokban gondolkodni, dobozosítsd a működésed

Ismerd fel és tudatosítsd, hogy a céged belső működése nem ad-hoc feladatok és projektek halmaza. Kezdj el úgy gondolni a működésedre, mintha egy gyártócég lennétek vagy éppen a McDonald’s.

2. Írasd le egy szakemberrel a céges kulcs folyamatokat

Kezdésnek legyen meg a működés szempontjából kulcsfontosságú, 3-4 folyamat leírva, ledokumentálva: vezetői elvárosokkal, határidőkkel, felelősökkel, dokumentumsablonokkal együtt.

3. Képeztesd le a korábban bevezetett rendszerbe a folyamatot

Folyamatleírásokat önmagában egyik kollégád sem fog olvasgatni munkavégzés közben (pláne nem örömmel 🙂 ). Ezt a tudást át kell ültetni a digitális rendszerbe, hogy valóban beépüljön a mindennapi működésbe. Tehát nem elég, hogy legyenek folyamatleírások, el kell érni, hogy mindenki az elvárásaid mentén végezze a munkáját!

Ha jobban elmélyülnél a témában:

3. SZINT: Már a főnök nélkül is haladnak a dolgok

Ez megint óriási előrelépést fog jelenteni az eddigiekhez képest. Itt már egy csomó időd felszabadul cégvezetőként és végre van időd a céged jövőjén, stratégiáján dolgozni, plusz pihenni, kikapcsolódni is.

  1. Gyűjtesd össze a visszatérő, rutin és adminisztratív típusú feladatokat. Válogasd ki elsőként a leginkább időrabló vagy a legnagyobb problémát okozókat.
  2. Kérj egy szakértői javaslatot az automatizálható lépésekre és a megvalósításra.
  3. Automatizáltass be szépen-fokozatosan mindent, amit csak lehet egy irodai automatizációs szoftverrel (pl. make.com)

4. SZINT: A gép végzi a “piszkos munkát” helyettetek

Ebben a stádiumban a digitális rendszerben leképezett folyamatokat újra górcső alá veszed és a rutin és adminisztratív típusú lépéseket mind-mind kiszervezed egy automatizációs szoftvernek:

Honosítsd meg az adatalapú döntéshozatal belső kultúráját

  1. Kezdj el kulcsmutatókat meghatározni, kísérletezz ezekkel, hogy mennyire bizonyulnak hasznosnak.
  2. Építsd be a saját döntéshozatalodba, mindennapi működésedbe az adatok folyamatos az értelmezését és követését.
  3. Vezess be egy BI rendszert, mely automatikusan összegyűjti és vizuálisan, átlátható módon közreadja a bevált és letesztelt mutatókat.

Kezdd el a végtelenbe tökéletesíteni a folyamataid

  1. Ötleteljetek, mivel lehetne gyorsabb, könnyebb a működésetek vagy éppen mivel lehetne nagyobb élményt nyújtani az ügyfeleknek.
  2. Indítsatok rá egy pilot projektet, majd mérjétek vissza adatalapon a sikerességét.
  3. Folytassátok ezt, amíg csak érdemes tovább csiszolni az adott folyamaton.

5. SZINT: Hátradőlve figyeled az adatokat egy vezetői irányítópulttal

Ez már nagyon is haladó szintű működésnek számít. Jó eséllyel itt már túl is teszel a hazai versenytársak nagy részén és már nemzetközi is megállja a helyét a belső működésed. Őszintén gratulálok, ha ide eljutottál!

Bárhol is legyen az elakadásod, szívesen segítek a következő lépés  megugrásában

A terület teljes spektrumát lefedem: önálló kivitelezéssel, tanácsadással vagy oktatással is tudlak a cél elérésében támogatni! Akár az elejétől végigkísérlek a változásban.

Tedd meg még ma az első lépést! Jelentkezz hozzám egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.

Díjmentes telefonos egyeztetés

    Ezért éri meg belevágni

    „Tamás rengeteg időt takarított meg nekünk az Asana és a Make beállításával. Az együttműködés folyamán nem csak egy plusz kezet kaptam Tamás személyében, hanem egy összetett gondolkodásra képes partnert. Ajánlom mindenkinek!”

    Kozma Máté
    Ügyvezető, tulajdonos - Exaline Kft.

    „A teljes gyártási, ügyfél és logisztikai folyamatot sikeresen átültettük a Monday és Make rendszerekbe. Egyes folyamataink teljesen automatizáltan működnek. Tamás kivételes partner, konstruktív és segít minden problémára megoldást találni.”

    Stumpf Balázs
    cégvezető, UDOOR Fürdőkádajtó

    „Sokkal átláthatóbbak a folyamataink, egyértelműbbek a feladatok, és a hozzájuk tartozó felelősök valamint határidők. Nem utolsósorban jelentősen csökkent a „felesleges” levelezések száma. :-)”

    Király Krisztián
    cégvezető, Konverzió Mester

    „Megtaláltuk azt a rendszert ahol átlátható formában nyilván tudjuk tartani az aktuális projektjeinket, feladatainkat , ezzel heti több óra munkaidőt tudunk megtakarítani. Csökkent a hibák és az e-mailes kommunikációból eredő félreértések száma.”

    Kőházi Zoltán
    ügyvezető, Vendinvest

    „A munkatársi toborzást automatizáltuk, mely kb. heti 2-3 órát spórol meg nekünk. Ha majd az egész cégen végigvisszük ezt, szerintem min. 1 nap szabadidő felszabadul nekem cégvezetőként. :)”

    Bliszkó Gábor
    cégvezető, BeOnWeb

    „Automatizáltuk az ügyfél onboarding folyamatot, ami ezáltal nem csak profibb lett -amit az ügyfeleink éreznek-, hanem gyorsabb, kevesebb időt vesz el, így számszerűsíthető lett a megtérülése is. Nagyon örülök, hogy belevágtunk!”

    Matykó Noémi

    „A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok „művész” kollégával. A rendszer elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

    Knapcsek Katalin
    tulajdonos, KNK PR & Média

    „Az ügyfél-kommunikációs folyamataink automatizálását és az egyedi ár kalkulátorunkat nem csak hatékony tanácsosakkal támogatta, hanem remekül kivitelezte. Így a rendelések átfutási ideje jelentősen csökkent.”

    Kocsi László
    tulajdonos, Rapidnyomda.hu

    “A rendszer bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

    Losonczi Éva
    tulajdonos, ConceptFlow

    „A fejlesztés összesen havi 10-20 munkaórát spórol meg nekünk. Nemcsak olcsóbb lett így a működésünk, hanem egyúttal a hibázás lehetősége is lecsökkent, ráadásul több idő jut a kreatív tevékenységekre.”

    Szabó Szilveszter
    tulajdonos, Lasemedia

    „Cégvezetőként heti 5-10 órát spórolnak meg nekem a bevezetett rendszerek. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.”

    Scherzer Marcell
    tulajdonos, Blue Marketing

    „Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

    Kocsis Csaba
    tulajdonos, Avadoo Design Studio

    „Sokkal átláthatóbbak a projektjeink, mind tervezésben, mind a munka egyes fázisaiban. Nagy segítséget nyújt az a pár automatizációs lépés amit eddig bevezettünk, fogunk majd még többet is használni!”

    Ványi Rajmond
    tulajdonos, Superior Pentest

    „Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük a rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

    Görgényi Hajni
    tulajdonos, NTDisplay

    „Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

    Farkasné Kun Györgyi
    tulajdonos, Top Full Clean

    UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!