Ebben a cikkben az önműködő vállalkozáshoz vezető út tipikus állomásait, mérföldköveit gyűjtöttem össze. Elsőként azonosítsd be, hogy éppen hol tart a céged folyamatban, majd tekintsd át, hogy mi kell tenni hozzá, hogy egy következő szintre jusson a céged belső munkaszervezése.
Ez a modell leginkább a haladó szintű vállalkozóknak lesz hasznos, akik kollégákat vezetnek és már stabilizálták a helyzetük a piacukon, más szóval olyan cégeknek, akiknek már van mit optimalizálni a működésükön. Ez a cikk sok-sok valós, hazai ügyféltapasztalatra épül és egy ajánlott fejlődés utat mutat be.
1. SZINT: Cetlihalmok vagy Excel táblák dzsungele
Ez tekinthető a munkaszervezés legelső stádiumának. Itt alapvetően Tőled indulnak cégvezetőként a feladatok, ráadásul te is kellesz a beszámoltatáshoz, melyhez maximum Excel-t vagy cetliket használsz, de legtöbb dolog jellemzően csak fejben van meg.
1. Vezess be a cégednél egy e-feladatkezelő rendszert
Magyar nyelvű, könnyen bevezethető, egyszerűen megtanulható, “hülyebiztos” alternatíva a Trello. Kicsit bonyolultabb, angol nyelvű, de a későbbiek során komplexebb, összetettebb dolgokra is használható, jobban skálázható megoldás a Monday.com.
2. Honosítsd meg a digitális feladatkezelés belső kultúráját
Szoktasd rá a csapatod (és persze önmagad), hogy mostantól mindenki a programban dolgozzon, státuszoljon, kérdezzen, ahelyett, hogy email-t írna vagy felhívná a másikat. Érd el, hogy tényleg mindenki és egységes módon használja!
Ha jobban elmélyülnél a témában:
2. SZINT: Még főnök osztja a feladatokat, de már digitálisan
Itt már egy e-feladatkezelő programban osztod és kapod a feladatokat cégvezetőként. Ez már hatalmas előrelépést jelent a korábbiakhoz képest:
1. Kezdj el sztenderd folyamatokban gondolkodni, dobozosítsd a működésed
Ismerd fel és tudatosítsd, hogy a céged belső működése nem ad-hoc feladatok és projektek halmaza. Kezdj el úgy gondolni a működésedre, mintha egy gyártócég lennétek vagy éppen a McDonald’s.
2. Írasd le egy szakemberrel a céges kulcs folyamatokat
Kezdésnek legyen meg a működés szempontjából kulcsfontosságú, 3-4 folyamat leírva, ledokumentálva: vezetői elvárosokkal, határidőkkel, felelősökkel, dokumentumsablonokkal együtt.
3. Képeztesd le a korábban bevezetett rendszerbe a folyamatot
Folyamatleírásokat önmagában egyik kollégád sem fog olvasgatni munkavégzés közben (pláne nem örömmel 🙂 ). Ezt a tudást át kell ültetni a digitális rendszerbe, hogy valóban beépüljön a mindennapi működésbe. Tehát nem elég, hogy legyenek folyamatleírások, el kell érni, hogy mindenki az elvárásaid mentén végezze a munkáját!
Ha jobban elmélyülnél a témában:
3. SZINT: Már a főnök nélkül is haladnak a dolgok
Ez megint óriási előrelépést fog jelenteni az eddigiekhez képest. Itt már egy csomó időd felszabadul cégvezetőként és végre van időd a céged jövőjén, stratégiáján dolgozni, plusz pihenni, kikapcsolódni is.
- Gyűjtesd össze a visszatérő, rutin és adminisztratív típusú feladatokat. Válogasd ki elsőként a leginkább időrabló vagy a legnagyobb problémát okozókat.
- Kérj egy szakértői javaslatot az automatizálható lépésekre és a megvalósításra.
- Automatizáltass be szépen-fokozatosan mindent, amit csak lehet egy irodai automatizációs szoftverrel (pl. make.com)
4. SZINT: A gép végzi a “piszkos munkát” helyettetek
Ebben a stádiumban a digitális rendszerben leképezett folyamatokat újra górcső alá veszed és a rutin és adminisztratív típusú lépéseket mind-mind kiszervezed egy automatizációs szoftvernek:
Honosítsd meg az adatalapú döntéshozatal belső kultúráját
- Kezdj el kulcsmutatókat meghatározni, kísérletezz ezekkel, hogy mennyire bizonyulnak hasznosnak.
- Építsd be a saját döntéshozatalodba, mindennapi működésedbe az adatok folyamatos az értelmezését és követését.
- Vezess be egy BI rendszert, mely automatikusan összegyűjti és vizuálisan, átlátható módon közreadja a bevált és letesztelt mutatókat.
Kezdd el a végtelenbe tökéletesíteni a folyamataid
- Ötleteljetek, mivel lehetne gyorsabb, könnyebb a működésetek vagy éppen mivel lehetne nagyobb élményt nyújtani az ügyfeleknek.
- Indítsatok rá egy pilot projektet, majd mérjétek vissza adatalapon a sikerességét.
- Folytassátok ezt, amíg csak érdemes tovább csiszolni az adott folyamaton.
5. SZINT: Hátradőlve figyeled az adatokat egy vezetői irányítópulttal
Ez már nagyon is haladó szintű működésnek számít. Jó eséllyel itt már túl is teszel a hazai versenytársak nagy részén és már nemzetközi is megállja a helyét a belső működésed. Őszintén gratulálok, ha ide eljutottál!
Bárhol is legyen az elakadásod, szívesen segítek a következő lépés megugrásában
A terület teljes spektrumát lefedem: önálló kivitelezéssel, tanácsadással vagy oktatással is tudlak a cél elérésében támogatni! Akár az elejétől végigkísérlek a változásban.
Tedd meg még ma az első lépést! Jelentkezz hozzám egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.
Díjmentes telefonos egyeztetés
Ezért éri meg belevágni
„A munkánk gyorsabbá és könnyebbé vált a rendszer bevezetésével, testreszabásával, valamint automatizálási megoldásaival. Az űrlapokat ügyfeleink is örömmel használják.”
„Tamás segítségével növelni tudtam a vezetői tisztánlátásomat, hatékonyságomat. Kiváló szakember, aki nem csak végrehajtja a kiadott munkát, hanem proaktívan gondolkodik, speciális szaktudásával hozzátesz a cégem fejlődéséhez, működéséhez.”
„Tamás rengeteg időt takarított meg nekünk az Asana és a Make beállításával. Az együttműködés folyamán nem csak egy plusz kezet kaptam Tamás személyében, hanem egy összetett gondolkodásra képes partnert. Ajánlom mindenkinek!”
„A teljes gyártási, ügyfél és logisztikai folyamatot sikeresen átültettük a Monday és Make rendszerekbe. Egyes folyamataink teljesen automatizáltan működnek. Tamás kivételes partner, konstruktív és segít minden problémára megoldást találni.”
„Sokkal átláthatóbbak a folyamataink, egyértelműbbek a feladatok, és a hozzájuk tartozó felelősök valamint határidők. Nem utolsósorban jelentősen csökkent a „felesleges” levelezések száma. :-)”
„Megtaláltuk azt a rendszert ahol átlátható formában nyilván tudjuk tartani az aktuális projektjeinket, feladatainkat , ezzel heti több óra munkaidőt tudunk megtakarítani. Csökkent a hibák és az e-mailes kommunikációból eredő félreértések száma.”
„A munkatársi toborzást automatizáltuk, mely kb. heti 2-3 órát spórol meg nekünk. Ha majd az egész cégen végigvisszük ezt, szerintem min. 1 nap szabadidő felszabadul nekem cégvezetőként. :)”
„Automatizáltuk az ügyfél onboarding folyamatot, ami ezáltal nem csak profibb lett -amit az ügyfeleink éreznek-, hanem gyorsabb, kevesebb időt vesz el, így számszerűsíthető lett a megtérülése is. Nagyon örülök, hogy belevágtunk!”
„A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok „művész” kollégával. A rendszer elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”
„Sok ötletünk volt a digitalizációra, de nem voltak teljesen kiforrottak, és nem tudtuk, hogyan valósítsuk meg konkrétan. Tamás nemcsak megvalósította, hanem hasznos javaslatokat is adott, amiket beépítettünk a működésbe.”
„Az ügyfél-kommunikációs folyamataink automatizálását és az egyedi ár kalkulátorunkat nem csak hatékony tanácsosakkal támogatta, hanem remekül kivitelezte. Így a rendelések átfutási ideje jelentősen csökkent.”
“A rendszer bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “
„A fejlesztés összesen havi 10-20 munkaórát spórol meg nekünk. Nemcsak olcsóbb lett így a működésünk, hanem egyúttal a hibázás lehetősége is lecsökkent, ráadásul több idő jut a kreatív tevékenységekre.”
„Cégvezetőként heti 5-10 órát spórolnak meg nekem a bevezetett rendszerek. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.”
„Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”
„Sokkal átláthatóbbak a projektjeink, mind tervezésben, mind a munka egyes fázisaiban. Nagy segítséget nyújt az a pár automatizációs lépés amit eddig bevezettünk, fogunk majd még többet is használni!”
„Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük a rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”
„Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”
UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!