Cégműködés digitalizálása: ezért éri meg belevágni…

Egy bizonyos cégméret felett, tudatos fókusz hiányában, már nagyon sok berögződött, rossz gyakorlat, felesleges elem és redundancia tud lerakódni a belső működésre, emiatt jó eséllyel, abszolút kimutatható, komoly “pénzt hagynak az ilyen cégek az asztalon”, illetve ez jelentős gátja is lehet a későbbi növekedésnek. Ha huzamosabb ideig, lassabban vagy éppen változó minőségben szolgáljátok ki az ügyfeleiteket, mint a versenytársaitok, akkor ez előbb-utóbb kétségtelenül a versenyképesség terén is ki fogja fejteni negatív hatását. 

A másik nagy probléma, hogy ha még mindig te szervezed a napi munkát és nincsenek lefektetve a stabil és önműködtető belső működés alappillérei, akkor tulajdonosként az időd legnagyobb része a mindennapi tűzoltásra megy el és se energiád, se időd nem lesz a céged stratégiáján, fejlesztésén, növekedésén vagy hosszútávú fenntarthatóságán dolgozni.

Tudatos építkezéssel bárki, iparágtól vagy cégmérettől függetlenül, meg tudja teremteni a cége önműködtető, skálázható, állandó és egységes minőséget produkáló belső működési rendjét. Ehhez már a magyarországi kisvállalkozók számára is elérhető és megfizethető, kiváló szoftveres alternatívák állnak rendelkezésre, melyek egytől-egyig nagy segítséget tudnak jelenteni a rendszer mindennapi üzemeltetésében.

Ebben a cikkben végigvesszük a belső hatékonyságfejlesztés legnagyobb előnyeit és részletesen is bemutatjuk, hogy mivel járulnak hozzá ehhez az újgenerációs, digitális munkaszervező (work management) szoftverek.

A cikk több, magyarországi kisvállalkozással való közös munka tapasztalatait foglalja össze, szóval a leírtak abszolút elérhetőek és megvalósíthatóak bármelyik kisvállalkozó számára, aki tudatosan nyit a fejlődés irányába cégvezetőként! 

“Dobozosítsd” a terméked/szolgáltatásod és kapcsolódó a folyamatokat

Fektess le egy egységes, mindenki számára érthető és világos, konkrét munkatársaktól függetlenül is működtethető, lehetőség szerint automatizált, részletesen dokumentált és adatalapon mérhető működési rendet, mely aztán garantálja az állandó minőséget, a cég növekedésével együtt is fenntartható marad, téged pedig felszabadít a mindennapi operatív teendők súlya alól. Ezt hívjuk mi “dobozosításnak” vagy szolgáltatások esetén “termékesítésnek”.

Ezt a tevékenységet valamennyi, a céged számára fontos üzleti területre érdemes elvégezni. Ilyen lehet az értékesítés, marketing, ügyfélkiszolgálás, a HR, illetve az egyéb belső működési funkciók. Ezek a rendszerek képesek is arra, hogy valamennyi területed folyamatait lekezeljék, így egy központi és egységes platformotok lesz a cég működtetésére.

Hozz létre állandó minőségű, sztenderdizált munkafolyamatokat

Gondoljátok át, majd képezzétek is le a rendszerbe pl. a tipikus ügyfél-életút valamennyi fontos lépését és feladatait egy újrahasznosítható projektsablon formájában. 

Ezt követően, ha pl. lesz egy új ügyfeletek, akkor elég csak egy gombnyomással újra legenerálni a sablont és a rendszer már automatikusan ki is osztja a feladatokat felelőssel, határidővel megjelölve.

A kollégák munkáját abban segíti a sablon, hogy a munkavégzéshez szükséges minden információ, munkautasítás és szabályozás megtalálható és könnyen elérhető lesz a platformon belül. Beilleszthetsz akár konkrét, előre megírt email sablonokat vagy éppen gyakori kérdéseket a tipikusan felmerülő problémákra. Így nekik sem kell “mindig újra feltalálniuk a kereket”, hiszen lesz egy világos vonalvezetőjük.

A legfontosabb eredmények így adatalapon, tehát statisztikákkal, automatikus riportokkal is követhetővé válnak. Mindenki számára világos lesz az elvárás, azok teljesülése pedig folyamatosan, valós időben követhető. A vezetői munkádat a fentieken túl ez abban is segíti, hogy nem kell többé mikromenedzselni minden apró lépést, neked elég csak a riportokat átnézni, a kollégáknak pedig meghagyod az állandó felügyeléstől mentes végrehajtás szabadságát.

Támogasd meg a működést időspóroló automatizmusokkal

Az értékesítési folyamat esetén, például a terméked vagy szolgáltatásod iránt érdeklődők jelentkezését közvetlenül is bekötheted a rendszerbe (pl. a weblapon kitöltött jelentkezési űrlap tartalma automatikusan bekerül a rendszerbe), így az automatikusan ki is tudja osztani a szükséges feladatot a kijelölt kollégának határidő és prioritás megjelölésével.

A rendszer végigvezeti a kollégákat az általad meghatározott, értékesítési folyamat összes fontos lépésen, értesíti őket ha elmaradásban vannak és le is generálja nekik az aktuális feladatokat. Például, ha egy érdeklődő nem reagál a kiküldött ajánlatra egy héten belül, a rendszer értesítést küld a kollégának, hogy meg kell keresnie újra az illetőt.

Az érdeklődőket, automatikus (általad jóváhagyott, egységes) email-ek kiküldésével tudod értesíteni, emlékeztetni vagy tájékoztatni, hogy pl. még nem véglegesítette a jelentkezését egy eseményre vagy éppen nem utalta el a vételárat.

Az operatív vezetői teendők száma drasztikusan lecsökkenthető

Vezetőként neked elég csupán bizonyos időközönként átgondolni és tökéletesíteni a céges folyamatokat, ezt követően a rendszer automatizmusokkal és szabályokkal gondoskodik arról, hogy betartassa helyetted a munkafolyamatokat. 

A céged működéséről valós idejű statisztikáid és riportjaid lesznek, így objektív  mérőszámok alapján fogod tudni követni az előrehaladást, a munkateljesítményt, a kapacitások kihasználtságát vagy éppen a leképzett folyamatok hatékonyságát.

A téged érintő, fontos frissítésekről automatikus email vagy okostelefon értesítéseket kaphatsz, melyeket aztán a rendszer segít gyorsan és hatékonyan feldolgozni és megválaszolni.

A rendszer bevezetését követően egy idő után okafogyottá és ezáltal elhagyhatóvá válnak a státusz jellegű megbeszélések, hiszen bárki láthatja a rendszerből, hogy ki hogy halad és hogy mennek a projektek, anélkül, hogy erről külön meg kéne kérdezni bárkit szóban.

Ha szívesen olvasnál még a “dobozosításról”, akkor ebben a cikkben még részletesebben foglalkozunk a témával.

Kezdjétek el vezetni a céges feladatokat

Projektmenedzsment vagy feladatmenedzsment alatt a legtöbb cégvezető csupán azt érti, hogy nem papír alapon, hanem digitális rendszerben kezdi el vezetni a mindennapi teendőket. Az újgenerációs munkaszervező rendszerek ehhez képest sokkal széleskörűbb és komplexebb felhasználást tesznek lehetővé, ebbe nyújtunk most röviden betekintést.

Delegált feladatok visszakövethetővé válnak

Ha létrehozol egy új feladatot vagy felteszel egy kérdést a kollégádnak, erről neki a rendszer egy automatikus értesítést küld (pl. mobilon, email-ben, böngészőben). Ha a kolléga megkapta a feladatot, tudja neked jelezni a rendszeren belül, hogy átvette és megértette, anélkül, hogy erről külön egyeztetni kellene vele szóban vagy írásban.

A rendszer lehetővé teszi, hogy egy konkrét feladat, de akár projekt szinten is kérdéseket, kéréseket tudjatok egymáshoz intézni. Egy szabályozott keretet biztosít tehát arra, hogy a feltett kérdés státusza visszakövethetővé váljon, a kérdéseknek legyen mindig egy világos felelőse és a benne szereplő információkat azok is automatikusan megkapják, akiknek csak tudniuk kell róla, de nincs vele konkrét feladatuk.

A delegált feladatokról bármikor le tudsz kérni egy friss listát, melyben láthatod az előrehaladást mely azóta történt, hogy legutóbb ránéztél.

Ugyanez beállítható a kollégáknak is, így a rendszer kiválóan használható önellenőrzésre is, pl. bárki le tudja csekkolni, hogy van-e át nem vett, hiányosan kitöltött vagy éppen határidőn túlnyúló feladata. 

Világos, transzparens és félreértésektől mentes belső kommunikáció alakítható ki

Ha beküldöd a rendszerbe a fontos értesítéseket, híreket vagy eseményeket és megkéred a kollégákat arra, hogy olvassák el figyelmesen és jelezzenek vissza arról, hogy elolvasták és tudomásul vették, akkor nem lesz többé “jajj, erről én nem hallottam” vagy “nekem ezt nem mondta senki” típusú visszajelzés a kollégáktól.

Egy bizonyos cégméret felett már nem könnyű elérni, hogy folyamatosan áramoltatva legyen az információ a munkatársak között. Ez a rendszer abban tud neked segíteni, hogy nagy terhelt vesz le a válladról azáltal, hogy mindenki egy olyan rendszerbe adminisztrálja a munkáját, amely aztán a megfelelő jogosultságkezeléssel persze, de mindenki számára követhetővé teszi aktuális előrehaladást.

Ugyanúgy biztosíthatsz akár az ügyfeleknek is egy felületet, ahol pedig az őket érintő fontos információkat osztod meg valós időben és automatikusan velük. Ilyen lehet pl. a vállalt és folyamatban lévő feladatok aktuális státusza vagy az elszámolandó időmérések száma és típusa.

Javítsd a visszakereshetőséget és a dokumentáltságot

A kollégák a munkavégzéssel párhuzamosan egyben a saját munkájukat is világos és átható módon dokumentálják, így nem lesz akadálya annak, hogy akár hónapokkal később is gyorsan felvegyétek újra a fonalat egy fontos feladat kapcsán vagy visszakeressetek egy fontos információt. Nem kell többé órákat tölteni az email rendszerekben információk után kutakodva.

Ha valakit helyettesíteni kell, akkor bárki könnyedén fel tudja venni a szálat, hiszen az adott teendővel vagy éppen ügyféllel kapcsolatos minden fontos információt is előzményt meg fog találni a rendszeren belül.

Működtesd a céged egyre inkább adatalapon

Pontosítsd a megtérülést a belső időmérések alapján 

A rendszerben keletkező munkaidő felhasználások és a különböző határidők alapján optimalizálni, racionalizálni tudod a későbbi árajánlatokat, hiszen világosan látni fogod, hogy ténylegesen mennyi időt vesz igénybe a csapatod részéről a végrehajtás.

Aknázd ki tudatosan a belső kapacitásaid

Az időmérések vagy az elvégzett feladatok alapján rögtön láthatóvá válik, hogy kinek mekkora az aktuális terhelése. Biztos neked is van olyan kollégád, aki képes a végtelenségig túlterhelni magát, illetve olyan is, akinek néha nem árt egy kis noszogatás. Ezentúl ennek felderítésére nem az ösztöneidre kell hallgatnod, elég csak a valós idejű adatokat csekkolnod.

Ha a jövőbeli feladatokat is felviszitek előre, akkor a rendszer abban is segíteni fog neked, hogy egyenletesen allokáld a feladatokat az időben és a kollégák között is. Mindig már jó előre látni fogod (és a kollégák is), hogy mi várható a következő hetekben.

Mérd objektív módon, mérőeszközökkel a teljesítményt

Mostantól nemcsak a szubjektív megérzéseidre vagy a szóbeli beszámolókra kell támaszkodnod. Az adatok alapján láthatod, hogy mely kollégád (vagy  csapatod) miképpen teljesít a feladatok elvégzése és az eredmények elérése terén.

Világosan látni fogod, hogy ki, mikor, mennyi feladatot végzett el, ebből mennyi volt olyan, mely határidőre került lezárásra. Ha pedig pl. egy értékesítési folyamatra gondolunk, akkor itt a rendszer egyben azt is meg tudja jeleníteni, hogy ki, mennyi érdeklődőt dolgozott fel és milyen sikerrátát ért el.

Ha az automatikus riportok alapján valahol problémát észlelsz, akkor célirányosan és gyorsan fogsz tudni beavatkozni.

Válassz magadnak egy újgenerációs munkaszervező (work management) szoftvert

Szerencsére számos remek, bármelyik magyarországi kisvállalkozás számára is abszolút megfizethető szoftver van a piacon, így minden cégvezető ki tudja választani a neki leginkább megfelelő alternatívát. A következőkben az általunk javasolt rendszereket mutatjuk be röviden.

Monday.com

Hozz létre a Monday.com segítségével valamennyi fontos üzleti területedre (pl. értékesítés, marketing, projektkezelés, ügyfélszolgálat, HR, stb.) egy dedikált felületet, egyedi funkciókkal, integrációs lehetőségekkel, automatizmusokkal, szabályokkal és megjelenítéssel, vizualitással. Miközben cégvezetőként a rendszeren belül egy központi irányítópult segítségével tudod a fontos statisztikákat és frissítéseket követni.

Rengeteg automatizmus alapértelmezetten bele van építve, úgyhogy simán felveszi a versenyt akár célszoftverekkel is. Például készíteni tudsz magadnak egy teljesértékű CRM modult, melybe pl. automatikusan beesnek a weblapodról érkező érdeklődések. Ezeknek a jelentkezőknek aztán email sablonokat tudsz kiküldeni gombnyomásra vagy egy meghatározott eseménynek bekövetkezésének hatására.

Nagyon gazdag a külső integrációs lehetőségek terén is, így az email rendszeredtől vagy az űrlapkitöltődtől kezdve az elektronikus naptáron át, a hírlevélküldőig az összes meglévő rendszered is könnyen hozzá tudod igazítani és kapcsolni. 

Asana

Az Asana leginkább a feladatmenedzsment terén számít kiemelkedőnek. Világosan visszakövethetőek benne a delegált feladatok státuszai. Segít abban, hogy könnyen áttekinthetőek és vezethetőek maradjanak a munkatársi és vezetői teendők egyaránt. Akár céges szintű stratégiai célok is létrehozhatóak benne, melyeket aztán segít lebontani a mindennapi teendők szintjére és biztosítja az előrehaladásuk követését is.  

Teljesértékű kommunikációs platformnak is használható, hiszen feladat, projekt és céges szintű információk, visszajelzések vagy kérdések megosztására is alkalmas. 

Letisztult, átlátható felülettel rendelkezik, mely nagyban segíti a csapatokat a rendszer gyors megtanulásában, miközben ebben is le lehet képezni alap szintű folyamatokat, valamint újrahasznosítható sablonokat.

Pipefy

Szeretnéd nagy kontroll alatt tartani a folyamataid? 

Ebben úgy tudsz végigvinni pl. egy értékesítési folyamatot, hogy mindenki egy előre meghatározott “űrlapot” kap, melyben jelölve vannak a teendők és az elvárások és amelyben mindenki le tudja jelenteni a munkája eredményét és rögzíteni tudja a fontos adatokat, majd a kimenetel függvényében tovább is tudja küldeni a következő státuszba a folyamatot. 

A rendszer összegzi a kollégáknak az aktuális teendőket, a vezetőknek pedig automatikus statisztikákat küld a munkateljesítményről, az előrehaladásról, illetve az eredményekről.

Airtable

Ha szereted a táblázatkezelőket, akkor biztos vagyunk benne, hogy ez a rendszer el fogja nyerni a tetszésedet, hiszen nagyon hasonló módon működik, mint pl. egy Excel tábla, csak ebbe már beépítették a táblázatkezelőkből hiányzó extra funkciókat is.

Egyfajta “mini” vállalatirányítási rendszernek is tekinthető, melyben cégreszabott, rendkívül rugalmas módon létre tudod hozni a releváns üzleti területeid fontos adatbázisait. Ezeket az adatokat össze tudod kapcsolni és hangolni egymással, miközben testreszabhatod az adatok megjelenítését, csoportosítását vagy rendezését. Tudsz benne belső értesítéseket és emlékeztetőket beállítani a kollégáknak. Előre megírt email sablonokat lehet automatikusan kiküldeni külsősöknek vagy belsősöknek egyaránt. Naplózza neked a rendszer a változásokat és szabályozni is tudod benne hogy ki, mihez férhet hozzá.

A rendszert legfőképpen azoknak ajánljuk, akik elsősorban a céges belső adatok kezelését szeretnék hatékonyabbá tenni és az ezekkel kapcsolatos folyamatokat szabályozni és fejleszteni. 

Turbózd fel a változást egy szakértő segítségével

Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal egy professzionálisabb belső működés irányába? 

Figyelem: ha önállóan szeretnéd megnézni vagy kipróbálni a cikkben bemutatott rendszereket, ezt tőlünk függetlenül is meg tudod tenni. Keress rá bátran a rendszerek nevére, az összes kínál ingyenes kipróbálási lehetőséget. A Monday.com önálló kipróbálása esetén kattints ide.

Jelentkezz hozzánk:

  1. ha a szoftver kiválasztás, majd bevezetés terhét és kihívásait részben vagy teljes egészében inkább egy szakértőre bíznád.
  2. Ha fel akarod gyorsítani ezt a folyamatot és szívesen megtanulnád egy szakértőtől az alapokat, elkerülve a tipikus buktatókat.

Tedd meg még ma az első lépést a hatékonyabb belső működés irányába! Jelentkezz hozzánk egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.

Díjmentes telefonos egyeztetés

    Ezért éri meg belevágni

    “A ClickUp bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

    Losonczi Éva
    tulajdonos, ConceptFlow

    “Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük az e-feladatkezelő rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

    Görgényi Hajni
    tulajdonos, NTDisplay

    “A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok “művész” kollégával. A ClickUp elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

    Knapcsek Katalin
    tulajdonos, KNK PR & Média

    “Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

    Kocsis Csaba
    tulajdonos, Avadoo Design Studio

    “Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

    Farkasné Kun Györgyi
    tulajdonos, Top Full Clean

    “Cégvezetőként heti 5-10 órát spórol meg nekem az Integromat és ClickUp rendszer. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.” 

    Scherzer Marcell
    tulajdonos, Blue Marketing

    UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!