Rázd gatyába az ügynökséged belső működését!

Nagy növekedésen van túl az ügynökséged? Kezd egyre inkább káoszossá válni a belső működésetek? Ami egyedül még flottul ment, csapatban dolgozva, kollégákat irányítva, már egy nagyobb céget vezetve, lehet, hogy egyre inkább döcögőssé kezd válni.

Könnyen előfordulhat, hogy a belső működésből eredő hiányosságok miatt ti is, nagyon is mérhető, rendszeres bevételtől estek el. Nem is beszélve arról, hogy egy idő után a növekedés komoly gátja is lehet ez vagy éppen egy jelentős hátránnyá alakul a versenytársakkal szemben. Ráadásul ha cégvezetőként rendkívül leterhelt vagy, akkor biztos te is nehezen tudsz időt fordítani a céged stratégiájára, fejlesztésére, növekedésére.

Ebben a cikkben bemutatjuk a tipikus nehézségeket, melyekkel egy fejlődő stádiumban lévő ügynökség vezetője jellemzően küzd, majd inspirációként bemutatjuk azt is, hogyan működik egy olyan ügynökség, melynek a belső működése már letisztázottá és átláthatóvá vált.

A cikk több, magyarországi ügynökséggel való közös munka tapasztalatait foglalja össze, szóval a leírtak abszolút elérhetőek és megvalósíthatóak mindenkinek, aki tudatosan nyit a fejlődés irányába cégvezetőként! 

Jelek arra, hogy eljött a változás ideje!

Elsőnek tehát vegyük át, hogy milyen napi szintű nehézségekkel szembesül egy magyarországi ügynökség vezetője a belső működés terén.

“Csapatunk létszámának növekedésével hamar azzal néztünk szembe, hogy a munkatársak bizonytalanok a hozzájuk tartozó feladatokkal kapcsolatban, nem egyértelműek a határidők és a prioritások. Nekem, vezetőként rengeteg időm ment el a velük való egyeztetésekre, a felmerülő kérdések megválaszolására.“

Losonczi Éva – ügyvezető (ConceptFlow Kft.)

Kaotikus munkafolyamatok

Amióta már nem te végzel el személyesen minden feladatot és több szereplőssé vált az ügyfélszerzési és kiszolgálási folyamatotok is, egyre több redundancia és lassító elem rakódott rá a működésetekre. A kollégák pl. nem mindig a megbeszélt üzemezésben vagy módon végzik el a feladatokat.

Az sem ritka, hogy egy bizonyos munkafázisban elakad a folyamat, mert valaki véletlenül elfelejtette tovább gördíteni a projektet. Ezt persze nem mindig észleled időben, emiatt komoly csúszások is előfordulhatnak.

Elveszett, elkallódott információk

A mostani működésben sajnos benne van, hogy csak hosszas email “turkálászást” követően tudtok visszafejteni egy-egy fontos előzményt a projektben, ami mondanom sem kell, rendkívül időrabló tud lenni, nem is beszélve arról, hogy annak a kockázatát is magába rejti, hogy emiatt elestek 1-2 extra megrendeléstől, mert végül elkallódott az információ és nem jut el a megvalósítási szakaszig.

A legfájóbb természetesen az lehet, ha egy friss érdeklődő kapcsán felejtetek el valamit, ami adott esetben negatívan is befolyásolja az értékesítés sikerességét. Nem is beszélve arról, hogy erre kitalált rendszerek vagy tudatosság híján kevés ügynökség fókuszál a meglévő, sikertelenül lezárt érdeklődők újra megkeresésére, utánkövetésére, pedig ezekből a jelentkezőkből is lehetne a cégnek értékesítési bevétele.

Túlterheltség, túl sok manuális munka

Feszített munkatempóban dolgoztok mindannyian a csapaton belül. Kezdetben még sok minden manuális módon is működőképes volt, mára azonban már beállt úgy a működés, hogy komoly terhet venne le a vállatokról, ha minél több önműködő automatizmust vezetnétek be a cégen belül.

“Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. {…} Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni.“

Görgényi Hajni – ügyvezető (Nyú-Tex Display Kft.)

Nem mindig világos, hogy ki hol tart éppen, vagy hogy haladnak a projektek 

Sok ügyféllel dolgoztok együtt párhuzamosan, akiknek mind-mind menedzselni kell a feladatait. Sok időd megy el azzal, hogy neked kell összeollózni különböző forrásokból és személyektől a projektek aktuális állását, illetve a kiadott feladatok státuszát. Sok az időrabló meeting, melyek ráadásul valójában nem is gördítik előre a projekteket.

Vannak vállalásaid az ügyfeleid felé, melyeket teljesíteni kell, azonban nem szeretnél mikromenedzselni és a kollégákat folyton felügyelni és emlékeztetni a saját feladataik határidejéről.

Tudatos erőforrás-gazdálkodás hiánya

Ügynökség vezetőként lényegében a munkatársaid szellemi kapacitásaid árulod. Ehhez fontos lenne, hogy az adatok segítségével kövesd, hogy kinek, mekkora a munkaterhelése, ahhoz, hogy ne fordulhasson elő, hogy valaki alul teljesít, illetve természetesen az sem, hogy túlterheled a kollégákat.

Letisztázott működés és átláthatóság a cégedben, több szabadidő neked!

A következőkben, végigveszünk néhány fontos területet az ügynökség belső működése szempontjából és részletesen bemutatjuk a fejlesztés előnyeit.

A most bemutatott működési rend alapja egy digitális munkaszervező rendszer, mely a mindennapi működés átláthatóságának és szabályozottságának javításában tud támogatni titeket. Ezek olyan rugalmas megoldások, melyekben egyszerű és rendkívül testreszabható módon le tudod képezni a legfontosabb céges folyamataid, illetve vezetni a céges feladatokat, projekteket, az előrehaladást és teljesítményt pedig adatok segítségével tudod követni.

Gördülékeny kiszolgálás, elégedett ügyfelek

Biztos neked is megvan a fejedben az ügyfélkiszolgálás jellemző folyamata és a tipikus feladatok. A rendszer abban tud neked segíteni, hogy egy belső, bármikor és tetszőleges számban sokszorosítható sablont képezve szabályozni és sztenderdizálni tudod az ügyfélkiszolgálást. Létrehozhatsz például egy sablont az ügyfél beléptetés tipikus teendőire, illetve külön egyet a havi szinten jelentkező feladatokra, innentől kezdve az általad elvárt módon fognak a dolgok történni, ugyanakkor az elindításukhoz többé már nem kellesz.

A folyamatok leírásánál nem kell rögtön hatalmas dolgokra gondolni. Abszolút el lehet kezdeni piciben is. Ráadásul tapasztalatunk szerint már azzal is bőven hatalmasat tud javulni a hatékonyság, ha pusztán a meglévő, már működő legjobb gyakorlatot kezditek el az összes kolléga körében meghonosítani, majd állandósítani!

Arra is lehetőség van, hogy a periodikusan jelentkező feladatokat a rendszer automatikusan létrehozza és ki is ossza. Ráadásul abban is támogat, hogy betartatja a kollégákkal az általad meghatározott lépéseket. Például csak akkor lehet lezárni egy feladatot, ha minden fontos információt rögzítettek előtte róla.

Nem biztos, hogy mindig életszerű, hogy a kollégák szabályzatokat böngészgessenek a folyamataidról. A rendszeren belül viszont lehetőség van arra, hogy a feladatokhoz pontos munkautasításokat, sablonokat, levélterveket csatolj, így sokkal valószínűbbé válik, hogy az elvárt módon hajtják végre a feladatokat.

A projektek állását vezetői riportok segítségével követheted, melyekből gyors döntést tudsz hozni, hogy mi halad az eredeti ütemterv szerint és hol és miben szükséges beavatkozás.

A felülethez egyébként akár az ügyfeleid is hozzá tudod rendelni, ekkor nemcsak azt tudod elérni, hogy ők is a rendszeren belül, egységes módon fognak kommunikálni veletek, de azt is, hogy transzparens módon tudod mutatni számukra az aktuális előrehaladást, ez amúgy versenyelőnyt is jelenthet számotokra a konkurenciával szemben.

Garantáltan feldolgoztok minden új érdeklődést

A jelenlegi, potenciális és egykori ügyfeleket egy erre dedikált, szűrhető, csoportosítható, kereshető, testreszabható belső adatbázisban tudjátok kezelni. Ráadásul az újonnan beérkező érdeklődéseket automatikusan is be lehet vinni ide, nem kevés munkát megspórolva ezzel mindenkinek.

Az ügyfelekkel kapcsolatos minden fontos információt (pl. cégadatok, elérhetőségek) és a kapcsolódó feladatokat (pl. vállalások, határidők, felelősök) egy mindenki számára elérhető és folyamatosan frissülő felületen tudtok vezetni, természetesen mindezt megfelelő jogosultságkezeléssel.

Egy bizonyos cégméret felett már azt sem egyszerű végigkövetni, hogy melyik aktív ügyfelednek, mennyit, mikor és milyen ütemezésben szükséges számláznod. A rendszer abban is segítségedre lesz, hogy ezekről automatikusan emlékeztet.

Kiosztja a feladatokat, segít betartatni a lépéseket

A beérkező érdeklődéseket a rendszer aztán automatikusan ki is tudja osztja a megfelelő a felelősnek, határidővel ellátva és rendszeresen emlékezteti is őt arról, hogy mi a következő lépés, illetve ha elfelejtett volna valamit. Az előre megírt levélsablonokat pedig ki tudja automatikusan küldeni.

Ráadásul az ügyfélszerzési folyamat valamennyi fontos lépése (teendők, dokumentumsablonok, levéltervek, script-ek, stb.) automatikusan kiosztható a rendszeren belül.

Vezetőként neked tehát elég csupán egyszer jó alaposan átgondolni és tökéletesíteni az értékesítési folyamatod, ezt követően a rendszer gondoskodik arról, hogy betartassa helyetted a munkafolyamatokat.

Ráadásul mostantól mindezekről pontos adataid lesznek, így objektív módon tudod a későbbiekben továbbfejleszteni a folyamatokat.

Lesz egy éjjel-nappal dolgozó “virtuális asszisztensed”

A technikai háttér már abszolút adott arra, hogy a rendszeresen jelentkező, manuális feladatokat automatizálni tudd, mindezt felhasználóbarát módon, mindenféle “kódolás” nélkül. Például egy új ügyfél esetén a rendszer automatikusan létre tud hozni nektek a dokumentumkezelőtökben (pl. Google Drive) egy ügyfélmappát, benne a kitöltendő sablondokumentumokkal, mindezt úgy, hogy közben jogosultságot is ad ezekhez mindenkinek, akinek kell és még egy levelet is kiküld erről az érintetteknek. Arra is lehetőség van, hogy pl. a hírlevélküldőtöket összekössétek a munkaszervező rendszerrel, így például egy sikertelenül feldolgozott érdeklődőnek egy automatikus hírlevélkampányt tudtok küldeni.

Nincs több elvesztegetett erőforrás

A rendszerben keletkező adatok alapján, a belső riportok segítségével világosan látni fogod, hogy melyik munkatársra mennyi feladatot allokáltál. Követni tudod, hogy ki, milyen ütemben halad a saját feladataival, illetve azt is, hogy kinek, milyen mértékű esetleges elmaradása van. 

A rendszerbe nemcsak a jelenlegi, de a a következő időszak teendőit is fel tudod vezetni, ezáltal mindenki számára tervezhetővé válik a munka. Lehetőség van akár arra is, hogy az éves célkitűzésekhez konkrét feladatokat rendelj, melyek teljesülését további mérőszámokkal is követheted.

Olajozottan zajló beléptetés, kiváló első benyomás

A rendszer nemcsak a potenciális érdeklődők nyilvántartására és követésére alkalmas, hanem a cégedben meghirdetett álláslehetőségeket is teljeskörűen menedzselni tudod benne. Kösd be a pályázókat közvetlenül a rendszerbe egy űrlap segítségével, majd automatizmusok révén emberi beavatkozások nélkül is értesíteni tudod őket a státuszuk aktuális állapotáról, a felelős kollégákat pedig az aktuális teendőkről.

Itt még azonban korántsem ér véget a lehetőségek tárháza. A sikeres jelölt beléptetési és beilleszkedési folyamatát is le tudod képezni egy sablon segítésével: egy gombnyomással ki tudod osztani neki a próbaidő tipikus teendőit. Létre tudsz hozni egy valóban ütős listát, melyhez dokumentumokat, videókat, leírásokat, linkeket tudsz hozzárendelni, így az új kolléga a ténylegesen el fog tudni kezdeni dolgozni önállóan is, megalapozva ezzel a kezdeti jó benyomást is.

Ez a rendszer abban is nagy segítségedre lesz, hogy könnyebben meg tudd ítélni, hogy egy új, próbaidős kollégának, van-e hosszútávon is maradása a cégednél, hiszen látni fogod, hogyan haladt és miként boldogult a kiosztott feladatokkal.

Ezért éri meg belevágni

“A rendszer bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk.“

Losonczi Éva – ügyvezető (ConceptFlow Kft.)

“Amióta bevezettük a rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

Görgényi Hajni – ügyvezető (Nyú-Tex Display Kft.)

Turbózd fel a változást egy szakértő segítségével

Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal egy professzionálisabb belső működés irányába?

Vedd fel velünk a kapcsolatot, szívesen segítünk! Gyere el egy ingyenes, kötetlen beszélgetésre, ahol részletesen is át tudjuk beszélni a céged helyzetét és azt, hogy pontosan mivel is jár egy ilyen fejlesztés!

Figyelem: ha önállóan szeretnéd megnézni vagy kipróbálni a cikkben bemutatott munkaszervező rendszereket, ezt tőlünk függetlenül is meg tudod tenni. Kattints például ide vagy ide. Automatizálásra pedig ezt ajánljuk.

Jelentkezz hozzánk:

  1. ha a szoftver kiválasztás, majd bevezetés terhét és kihívásait részben vagy teljes egészében inkább egy szakértőre bíznád.
  2. Ha fel akarod gyorsítani ezt a folyamatot és szívesen megtanulnád egy szakértőtől az alapokat, elkerülve a tipikus buktatókat.

Tedd meg még ma az első lépést a hatékonyabb belső működés irányába! Jelentkezz hozzánk egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.

Díjmentes telefonos egyeztetés

    UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!