5 intő jel arra, hogy itt az ideje elkezdeni vezetni a céges feladatokat

Emlékszem, milyen volt, mikor elsőre átvettem egy nagyobb csapat irányítását. Hirtelen ellepett a feladatok tengere. Meetingről, meetingre jártam, persze elvégezni a “rendes” munkát már csak késő este maradt időm

Egyszóval brutál túlterheltté váltam. Állandóan futottam az információk után és kérdezgettem a kollégákat, hogyan állnak a kiosztott feladatokkal.

Szerencsére sikerült megoldást találni ezekre a problémákra, mely újra átláthatóvá varázsolta a működésünket, ráadásul egy csomó időt megspórolt nekem.

No, de ne szaladjunk ennyire előre. Elsőként vegyük végig, melyek a tipikus intő jelek arra, hogy változás szükséges a cégedben.

Ami eddig úgy-ahogy elműködgetett, mostanra már összeomlani látszik?

Cetliken, kockás papíron, email-ben, esetleg össze-vissza, mindenféle Excel táblában vezetitek a feladatokat? Vegyük végig ennek a működésnek a tipikus korlátait.

1. Nem látod át, ki hogy halad a kiosztott feladatokkal

Ha delegálsz egy feladatot, legközelebb már csak akkor értesülsz az eredményéről, ha újra egyeztetsz az érintett munkatárssal.

Közben meg végig homály fedi azt, hogy vajon hol tart vele, egyáltalán elkezdett-e már dolgozni rajta

Magyarán nincs folyamatos visszacsatolás, csak ha erre külön rákérdezel, ez meg valljuk be, egy idő után frusztráló tud lenni mindkét érintett fél számára. 🙂

2. Elfelejtetek dolgokat

Az előzőnél már csak az rosszabb, ha nemhogy folyamatos visszacsatolás nincs, de még el is felejti végrehajtani a kolléga a feladatot

Egy-egy fontos feladat elfelejtésének pedig bizony komoly anyagi következménye is lehet. Ha pl. az értékesítésben elfelejtetek valamit, lehet, hogy pont azon a dolgon fog állni vagy bukni egy ígéretes üzlet.

3. Annyi feladat, hogy lehetetlen már fejben tartani

Nyilván egy bizonyos feladatmennyiség után tőled sem elvárható, hogy minden feladatot észben tarts. Arra meg pláne nincs se időd, se energiád, hogy mások helyett adminisztráld a saját feladataikat, elég gondod van enélkül is…

4. Nem látod át az összképet

Az össze-vissza felírt feladatok tengerében nem csoda, ha sokszor úgy érzed, hogy már nem látod át rendesen a céged

Való igaz, nehéz úgy átlátni a projekteket, hogy nincs a feladatokról egy egységes nyilvántartás vagy ha van is, de azok össze-vissza, totál rendszertelenül vannak frissítve.

5. Állandóan megbeszéléseket kell tartanod

Ahhoz, hogy a csapaton belül folyamatosan áramoltatva legyen az információ és mindenki értesüljön az őt érintő változásokról, folyton megbeszéléseket kell tartanod. A megbeszélések viszont már kezdenek annyira megszaporodni, hogy lassan miattuk már nem jut idő a tényleges munka elvégzésére.

Egyébként messze a megbeszélés az egyik legköltségesebb dolog a céged életében. Gondolj bele, egyszerre odaülteted több kollégádat is, akiknek párhuzamosan pörög az órabérük, ráadásul a meeting végére sokszor nem is sikerül egyről a kettőre jutni.

Íme a világ legegyszerűbb feladatkezelő rendszere

A továbbiakban a Trello nevű, magyar nyelvű, szuper egyszerűen bevezethető és megtanulható szoftvert fogom bemutatni neked. Ha nyitnál a digitális feladatkezelés irányába, ennél szimplább megoldást már tényleg nem tudok ajánlani neked. 🙂

Ez lesz a szoftvert, mely újra átláthatóságot teremt a cégedben, neked meg egy csomó időt megspórol cégvezetőként.

Figyelem: semmi űrtechnológiát nem fogok bemutatni a cikkben. Garantálom neked, hogy tényleg bármilyen fejlettségű KKV számára megugorható, ponfonegyszerű megoldásról fogsz olvasni…

Végre rálátsz az előrehaladásra

Ha létrehozol egy feladatot valakinek, később is látod, mi történt a feladattal. Ha legközelebb rákeresel, látod, hogy haladt-e valamit vele a kolléga, egyáltalán átvette-e, beérkezett-e hozzá a kérésed. Tehát tényleg valós időben tudod követni az előrehaladást.

Erről természetesen értesítést is beállíthatsz magadnak és akkor egyből jelez a rendszer (pl. email-ben vagy okostelefonon), ha bármi frissítés történt.

Tehát nem kell többé rákérdezned külön a feladatra, enélkül is látod, hogy mi a helyzet vele.

Ha az érintett kollégád végzett a feladattal, a rendszeren belül tudja jelezni neked, illetve beküldeni a kért információkat. Neki is könnyebb lesz az élete, mert nem kell szóban vagy email-ben ezt külön jeleznie feléd.

Ha bárkinek bármi kérdése lenne feléd, ezt is szépen gyűjti neked a rendszer. Bármikor megnyitod a felületet, egyben összegzi neked a saját teendőket.

Automatikusan emlékeztet a teendőkről

Nincs több elfelejtett feladat, hiszen a határidő lejárta előtt a rendszer minden érintettnek automatikus értesítést küld. Okostelefonra, rendszeren belüli belső, de akár email értesítőt is kérhetsz.

Beállíthatod azt is akár, hogy ezt az értesítőt neked vagy az egyik vezetődnek is küldje el és akkor tuti biztos, hogy el lesz végezve a teendő.

Mindennek írásos nyoma marad és bármikor visszakereshetővé válik

Nem lesz többet félreértés belőle, hogy mi is volt a feladat, hiszen mindennek írásos nyoma marad. Be tudod állítani a felelőst és határidőt is, így nem lesz többé félreértés abból, hogy mikorra kell elvégezni a feladatot.

Akár hónapokkal később is könnyen visszakereshetővé válik az információ. 

Végre újra átlátod a céged

Nap végén elég csak megnyitod a rendszert, látod belőle, hogy ki hogy haladt, mivel végzett (és mivel nem). A rendszer kb. minden történést, változást, frissítést szépen eltárol neked.

Át tudod nézni tehát a friss történéseket, anélkül, hogy “zaklatnod” kéne ezzel kapcsolatban a kollégákat. Képzeld el, mennyivel átláthatóbb lenne így a működésed a mostanihoz képest.

Látod, hogy ki hogy halad, teljesít a csapaton belül. Ha probléma van, még időben be tudsz avatkozni.

Ha projekteket visztek, akkor egyben is látni fogod, hogyan haladnak a projektek, melyek az elvégzett vagy lejárt határidejű feladatok az egyes projekteken belül.

Ki is osztja helyetted a feladatot

A rendszeresen visszatérő feladatoknál beállíthatod, hogy hozza létre helyetted a rendszer ezeket és értesítse is ezekről a kollégákat.

Elég csak egyszer összeírnod és beállítanod ezeket a visszatérő feladatokat, onnantól már elvégzi helyetted a piszkos munkát. 🙂

Pl. ha minden héten ki kell üríteni a postaládát, akkor erre beállítasz egy visszatérő feladatot, amit aztán mindig megkap a felelős (pontos feladatleírással, határidővel). Ha valamelyik héten nincs lezárva, akkor tudod, hogy valami gikszer van és közbe kell lépned.

A visszatérő projektekből is ugyanúgy csinálhatsz egy projektsablont. Ezt követően pár kattintással, kb. 1 perc alatt elindítható egy új projekt, benne több tucat, már kiosztott feladattal.

Képzeld el, mennyi felesleges terhet venne le ez a válladról. Mire használnád fel a plusz időt? 🙂

+1 Megbeszélés “gyilkos”

Vezetőként, amikor bevezettem a csapatomnál egy ilyen eszközt, nálunk pont nullára esett vissza a megbeszélések száma. Teljesen felesleges volt többé feltenni azt a kérdést, hogy ki hogy áll. Bárki lekérhette ezt az infót egy kattintással a rendszerből.

Egy csomó időnk felszabadult, más értékes tevékenységre. Emellett gondold el, hogy mennyi pénzt spórolt meg ezzel a cég…

Természetesen ez nem azt jelentette, hogy többé nem beszéltünk egymással 🙂 Pusztán azután már ezekről nem kellett, helyette egyből több idő lett pl. csapatépítésre.

Letisztult működés és átláthatóság a cégedben, több szabadidő neked!

Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal a digitális feladatkezelés irányába? 

Figyelem: ha önállóan szeretnéd megnézni vagy kipróbálni a cikkben bemutatott rendszert,  ezt tőlem függetlenül is meg tudod tenni erre a linkre kattintva.

Ezzel szemben jelentkezz inkább hozzám:

  1. ha nyitott vagy arra, hogy a szoftver kiválasztásának, majd bevezetésének  terhét és kihívásait részben vagy teljes egészében inkább egy szakértőre bízd.
  2. ha fel akarod gyorsítani ezt a folyamatot és szívesen megtanulnád egy szakértőtől az alapokat, elkerülve a tipikus buktatókat

Tedd meg még ma az első lépést! Jelentkezz hozzám egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.

Díjmentes telefonos egyeztetés

    Ezért éri meg belevágni

    “A rendszer bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

    Losonczi Éva
    tulajdonos, ConceptFlow

    “Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük a rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

    Görgényi Hajni
    tulajdonos, NTDisplay

    “A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok “művész” kollégával. A rendszer elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

    Knapcsek Katalin
    tulajdonos, KNK PR & Média

    “Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

    Kocsis Csaba
    tulajdonos, Avadoo Design Studio

    “Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

    Farkasné Kun Györgyi
    tulajdonos, Top Full Clean

    “Cégvezetőként heti 5-10 órát spórolnak meg nekem a bevezetett rendszerek. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.” 

    Scherzer Marcell
    tulajdonos, Blue Marketing

    “Sokkal átláthatóbbak a projektjeink, mind tervezésben, mind a munka egyes fázisaiban. Nagy segítséget nyújt az a pár automatizációs lépés amit eddig bevezettünk, fogunk majd még többet is használni!”

    Ványi Rajmond
    tulajdonos, Superior Pentest

    “A fejlesztés összesen havi 10-20 munkaórát spórol meg nekünk. Nemcsak olcsóbb lett így a működésünk, hanem egyúttal a hibázás lehetősége is lecsökkent, ráadásul több idő jut a kreatív tevékenységekre.”

    Szabó Szilveszter
    tulajdonos, Lasemedia

    UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!