Cetlihalmokból önműködő vállalkozás: milyen út vezet ide?

Ebben a cikkben az önműködő vállalkozáshoz vezető út tipikus állomásait, mérföldköveit gyűjtöttem össze. Elsőként azonosítsd be, hogy éppen hol tart a céged folyamatban, majd tekintsd át, hogy mi kell tenni hozzá, hogy egy következő szintre jusson a céged belső munkaszervezése.

Ez a modell leginkább a haladó szintű vállalkozóknak lesz hasznos, akik kollégákat vezetnek és már stabilizálták a helyzetük a piacukon, más szóval olyan cégeknek, akiknek már van mit optimalizálni a működésükön. Ez a cikk sok-sok valós, hazai ügyféltapasztalatra épül és egy ajánlott fejlődés utat mutat be.

1. SZINT: Cetlihalmok vagy Excel táblák dzsungele

Ez tekinthető a munkaszervezés legelső stádiumának. Itt alapvetően Tőled indulnak cégvezetőként a feladatok, ráadásul te is kellesz a beszámoltatáshoz, melyhez maximum  Excel-t vagy cetliket használsz, de legtöbb dolog jellemzően csak fejben van meg.

Tünetek és tipikus problémák

  • Nem látod át, ki hogy halad a kiosztott feladatokkal: végig homály fedi azt, hogy vajon hol tartanak a kollégák épp, egyáltalán elkezdtek-e már dolgozni rajta.
  • Elfelejtetek dolgokat: magától semmi nem fog titeket emlékeztetni a határidőről.
  • Elkallódik az információ: email kutató hadjáratot kell folytatni, egy-egy kulcs információ visszakereséséhez.
  • Túlterhelt vagy és állandóan megbeszélésekre jársz, ahelyett, hogy a saját feladataiddal haladnál.

1. Vezess be a cégednél egy e-feladatkezelő rendszert

Magyar nyelvű, könnyen bevezethető, egyszerűen megtanulható, “hülyebiztos” alternatíva a Trello. Kicsit bonyolultabb, angol nyelvű, de a későbbiek során komplexebb, összetettebb dolgokra is használható,  jobban skálázható megoldás a Monday.com.

2. Honosítsd meg a digitális feladatkezelés belső kultúráját

Szoktasd rá a csapatod (és persze önmagad), hogy mostantól mindenki a programban dolgozzon, státuszoljon, kérdezzen, ahelyett, hogy email-t írna vagy felhívná a másikat. Érd el, hogy tényleg mindenki és egységes módon használja!

Ha jobban elmélyülnél a témában:

2. SZINT: Még főnök osztja a feladatokat, de már digitálisan

Itt már egy e-feladatkezelő programban osztod és kapod a feladatokat cégvezetőként. Ez már hatalmas előrelépést jelent a korábbiakhoz képest: 

  • Rálátsz az előrehaladásra: a nap végén elég csak megnyitod a rendszert, látod belőle, hogy ki hogy haladt a kiosztott feladatokkal.
  • Nincs elfelejtett feladat: automatikusan értesít a rendszer minden fontos változásról és határidőről.
  • Mindennek írásos nyoma van, bármikor visszakereshetővé válik az információ.
  • Csak kevés, célzott meeting-etek van: ezáltal egy csomó időt megspórolsz magadnak és a csapatodnak.

Tünetek és tipikus problémák

  • Még mindig te kellesz, ahhoz, hogy menjenek a dolgok. A kollégák közvetlenül neked státuszolnak, tőled kérdeznek, ha elakadnak sokszor megállnak, mert rád várnak.
  • Ha nem indítasz el egy feladatot, jó eséllyel senki más nem fogja helyetted.
  • Ha elmész nyaralni vagy pihenni, folyton jön a kérdés özön, hogy ezt vagy azt, hogy is kell elvégezni vagy jó lesz-e így vagy úgy.
  • Mindig újra nekiálltok kitalálni a tutit: ha bejön egy új projekt, akkor mindig elölről neki kell állni és összeszedni a feladatokat, ráadásul mindenki kicsit a saját szájíze szerint hajtja végre a dolgokat.
  • Elveszik a tudás a cégen belül: ha elmegy pl. egy kulcsmunkatárs, viszi magával a tudás és know-how nagy részét.

1. Kezdj el sztenderd folyamatokban gondolkodni, dobozosítsd a működésed

Ismerd fel és tudatosítsd, hogy a céged belső működése nem ad-hoc feladatok és projektek halmaza. Kezdj el úgy gondolni a működésedre, mintha egy gyártócég lennétek vagy éppen a McDonald’s.

2. Írasd le egy szakemberrel a céges kulcs folyamatokat

Kezdésnek legyen meg a működés szempontjából kulcsfontosságú, 3-4 folyamat leírva, ledokumentálva: vezetői elvárosokkal, határidőkkel, felelősökkel, dokumentumsablonokkal együtt.

3. Képeztesd le a korábban bevezetett rendszerbe a folyamatot

Folyamatleírásokat önmagában egyik kollégád sem fog olvasgatni munkavégzés közben (pláne nem örömmel 🙂 ). Ezt a tudást át kell ültetni a digitális rendszerbe, hogy valóban beépüljön a mindennapi működésbe. Tehát nem elég, hogy legyenek folyamatleírások, el kell érni, hogy mindenki az elvárásaid mentén végezze a munkáját!

Ha jobban elmélyülnél a témában:

3. SZINT: Már a főnök nélkül is haladnak a dolgok

Ez megint óriási előrelépést fog jelenteni az eddigiekhez képest. Itt már egy csomó időd felszabadul cégvezetőként és végre van időd a céged jövőjén, stratégiáján dolgozni, plusz pihenni, kikapcsolódni is.

  • Nem te vagy a dolgok elindítója, maximum lesznek pontok, ahol célzottan bekapcsolódsz pl. ha alá kell írni valamit vagy jóvá kell hagyni egy korábbi lépést.
  • Sztenderd módon működtök: garantálni tudod a végeredményt az ügyfeleidnek,  úgyis, hogy a belső felelős változhat a végrehajtásban.
  • Mindenki tudja a feladatát és az elvárt lépéseket:, kb. 1 perc alatt kiosztható, elindítható egy új projekt teljeskörűen a digitális rendszeretekből.
  • Újrahasznosítható sablonokból dolgoztok: így folyamatosan gyűlik az értékes belső céges tudás.
  • Sikeresen meghonosodott a cégen belül a folyamatszemlélet kultúrája. Már nem csak egyedül neked fontos ez.

Tünetek és tipikus problémák

  • Sok a manuális munka, belefulladtok az adminisztrációba: túlterhelt a csapatod, mely a teljesítményre is kihatással van.
  • Benne van a működésben a hibázás lehetősége: néha nem megy ki egy fontos email vagy valaki rosszul vagy nem adminisztrál egy kulcs adatot.
  • Pont a sok manuális munka miatt sok esetben vagy több területen még lassan, körülményesen működtök.
  1. Gyűjtesd össze a visszatérő, rutin és adminisztratív típusú feladatokat. Válogasd ki elsőként a leginkább időrabló vagy a legnagyobb problémát okozókat.
  2. Kérj egy szakértői javaslatot az automatizálható lépésekre és a megvalósításra.
  3. Automatizáltass be szépen-fokozatosan mindent, amit csak lehet egy irodai automatizációs szoftverrel (pl. make.com)

4. SZINT: A gép végzi a “piszkos munkát” helyettetek

Ebben a stádiumban a digitális rendszerben leképezett folyamatokat újra górcső alá veszed és a rutin és adminisztratív típusú lépéseket mind-mind kiszervezed egy automatizációs szoftvernek:

  • Már nem a kollégák értékes idejét terheled a visszatérő és rutin feladatokkal. Helyette mindenki a valóban értéket adó, kreatív típusú feladatokra tud koncentrálni.
  • Drasztikusan lecsökken a hibázás lehetősége.
  • Nő az ügyfélelégedettség, hiszen gyorsabbak, pontosabbak vagytok, mint a versenytársak, könnyebb veletek együttműködni.
  • Amit csak érdemes, már beautomatizáltál: pl. automatikusan értesíted az ügyfeleket, hívod meg a rendszeridbe, hozol létre vagy töltesz fel dokumentumokat, szerződéseket, stb.
  • A kulcsrendszereid között automatikus az integráció: tehát nem kézzel viszitek át egyikből a másikba az adatokat.

Tünetek és tipikus problémák

  • Sok mindent megszokásból csináltok, “jól van az úgy” alapon
  • Egyszer valaki kitalálta, hogyan működjenek a dolgok, azóta nem volt valós felülvizsgálat.
  • Ezek miatt nem nő az ügyfélelégedettség vagy éppen sok a felesleges elem, redundancia a működésben. Pl. lassabbakkal, körülményesebbek vagytok a kelleténél vagy a versenytársaknál.
  • Kizárólag megérzésből, intuícióból döntesz
  • Nincsenek vagy 100 év lenne folyton összegyűjteni a céges kulcsadatokat, melyekből fontos döntéseket tudnál hozni

Honosítsd meg az adatalapú döntéshozatal belső kultúráját

  1. Kezdj el kulcsmutatókat meghatározni, kísérletezz ezekkel, hogy mennyire bizonyulnak hasznosnak.
  2. Építsd be a saját döntéshozatalodba, mindennapi működésedbe az adatok folyamatos az értelmezését és követését.
  3. Vezess be egy BI rendszert, mely automatikusan összegyűjti és vizuálisan, átlátható módon közreadja a bevált és letesztelt mutatókat.

Kezdd el a végtelenbe tökéletesíteni a folyamataid

  1. Ötleteljetek, mivel lehetne gyorsabb, könnyebb a működésetek vagy éppen mivel lehetne nagyobb élményt nyújtani az ügyfeleknek.
  2. Indítsatok rá egy pilot projektet, majd mérjétek vissza adatalapon a sikerességét.
  3. Folytassátok ezt, amíg csak érdemes tovább csiszolni az adott folyamaton.

5. SZINT: Hátradőlve figyeled az adatokat egy vezetői irányítópulttal

Ez már nagyon is haladó szintű működésnek számít. Jó eséllyel itt már túl is teszel a hazai versenytársak nagy részén és már nemzetközi is megállja a helyét a belső működésed. Őszintén gratulálok, ha ide eljutottál!

  • Vezetőként pár bevált kulcsmutató alapján figyeled a teljes céged, melyekre bármikor rá tudsz nézni, hiszen automatikusan érkeznek az adatok hozzád.
  • Ha kell mélységében (pl. területi szinten) is belelátsz az adatokba: méred az értékesítés vagy marketing teljesítményét, az ügyfélelégedettséget, a kollégák egyéni hozzájárulását vagy épp a projektek megtérülését.
  • Folyamatosan kísérleteztek és próbálkoztok, annak érdekében, hogy jobb, gyorsabb vagy költséghatékonyabb legyen a működésetek.
  • Az eredményeket mindig adatalapon méritek vissza, ez alapján is döntötök arról, hogy a konkrét változtatás sikeres volt vagy sem.

Bárhol is legyen az elakadásod, szívesen segítek a következő lépés  megugrásában

A terület teljes spektrumát lefedem: önálló kivitelezéssel, tanácsadással vagy oktatással is tudlak a cél elérésében támogatni! Akár az elejétől végigkísérlek a változásban.

  • begyújtjuk a rakétákat és meggyorsítjuk a változást
  • leveszem rólad a szoftver kiválasztás, testreszabás, bevezetés terhét
  • segítek elkerülni a tipikus buktatókat, átadom a legjobb gyakorlatokat

Tedd meg még ma az első lépést! Jelentkezz hozzám egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.

Díjmentes telefonos egyeztetés

    Ezért éri meg belevágni

    “A rendszer bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

    Losonczi Éva
    tulajdonos, ConceptFlow

    “Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük a rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

    Görgényi Hajni
    tulajdonos, NTDisplay

    “A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok “művész” kollégával. A rendszer elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

    Knapcsek Katalin
    tulajdonos, KNK PR & Média

    “Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

    Kocsis Csaba
    tulajdonos, Avadoo Design Studio

    “Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

    Farkasné Kun Györgyi
    tulajdonos, Top Full Clean

    “Cégvezetőként heti 5-10 órát spórolnak meg nekem a bevezetett rendszerek. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.” 

    Scherzer Marcell
    tulajdonos, Blue Marketing

    “Sokkal átláthatóbbak a projektjeink, mind tervezésben, mind a munka egyes fázisaiban. Nagy segítséget nyújt az a pár automatizációs lépés amit eddig bevezettünk, fogunk majd még többet is használni!”

    Ványi Rajmond
    tulajdonos, Superior Pentest

    “A fejlesztés összesen havi 10-20 munkaórát spórol meg nekünk. Nemcsak olcsóbb lett így a működésünk, hanem egyúttal a hibázás lehetősége is lecsökkent, ráadásul több idő jut a kreatív tevékenységekre.”

    Szabó Szilveszter
    tulajdonos, Lasemedia

    UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!