Külsős/belsős kommunikáció digitális munkaszervezővel

Digitális munkaszervező rendszerek segítségével a céged valamennyi fontos üzleti területére (pl. értékesítés, marketing, projektkezelés, ügyfélszolgálat, HR, stb.) létre tudsz hozni egy dedikált felületet, egyedi funkciókkal, integrációs lehetőségekkel, automatizmusokkal, szabályokkal és megjelenítéssel, vizualitással. Miközben cégvezetőként a rendszeren belül egy központi irányítópult segítségével tudod a fontos statisztikákat és frissítéseket követni.

A digitális munkaszervező rendszerek tehát rendkívül rugalmas és széles körű felhasználást tesznek lehetővé. Nemcsak a belső kommunikáció teljes körű kezelésére alkalmas, de a külső partnereket is be tudod csatornázni a rendszerbe. Kiválthatod akár ezzel a jelenlegi Slack, Microsoft Teams, Google Hangouts rendszereteket. 

Ebben a cikkben az egyik piacvezető megoldás, a ClickUp funkcióin keresztül mutatjuk be, hogy mennyi mindenre tudod használni a digitális munkaszervezőket a külső/belső kommunikáció terén.

Belsős kommunikációra

delegált feladatok visszakövethetővé válnak

Veled is előfordult már, hogy hiába küldtél meg email-ben egy új feladatot egy kollégádnak, arról ő valamiért nem értesült, és végül kénytelen voltál többször írni neki vagy felhívni telefonon? Digitális munkaszervezővel a munkatársak gombnyomásra tudnak neked automatikus visszajelzést adni, hogy megkapták és átvették az új feladatot. 

Biztos lehetsz benne, hogy az üzeneted célba ért, nekik pedig gyors és egyszerűvé válik a visszajelzés.

A feladat utóéletéről sem maradsz le aztán természetesen. Minden fontos frissítést, értesítést automatikusan megkapsz a feladatról.

senki nem marad többé le a céges közleményekről

Egy nagyobb csapat esetén már könnyű elveszni az információ tengerben. Hiába küldöd ki email-ben a fontos értesítéseket a kollégáknak, könnyen lehet, hogy az információ végül alig jut el valakihez. Hányszor hallottad vissza ezt, hogy “de hát ezt nekem nem is mondtátok?”

Ha a digitális munkaszervezőn belül kezeled a céges közleményeket, akkor visszajelzést kérhetsz a kollégáktól, hogy elolvasták és megértették az üzenetet, szóval egyből látni fogod, hogy ki az, akinek elsőre esetleg elkerülte a figyelmét. 

Ez a fontos közlendők ráadásul bármikor könnyen visszakereshetővé válnak, így akár utólag is tudsz majd rájuk hivatkozni.

A kollégák is hálásak tudnak lenni egyébként azért, ha tájékoztatod őket a fontos változásokról. Egy új munkatárs érkezése esetén pl. simán beépítheted a folyamatba, hogy mindenki kapjon egy automatikus rendszerüzenetet az új érkezőről.

priorizálni tudtok az információtengerből

A beküldött kérdések, kérések esetén jelezni tudjátok egymásnak, hogy melyek a fontosak és/vagy sürgősek, így nem fordulhat az elő, hogy pont a leglényegesebb kérdésre nem kap valaki választ.

A fontos email értesítésekre, akár létrehozhattok a levelezőrendszeren belül egy új mappát is, melyre majd sűrűbben néztek rá!

gyűjti neked a rendszer az olvasatlan üzeneteket

Hasonlóan a levelezőrendszerekhez, itt is jelölni tudod, hogy melyek azok az üzenetek, melyekkel már nincs több dolgot. Ugyanúgy, bármikor ha ránézel a rendszerre, láthatod, hogy mely válaszokkal vagy még adós.

Ne hagyd ki a jóból a külső partnereid, ügyfeleid se

hozz létre egy partner irányítópultot

A felsoroltak közül talán ez a leginnovatívabb, legkirályabb megoldás. Létrehozhatsz a partnereid számára egy irányítópultot (dashboard-ot), melyen követni tudja a feladatok állását, kérdezni tud tőletek és minden fontos dokumentumot vagy információt megtalál, melyet meg szeretnétek osztani vele.

Azt talán mondanom sem kell, hogy az ügyfélkommunikáció egységesítése és egy platformra terelése mennyire meg tudja könnyíteni a saját dolgotokat, de az vásárlói élmény növelés szempontjából sem elvetendő dolog egy ilyen megoldást bevezetni.

Itt egy másik remek példa, hogy mennyi minden jópofa dolgot ki lehet hozni egy ilyen ügyfélportálból!

csatold be az emailezést közvetlenül a rendszerbe

A rendszeren belül is tudsz közvetlenül emailt küldeni, így csak ezért nem kell a program és a leveleződ között válogatni. Ráadásul, ha egy bizonyos feladatból küldesz ki egy levelet, a válasz is automatikusan oda fog becsatornázódni. Tehát egy helyen lesz a feladattal együtt a releváns levelezés is.

Felturbózhatod akár még úgy is ezt, hogy levélsablonokat állítasz be, melyeket ki is tud küldeni válaszul a rendszer a beérkező levélre.

csatornázd be ide a megkereséseket

Űrlapokat hozhatsz létre, melyek tartalma automatikusan beérkezik a rendszerbe. Az űrlapokat használhatod pl. az értékesítési folyamatok esetén érdeklődések, egy HR folyamat esetén pl. egy álláspályázatra történő jelentkezések gyűjtésére, de akár a belső szabadságigények beküldésére is.

A beérkező űrlapokra aztán automatikus szabályokat hozhatsz létre: beállíthatod pl. az űrlap alapértelmezett felelősét és határidejét, így biztos lehet abban, hogy akinek fel kell dolgoznia a tartamát, garantáltan értesítést fog kapni egy új kitöltés esetén.

hívd meg az ügyfeleket is a beszélgetésbe

A legintenzívebb módon úgy tudod bevonni az ügyfeleket, ha hozzáadod őket vendégfelhasználóként a rendszerhez. Ekkor ő maguk is hozzá tudnak szólni feladatokhoz, státuszokat tudnak módosítani, új igényeket tudnak beküldeni és dokumentumokat is fel tudnak tölteni.

Talán te is tapasztaltad már a saját iparágadban, hogy manapság komoly versenyelőnyt tud jelenteni a transzparens működés. 

Emellett pedig még könnyebbé is teszi az életeteket azáltal, hogy egy egységes, kommunikációs csatornátok lesz az ügyféllel. Ráadásul, ha hozzárendeled az ügyfeled a saját feladataihoz, akkor automatikusan megkap róla minden frissítést és még a határidőről is értesíti a rendszer.

Turbózd fel a belső hatékonyságfejlesztést egy szakértő segítségével

Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal egy professzionálisabb belső működés kialakításának irányába? 

Figyelem: ha önállóan szeretnéd megnézni vagy kipróbálni a cikkben bemutatott rendszereket, ezt tőlünk függetlenül is meg tudod tenni.. A ClickUp önálló kipróbálásáért kattints ide.

Jelentkezz hozzánk:

  1. ha vannak még meg nem válaszolt kérdéseid vagy fel nem oldott dilemmáid a téma kapcsán
  2. ha a szoftver kiválasztás, majd bevezetés terhét és kihívásait részben vagy teljes egészében inkább egy szakértőre bíznád.
  3. Ha fel akarod gyorsítani ezt a folyamatot és szívesen megtanulnád egy szakértőtől az alapokat, elkerülve a tipikus buktatókat.

Tedd meg még ma az első lépést a hatékonyabb belső működés irányába! Jelentkezz hozzánk egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra.

Díjmentes telefonos egyeztetés

    Ezért éri meg belevágni

    “A ClickUp bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

    Losonczi Éva
    tulajdonos, ConceptFlow

    “Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük az e-feladatkezelő rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

    Görgényi Hajni
    tulajdonos, NTDisplay

    “A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok “művész” kollégával. A ClickUp elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

    Knapcsek Katalin
    tulajdonos, KNK PR & Média

    “Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

    Kocsis Csaba
    tulajdonos, Avadoo Design Studio

    “Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

    Farkasné Kun Györgyi
    tulajdonos, Top Full Clean

    “Cégvezetőként heti 5-10 órát spórol meg nekem az Integromat és ClickUp rendszer. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.” 

    Scherzer Marcell
    tulajdonos, Blue Marketing

    UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!