Egyre kevésbé látod át a saját céged értékesítését? Elégedetlen vagy az értékesítési teljesítménnyel? Többet is ki lehetne belőle hozni? Növekedni, fejlődni szeretnél?
Ami egyedül, kezdetben még jól működött, mára már lehet, hogy kevésnek bizonyul számotokra is. Elérkezett a fejlesztés ideje?! Ebben a cikkben részletesen végigvesszük egy fejlődő stádiumban lévő kisvállalkozás tipikus kihívásait, majd bemutatjuk, hogy milyen kézzelfogható, forintosítható előnyei vannak egy értékesítési rendszer bevezetésének.
tartalomjegyzék
Tipikus kihívások
Elfelejtetek dolgokat, kissé belassultatok
A sikeres értékesítés kulcsa a kiszámíthatóság és következetesség. Ha megígértek valamit egy potenciális ügyfélnek, akkor az igen csak bizalomromboló tud lenni, ha a kapcsolatépítés ennek a kritikus időszakában elfelejtetek betartani valamit vagy csak késve teljesítetek.
Te vajon megbíznál egy olyan cégben, aki már a megállapodás vagy szerződéskötés előtt sem nyújtja azt, amit megígért?!
Egy HR szakértőtől hallottam, hogyha próbaidő alatt nem vagy maradéktalanul elégedett egy új munkatárssal, akkor érdemes inkább elbocsátani. Hiszen ha már a kezdeti nagyobb figyelem mellett sem hozza az elvárt szintet, később hogyan várhatod, hogy javulni fog? Ugyanez igaz az értékesítésre is. Én biztos nem szerződnék egy olyan céggel, akivel már a kezdeti időszakban is fenntartásaim vannak.
Persze, ha igazán beindul a biznisz és kezd dömping lenni az érdeklődők száma terén, egyáltalán nem könnyű észben tartani minden információt. Ha ezt tapasztalod, ez már egy komoly figyelmeztető jel lehet arra, hogy ideje egy értékesítési rendszert bevezetni a cégedbe.
Fontos információk vesznek el
A kapcsolat- és bizalomépítés fontos része, hogy a kezdeti információmorzsák közül minél többet lejegyezzetek, hogy aztán ezeket a későbbiek során be tudjátok építeni a tárgyalási szakaszba. Ha egy érdeklődő fél év múlva ismét rátok telefonál, hogy most már készen áll vásárolni, vajon mennyi információt tudtok visszakeresni róla? Melyik termék vagy szolgáltatás iránt érdeklődött? Mi volt a fő fájdalompontja? Miért nem vásárolt legutóbb? Mire használná a terméket/szolgáltatást? Tegező vagy magázó viszonyba voltatok vele?
Teljesen más szintről tud indulni a kapcsolat, ha az ügyfél információk gyorsan rendelkezésre állnak. Rögtön érezni fogja a jelentkező, hogy képben vagytok a dolgairól és megbízhat bennetek.
Az érdeklődőkből egy bármikor visszakereshető, szűrhető adatbázist érdemes építeni, melyből aztán újabb kampányokat tudsz indítani. Ha a komoly, de elsőre sikertelenül lezárt érdeklődőknek pusztán csak a 20%-át egy ismételt megkereséssel sikerülne várárlóvá tennetek, ez mennyi profitot jelentene a cégednek?
Kesze-kusza folyamatok, váltakozó minőségű színvonal
Ami kezdetben egyszerűnek és logikusnak tűnt számodra, egy bizonyos csapatméret felett már döcögőssé kezd válni. Amióta már nem csak te végzel el személyesen minden feladatot és több szereplőssé vált az értékesítési folyamatotok, egyre több redundancia és lassító elem rakódott rá a működésetekre. A kollégák pl. nem mindig a megbeszélt üzemezésben vagy módon keresik fel az új érdeklődőket. Az sem ritka, hogy egy bizonyos munkafázisban elakad az értékesítés, mert valaki véletlenül elfelejtett lépni.
Mekkorát tudna növekedni a céged csak attól, ha mostantól minden értékesítő egységes minőséget produkálna és mindig úgy dolgozna, ahogy a legkiválóbb kollégád vagy éppen te szoktál? A különböző mérések alapján csak attól, hogy elkezded sztenderdizálni az értékesítési folyamatod, 10-15%-os javulás várható!
Nem látod át, hogy haladtok, ki hol tart vagy mit csinál
A csapatod mérete és a feladatok komplexitása, mennyisége miatt már se erőd, se energiád nincs mindenhol ott lenni, egyre kevésbé fér bele az, hogy mindenkivel mindenről szóban egyeztess. Ugyanakkor a céged jövőjét befolyásoló fontos döntések meghozatalához továbbra is szükséged lenne arra, hogy gyorsan és hatékonyan átlásd a céged működését.
Ki a legkiválóbb értékesítőd és ki az, aki átlag alatt teljesít? Hol vagy melyik kollégádnál vannak a legnagyobb elakadások vagy késlekedések? Hány új érdeklődő jött be múlt hónapban és mennyi volt a sikerráta? Mennyi volt az igazán komoly érdeklődők száma, akiket esetleg később is érdemes lenne újra megszólítani?
Ha nincsenek meg vagy nincsenek rendszeresen kiszámolva ezek a mérőszámok, itt az ideje, hogy biztosítsd ezeket magadnak a hatékony döntéshozatalhoz. Közhely, de igaz: pusztán attól, hogy valamit elkezdtek mérni, már komoly javulás fog bekövetkezni, anélkül is, hogy ezen kívül bármi egyéb dolgon változtatnátok. Szóval már csak ezért is érdemes egy mérési rendszert kialakítani.
Kezdtek túlterheltté válni
Feszített munkatempóban dolgoztok mindannyian a csapaton belül? Kezdetben még sok minden manuális módon is működőképes volt, illetve fejben is meg tudtatok mindent jegyezni. Mára azonban már beállt úgy a működés, hogy komoly terhet venne le a vállatokról, ha a visszatérő feladatokat és az értékesítési folyamat lépéseit egy rendszer megtámogatná automatizmusokkal.
Ha csak a rutin és adminisztratív feladatok 10%-át venné le egy automatizmus a vállatokról, vajon mennyivel tudnátok több érdeklődőt feldolgozni, vagy éppen mennyivel tudnátok az értékesítés színvonalát megnövelni? Ha pedig mindig mindenről jönne automatikus értesítés és emlékeztető, mennyivel csökkenne az elfelejtett vagy késve teljesített teendők száma?
Építs egy cégreszabott, rugalmas értékesítési rendszert
A következőkben az egyik legnépszerűbb munkamenedzsment (angolul work management) rendszer, a Monday.com funkcióin keresztül mutatjuk be, milyen nagyon is kézzelfogható haszonra tehet szert az a cégvezető, aki értékesítési rendszert vezet be.
A Monday.com egy angol nyelvű felhő alapú szoftver, melyben rugalmas módon, cégreszabottan tudod az értékesítési és egyéb kulcs folyamataid leképezni. Vevői adatbázist tudsz benne létrehozni, delegálhatod benne a munkát, követheted benne az előrehaladást, értesít benneteket a fontos határidőkről, időspóroló automatizmusokat lehet benne létrehozni és nem is gondolnád, mennyi mindent tud még….
Minden ügyféladat egy helyen, visszakereshető és biztonságos módon lesz tárolva
Az értékesítéssel kapcsolatos minden fontos információt mostantól egy helyen tudtok tárolni. Gyakorlatilag egy kereshető, egyedi paraméterek alapján szűrhető és a céged speciális igényei mentén testreszabott adatbázisod lesz az összes jelenlegi és múltbéli érdeklődőről, ügyfélről, vásárlóról. Az adatokhoz böngészőből, de akár útközben, okostelefonról is hozzá tudtok férni.
Az adatokhoz belső jegyzetek és dokumentumok is csatolhatóak, így nem fog gondot okozni akár hónapok múlva sem újra felvenni gyorsan a fonalat, akár egy olyan kollégának sem, aki eredetileg nem is vett részt benne.
Az adatbázis alapján bármikor elindíthatsz egy újabb értékesítési kampányt a komoly, de sikertelenül lezárt érdeklődőkre vagy pl. az újraértékesítés céljából. Mindezt akár emberi beavatkozás nélkül, automatikusan is megteheted, ha összekötöd a hírlevélküldő rendszerrel.
Többé nem kell félned attól, hogy elveszik vagy elkallódik egy komoly érdeklődő egy kesze-kusza Excel táblában. Adatokat feltölteni, módosítani vagy éppen törölni csak az arra jogosultsággal rendelkező munkatársad fog tudni, ráadásul neki is naplózza a rendszer minden cselekedetét.
Nincs több elfelejtett feladat vagy véletlenül fel nem dolgozott érdeklődő
Nem kell többé azon stresszelni, hogy elfelejtetek felhívni egy érdeklődőt vagy nem tesztek meg valamit, amit másoknak már megígértetek. A rendszer automatikus email vagy okostelefon értesítéseket küld a teendőkről a feladatgazdának és felettesének is egyaránt! Az emlékeztetőkbe beilleszthetőek konkrét munkautasítások vagy pl. levélsablonok is. Így nemcsak az értesítést kapja meg a kolléga, hanem a továbblépésre vonatkozó pontos utasítást is, ezáltal gyakorlatilag minimalizálható az esélye, hogy ne az elvárt módon lépjen tovább!
A felületre belépve pedig mindig összegzi nektek a rendszer az aktuális napi/heti feladatokat, külön kiemelve pl. a hamarosan vagy már lejárt határidejű teendőket, így arra is kiválóan használható, hogy megtervezd benne a heted vagy egy mindig friss feladatlistával szolgáljon.
Állandó minőség, szabályozott működés
Vezetőként neked elég csupán egyszer jó alaposan átgondolni, majd fokozatosan tökéletesíteni az értékesítési folyamatod. A végére el tudsz jutni oda, hogy lesz egy bármikor és bármennyiszer “újrahasznosítható” – egy idő után már nagyon sok konkrét végrehajtási tevékenység tapasztalatait és jó gyakorlatait összegző – vonalvezetőtök, mely tartalmazni fogja a végrehajtás valamennyi fontos lépését és teendőit, konkrét munkautasításokkal, dokumentumokkal, levélsablonokkal megspékelve.
Ha leírjátok az értékesítés lépéseit, akkor többé nem kell elölről feltalálni a spanyolviaszt, azaz munkatársaknak lesz egy világos vonalvezetőjük, melynek segítségével nemcsak egységes minőséget tudnak nyújtani, de gyorsabban is fognak haladni. Nem kell például 125x-re is megírni ugyanazt a levélsablont, helyette mindig a már kitesztelt és tökélesített email fog kimenni.
A rendszer nagy segítségedre lesz abban is, hogy betartassa helyetted a lépéseket. Jelzi azt is, ha valahol gond vagy elakadás van. Neked tehát elég csupán a vezetői felületen az adatok és mérőszámok alapján figyelni az előrehaladást. Be lehet állítani, hogy csak megfelelő sorrendben vagy az összes fontos adat rögzítését követően lehessen lezárni egy feladatot. Ha pl. fontos neked, hogy egy telefonhíváskor rögzíteni kell egy bizonyos adatot az ügyfélről, akkor erre beállíthatsz egy automatizmust, ami figyelmezteti erre a kollégát a teendő megkezdésekor vagy lezárásakor.
Nem biztos, hogy mindig életszerű, hogy a kollégák külön dokumentumból keressék ki a munkautasításokat vagy az értékesítési szövegeket. A rendszeren belül a feladatokhoz dokumentumok, videók, hasznos linkek is rögzíthetőek, így a munkatársaknak a hatékony munkavégzéshez szükséges minden információ egy helyen lesz tárolva.
Ha sikerül egy jó rendszert összeállítani, akkor a kollégák a munkavégzéssel párhuzamosan egyben a saját munkájukat is világos és átható módon dokumentálják, így nem lesz akadálya annak, hogy akár hónapokkal később is gyorsan felvegyétek újra a fonalat egy lezárt érdeklődés kapcsán.
Átlátható működés, probléma esetén hajszálpontos diagnózis
Nem kell többé mikromenedzselés, személyes vagy írásbeli beszámoló, ahhoz, hogy képbe kerülj az értékesítés eredményességéről! Részletes riportokat hozhatsz létre az értékesítési folyamatod egészéről vagy egyes elemeiről.
Valós idejű és automatikusan generált statisztikáid lesznek arról, hogy pl. milyen az egyes marketing csatornáid eredményessége vagy, hogy hogyan alakul az új érdeklődők száma napi/heti/havi bontásban. A riportok alapján gyorsan és hatékonyan átlátod, hogy vannak-e lejárt határidejű teendők és ha igen, akkor ki azoknak a gazdája és hol akadt el.
Objektív teljesítménymérés
Mostantól nemcsak a szubjektív megérzéseidre vagy a szóbeli beszámolókra kell támaszkodnod, az adatok alapján láthatod, hogy melyik kollégád miképpen teljesít az értékesítés terén.
Csak egy automatikus riportot kell megnyitnod, melyben precízen vezetve van, hogy melyik kollégád napi/heti/havi szinten mennyi sikeres értékesítést vitt véghez vagy éppen mennyi lezárt határidejű teendője van rajta.
Időspóroló automatizmusok
Köss be minden fontos értékesítési csatornát közvetlenül a rendszerbe (pl. a kitöltött jelentkezési űrlap tartalma automatikusan bekerül a rendszerbe), és amint jön egy új érdeklődő, a rendszer máris kiosztja azt a kijelölt kollégának egy új feladat formájában határidő és prioritás megjelölésével.
A rendszer le is generálja neki (és mindenkinek, aki még érintett benne) automatikusan az értékesítési tipikus lépéseit, kezelve az elágazásokat is. Például, ha egy érdeklődő nem reagál a kiküldött ajánlatra egy héten belül, a rendszer értesítést küld a kollégának, hogy meg kell keresnie újra az ügyfelet.
Sőt, arra is képes a rendszer, hogy automatikus email-t küldjön az érdeklődőnek, amiben emlékeztethetitek arra, hogy pl. még nem véglegesítette a jelentkezését egy eseményre vagy nem utalta el a vételárat.
Ha a folyamat végére az érdeklődőből vásárló lesz, egy gombnyomással a folyamat többi lépései is legenerálhatóak és kioszthatóak! Tehát a rendszer segítségével a teljes ügyfélszerzési és kiszolgálási folyamatot kontroll alatt tudod tartani.
+1 Későbbi bővíthetőség
Ha beválik a rendszer, miért ne végeznéd el ugyanezt a fejlesztést az összes többi kulcs-folyamatodra is? Ha már megvagy az értékesítés rendbetételével, ugyanilyen koherens rendszert tudsz képezni pl. az ügyfélkiszolgálás, marketing, HR, pénzügyi vagy egyéb adminisztrációs területekre is, mindezt egy platformon belül! A végére könnyen eljuthatsz oda, hogy egy olyan komplex rendszered lesz, ami a céged valamennyi fontos területének folyamatait automatizálja, lekezeli és követi.
CRM vagy valami más kell nektek?
Ha értékesítés támogatásról van szó, általában CRM rendszereket szoktak emlegetni. Mi ellenben erre inkább egy munkamenedzsment rendszert javaslunk, mely rugalmasabb, jobban testreszabható megoldást jelent, és amit jellemzően könnyeben és gyorsabban be fogsz tudni vezetni a cégedbe.
Ezt idővel – ellentétben a CRM-el – nem csak az értékesítésre, hanem bármi más területedre (pl. ügyfélkiszolgálás, HR, adminisztráció, marketing) is fogod tudni használni, így nem kell majd egyéb rendszerekre előfizetned. A CRM-hez képest kedvezőbb árfekvésű, már nagyságrendileg 3000Ft / hó / felhasználó áron elérhető bárki számára.
A Monday.com egy modern kinézetű, a vizualitásra épülő, könnyen megtanulható megoldást nyújt, melyet mobilról is tudsz majd kezelni. A rendszer felülete angol nyelvű, mely nem azt jelenti, hogy a kezeléshez komoly angol tudásra lenne szükség, de ha eleve elzárkóztok egy nem magyar megoldástól, akkor ezt jobb előre tisztázni.
Turbózd fel a változást egy szakértő segítségével
Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal egy professzionálisabb irányba az értékesítési tevékenységetek átláthatósága, szervezése, követése terén?
Figyelem: ha önállóan szeretnéd megnézni vagy kipróbálni a cikkben bemutatott rendszert, ezt tőlünk függetlenül is meg tudod tenni erre a linkre kattintva!
Ezzel szemben jelentkezz inkább hozzánk:
- ha a szoftver kiválasztás, majd bevezetés terhét és kihívásait részben vagy teljes egészében inkább egy szakértőre bíznád.
- Ha fel akarod gyorsítani ezt a folyamatot és szívesen megtanulnád egy szakértőtől az alapokat, elkerülve a tipikus buktatókat..
Tedd meg még ma az első lépést a hatékonyabb belső működés irányába! Jelentkezz hozzánk egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.
Markó Tamás
szakmai vezető, alapító
Díjmentes telefonos egyeztetés
Ezért éri meg belevágni
“A munkánk gyorsabbá és könnyebbé vált a rendszer bevezetésével, testreszabásával, valamint automatizálási megoldásaival. Az űrlapokat ügyfeleink is örömmel használják.”
“Tamás segítségével növelni tudtam a vezetői tisztánlátásomat, hatékonyságomat. Kiváló szakember, aki nem csak végrehajtja a kiadott munkát, hanem proaktívan gondolkodik, speciális szaktudásával hozzátesz a cégem fejlődéséhez, működéséhez.”
“Tamás rengeteg időt takarított meg nekünk az Asana és a Make beállításával. Az együttműködés folyamán nem csak egy plusz kezet kaptam Tamás személyében, hanem egy összetett gondolkodásra képes partnert. Ajánlom mindenkinek!”
“A teljes gyártási, ügyfél és logisztikai folyamatot sikeresen átültettük a Monday és Make rendszerekbe. Egyes folyamataink teljesen automatizáltan működnek. Tamás kivételes partner, konstruktív és segít minden problémára megoldást találni.”
“Sokkal átláthatóbbak a folyamataink, egyértelműbbek a feladatok, és a hozzájuk tartozó felelősök valamint határidők. Nem utolsósorban jelentősen csökkent a “felesleges” levelezések száma. :-)”
“Megtaláltuk azt a rendszert ahol átlátható formában nyilván tudjuk tartani az aktuális projektjeinket, feladatainkat , ezzel heti több óra munkaidőt tudunk megtakarítani. Csökkent a hibák és az e-mailes kommunikációból eredő félreértések száma.”
“Tamás segítségével kezdtük el használni a Monday-t a kisebb napi teendők és a nagyobb projektek koordinálására. Tudása, látásmódja nem kizárólag a szoftver bevezetését, és a kezdeti nehézségeken túllépést segítette, hanem elindított egy szemléletbeli fejlődést is, ennek hatására folyamatokban, rendszerekben kezdtünk gondolkozni. Ez nem kizárólag a mindennapi munkát könnyíti meg, de a folyamatos növekedés okozta kihívások mellett is stabil hátteret biztosít.”
“A munkatársi toborzást automatizáltuk, mely kb. heti 2-3 órát spórol meg nekünk. Ha majd az egész cégen végigvisszük ezt, szerintem min. 1 nap szabadidő felszabadul nekem cégvezetőként. :)”
“Automatizáltuk az ügyfél onboarding folyamatot, ami ezáltal nem csak profibb lett -amit az ügyfeleink éreznek-, hanem gyorsabb, kevesebb időt vesz el, így számszerűsíthető lett a megtérülése is. Nagyon örülök, hogy belevágtunk!”
“A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok “művész” kollégával. A rendszer elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”
“Sok ötletünk volt a digitalizációra, de nem voltak teljesen kiforrottak, és nem tudtuk, hogyan valósítsuk meg konkrétan. Tamás nemcsak megvalósította, hanem hasznos javaslatokat is adott, amiket beépítettünk a működésbe.”
“Az ügyfél-kommunikációs folyamataink automatizálását és az egyedi ár kalkulátorunkat nem csak hatékony tanácsosakkal támogatta, hanem remekül kivitelezte. Így a rendelések átfutási ideje jelentősen csökkent.”
“A rendszer bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “
“A fejlesztés összesen havi 10-20 munkaórát spórol meg nekünk. Nemcsak olcsóbb lett így a működésünk, hanem egyúttal a hibázás lehetősége is lecsökkent, ráadásul több idő jut a kreatív tevékenységekre.”
“Cégvezetőként heti 5-10 órát spórolnak meg nekem a bevezetett rendszerek. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.”
“Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”
“Sokkal átláthatóbbak a projektjeink, mind tervezésben, mind a munka egyes fázisaiban. Nagy segítséget nyújt az a pár automatizációs lépés amit eddig bevezettünk, fogunk majd még többet is használni!”
“Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük a rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”
“Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”
UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!