Cégműködés digitalizálása: no de hogyan is térül ez meg?

2020-ban, a világjárvány hatására 5x-ös sebességre kapcsolt a digitalizáció elterjedése, ezen a tényen talán te sem lepődsz meg annyira. Ez azonban nem jelenti azt, hogy automatikusan mindenki nyertesen jön ki egy ilyen fejlesztésből. Komoly odafigyelést és körültekintést igényel a bevezetés. 

A digitalizáció ugyanis nem cél, hanem eszköz, tehát igen is mérni kell a megtérülését, különben az  egész csak drága (és fájdalmas) időtöltés lesz nektek!

Az egyik legnépszerűbb nemzetközi munkamenedzsment rendszer, az Asana adott közre egy kutatást, melyben konkrét mérőszámokkal vizsgálta a rendszerük megtérülését.

A cikk abban abban segít neked, hogy pontosan lásd, hogy milyen anyagi és egyéb típusú hasznot remélhetsz a digitalizációtól! Arra is szempontokat ad, hogy mivel tudod a saját cégednél visszamérni megtérülést!

Legyünk konkrétak, beszéljünk a számok nyelvén

Kezdjük rögtön a legfontosabbal, a digitalizációba fektetett idő és pénz megtérülésével. A kutatók fogták és összeadták 3 év költségét (havidíj, tréningek, konzultációk, betanulás). Majd kiszámolták a 3 év alatt keletkező időmegtakarításból (pl. csökkent az adminisztráció, kevesebb meeting, belső levelezés, automatizáció) és hatékonyságnövelésből (pl. nőtt az értékesítési és marketing csapat termelékenysége) származó üzleti hasznot.  

A befektetés és haszon alapján 437%-os ROI-t (megtérülést) számoltak, azaz a digitalizációba fektetett pénz jelentősen megtérült (nem kicsit, hanem nagyon…)!

Amikortól már pluszos lesz a befektetés

A változáshoz időt kell hagyni neked és a csapatodnak is. Először sokkal inkább a nyűgjeit fogjátok érzékelni az új rendszernek és kevésbé az előnyöket. Amikor a változás sűrűjében vagytok nem is igazán tudjátok objektíven megítélni a helyzeteteket, pont ezért lesz szükségetek mérőszámokra!

A kutatás szerint átlagosan 6 hónap szükséges, mire visszahozza a rendszer (azaz 0-ba leszel) a befektetett időt és pénzt. Valójában tehát várhatóan innentől kezd el termelni majd a rendszer!

Persze a te cégednél ezt csak akkor fogod pontosan látni, ha majd folyamatosan méred ez!

Több idő értelmes és értékes tevékenységekre

Egy átlagos irodai munkanap leginkább időrabló tevékenységei:

  •  a felesleges és céltalan meeting-eket való részvétel
  • alacsony hozzáadott értékű (simán automatizálható) adminisztráció elvégzése
  • végeláthatatlan (külső és belső) email-ezés
  • információk utáni kutakodás, pl. email-ekből való információmorzsák kibogarászása

Egy igazi jolly-joker ezeket a tevékenységeket megnyirbálni, hiszen ennek örülni fogsz te is (mert anyagi hasznot hoz neked), de garantálható, hogy a kollégák is elsöprő örömmel fogják fogadni (majdhogynem beér egy fizetésemeléssel 🙂 ).

A felsoroltak közül talán a meeting-ek a leginkább “idő gyilkosak”, hiszen ott szimultán égeted több kollégád idejét. Ha ötletelésről vagy nagy interakcióról van szó, akkor persze ez teljesen rendben van. Ha viszont jellemzően státusz jellegű megbeszéléseket tartotok, akkor itt az ideje ezt digitalizálni és kivezetni. 

A rendszer bevezetésének hatására 20%-al kevesebb egyeztetésre volt szükség, 34%-al csökkent az adminisztráció, 33%-al kevesebb idő kellett email-ezésre és fele annyi idő is elég volt az információk visszakutatására, mint korábban.

Megszűnik a csikorgás a fogaskerékben

Nem csak az időmegtakarításból remélhetsz kézzelfogható üzleti hasznot, hanem a folyamataid is javulni fognak. Hogyan tudod forintosítani ezt? 

Ha például az értékesítőid a rendszer hatására nagyobb arányban tudnak üzletet kötni, mint korábban (pl. mert nem felejtenek el dolgokat, ami egy bizonyos volumen fölött sajnos nem ritka), akkor könnyen kiszámolhatod a rendszer üzleti hasznát.

Ráadásul megsúgom, amint elkezdesz valamelyik területedre jobban fókuszálni és mérni a hatékonyságát, már önmagában ettől ténytől is javulni fognak az értékeid! 

Ugyanez igaz pl. a marketing folyamatokra vagy a  projekt végrehajtásra is. Ha ezeknél is javítod a folyamatot, akkor ezektől is közvetlen bevételnövekedést remélhetsz! Például több, komolyabb érdeklődőt vagy több visszatérő vásárlót.

És itt még nincs is vége. A nem közvetlenül termelő üzleti folyamataidra is rendkívül jótékony hatással tud lenni. Lényegében begyorsítja a cégműködést és az információáramlást. Pl. hamarabb tudsz új munkatársakat felvenni vagy éppen  gyorsabban számlázhatsz.

A kutatás alapján 42%-al gyorsabban lezajlanak az üzleti folyamatok, melynek következtében 40%-al több folyamatot tud véghez vinni egy cég, mint korábban.

Még az ügyfeleid is örülni fognak neki

Ha jellemzően projekteket visz a céged, akkor mondanom se kell neked, hogy mekkora kihívást (legyünk őszinték szívást) tud jelenteni a határidők tartása.

A rendszer bevezetésével nemcsak a projektek végrehajtási ideje 13%-al gyorsabb, de 34%-al megnőtt az időben lezárult projektek aránya is.

Ez megint csak win-win szituációt eredményez neked, hiszen csökkenni tud a kollégáknál a mindennapi stressz szint és frusztráltság, az ügyfeleid pedig elégedettebbek lesznek a munkátokkal (ami meg ugyebár több visszatérő vásárlót fog eredményezni)!

A kutatás 72%-os (hűha, ez már valami) munkatársi és  11%-os ügyfél elégedettség növekedést mért!

Ritkán kerül szóba a téma, de egyébként a digitalizációnak igen is komoly hatása van az ügyfélelégedettségre is. Erre csak egy példa a sok közül: becsatornázhatod az ügyfeleid közvetlenül is egy ilyen rendszerbe. Létrehozhatsz nekik akár egy partner irányítópultot (dashboard-ot), melyen vizuális ábrák, grafikonok segítségével tudják a projektek állását csekkolni vagy kérdezni tőletek.

Vezetői összefoglaló

  1. A digitalizációnak komoly üzleti haszna van, tekints rá befektetésként és mindenképp számolj is megtérülést!
  2. A legtöbb üzleti hasznod abból lesz, hogy a kollégáidnak munkaidejük szabadul fel. Ezt bevétel termelő tevékenységekre tudják fordítani.
  3. A fejlesztés hatására a folyamatok is javulnak. Ez megint csak forintosítható: pl. ennek hatására több ügyfelet tudsz bevonzani vagy nőni fog az értékesítési sikerrátád. 
  4. A váltás zsákutcákkal, pillanatnyi megtorpanásokkal lesz tele és  épp ezért az eredmények sikerességét rendszeresen vissza kell mérni, erről semmiképp sem felejtkezz el.

Gyere és számoljuk ki együtt, hogy megéri-e nektek!

Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal egy költséghatékonyabb, termelékenyebb belső működés irányába? Láthatod, nem árulunk zsákbamacskát arról, hogy meg fogja-e érni neked a fejlesztés: adatalapon követjük a megtérülést.

Jelentkezz hozzánk:

  1. ha szoftver kiválasztásának, majd bevezetésének  terhét és kihívásait részben vagy teljes egészében inkább egy szakértőre bízd.
  2. ha fel akarod gyorsítani ezt a folyamatot és szívesen megtanulnád egy szakértőtől az alapokat, elkerülve a tipikus buktatókat

Jelentkezz hozzánk egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.

Díjmentes telefonos egyeztetés

    Ezért éri meg belevágni

    “A ClickUp bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

    Losonczi Éva
    tulajdonos, ConceptFlow

    “Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük az e-feladatkezelő rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

    Görgényi Hajni
    tulajdonos, NTDisplay

    “A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok “művész” kollégával. A ClickUp elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

    Knapcsek Katalin
    tulajdonos, KNK PR & Média

    “Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

    Kocsis Csaba
    tulajdonos, Avadoo Design Studio

    “Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

    Farkasné Kun Györgyi
    tulajdonos, Top Full Clean

    “Cégvezetőként heti 5-10 órát spórol meg nekem az Integromat és ClickUp rendszer. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.” 

    Scherzer Marcell
    tulajdonos, Blue Marketing