Hölgyeim és uraim! Egy friss ropogós szoftverkategória van születőben előttünk, mely elhozta a szolgáltató kisvállalkozásoknak a várva várt kánaánt! Na jó, ez lehet picit túlzás, mindenesetre az tény, hogy egy megfizethető, könnyen bevezethető alternatívát kínál arra, hogy bárki szabályozottá és átláthatóvá varázsolhatja a cége belső működését, miközben a cégvezetésre fordított időt is megfelezi.
Kinek a leghasznosabb? Milyen eredményt várhatsz a bevezetéstől? Miben más, mint a többi alternatíva? A cikkben minden fontos információt megtalálsz, amit csak a munkamenedzsment rendszerekről tudni érdemes. Ha végigrágod magad rajta, garantáltan képbe kerülsz a téma kapcsán!
Honnan ez a név? Miért pont munkamenedzsment?
Ezek a rendszerek korábban projektmenedzsment (angolul: project management) vagy feladatmenedzsment (angolul: task management) név alatt futottak. Mára már viszont, ha felmész ezeknek a honlapjára, ritkán fogsz ilyen kifejezésekkel találkozni. A szoftver gyártók sokkal inkább munkamenedzsment (angolul: work management) néven hivatkoznak a termékükre. És ez okkal van, nem véletlen!
Tudni kell, hogy ez a szoftverkategória komoly fejlődésen ment át az utóbbi időben. Mára már nemcsak projektek vagy feladatok kezelésére vált alkalmassá, hanem gyakorlatilag bármilyen (akár teljesen egyedi) üzleti folyamatot is le tudsz benne már képezni. Tehát egy komplex megoldássá vált, mely így már alkalmas arra, hogy a központi, fő rendszereddé váljon!
Innen ered tehát a munkamenedzsment név, hiszen feladatok, folyamatok és projektek kezelésére is alkalmas, tehát kb. bármire, ami munkaszervezéssel kapcsolatos!
Nézzük meg elsőként egy picit részletesebben, hogy ez a 3 fő funkció mentén, milyen előnyöket rejt magába ez az új szoftverkategória.
Projektmenedzsmentre: Több sikeresebb, időben lezárult projekt
Létre tudod hozni benne a projektjeid melyekhez feladatokat, felelősöket, határidőket rendelhetsz. Már az ötletelés, projekttervezés fázist is jelentősen megkönnyíti, lerövidíti, átláthatóbbá teszi a különböző belső, vizuális projekttervező eszközökkel (pl. GANTT diagram, elme térkép).
Később a végrehajtás, ellenőrzés szakaszban nagy könnyebbséget fog jelenteni, hogy mindenki egy egységes platformon belül riportol a saját előrehaladásáról, értesül a friss eseményekről és kommunikál a csapattagokkal. Ez abban is nagy könnyebbséget jelent, hogy sokkal egyszerűbben és gyorsabban lehet információkat visszakeresni a projektekről, nem kell többet pl. az email rendszerből visszabogarászni a fontos infókat!
Folyamatmenedzsmentre: sztenderdizált kiszolgálás és háttérfolyamatok
A belső működésed szempontjából a legköltséghatékonyabb és legpraktikusabb, ha a visszatérő és gyakori tevékenységeket elkezditek folyamatokként kezelni. Azaz leírjátok a tipikus lépéseket, levél, űrlap vagy dokumentum sablonokat hoztok létre és törekedtek arra, hogy a végrehajtás mindig sztenderdizált módon valósuljon meg.
A munkamenedzsment rendszerek a belső feladat és folyamat sablonokkal, űrlapokkal, automatizmusokkal nagyban hozzájárulnak ahhoz, hogy „dobozosítani” tudd a kiszolgálásod és a háttérfolyamataid, megteremtve ezzel az egységes és állandó minőséget.
Feladatkezelésre: Megteremted az elszámolhatóságot
Vezetőként gyorsan és egyszerűen ki tudod benne osztani a mindennapi feladatokat, majd ezek utóéletet is végig tudod követni. Már a feladatok átvételéről is kérhetsz automatikus értékesítést. Látod benne, hogy a kiosztott feladatokkal éppen hol tartanak a kollégák, pl. mennyi idejük ment el vele, vagy ki volt az, aki tényleg időben végrehajtotta.
A rendszer folyamatosan gyűjti, rendezi neked a vezetői teendőid és a hozzád beérkező kérdéseket, kéréseket. Nem kell többet 4-5 különböző rendszerből vagy helyről összevadászni az aktuális teendőket. Elég csak ezt megnyitnod és mindig látod, hogy pontosan mit, kinek és milyen határidőre kell végrehajtanod.
Kinek a leghasznosabb?
Szellemi munka koordinálására, elsősorban irodai környezetre
Ezek a rendszerek jellemzően számítógép előtt ülő, irodai környezetben dolgozók számára készültek és nekik is fog a leginkább kézre állni. Azzal együtt persze, hogy az összes szoftver rendelkezik már mobil app-al, tehát út közben vagy terepen is hozzá lehet férni a rendszerhez.
Szolgáltatóknak vagy szolgáltatásokra
A munkamenedzsment rendszereket leginkább szolgáltató (vagy szolgáltatásokkal is rendelkező) cégek használják. Például marketing, média vagy rendezvényszervező ügynökségek, ügyvédi irodák, ingatlanosok, fejlesztőcégek, könyvelő irodák, dizájnerek, stb.
Kicsiknek mindenre is, nagyoknak részterületekre
Kisebb cégek esetén (értsd: akár 1 milliárdos éves forgalomig) igazi svájci bicska lehet, hiszen lényegében bármilyen üzleti folyamat és funkció lekezelésére alkalmas. Ez lehet tehát a cég számára a központi, legfontosabb rendszer.
Nagyobb cégek, akik már túl vannak pl. egy vállalatirányítási rendszer bevezetésén, a kiegészítő folyamatok lekezelésére használják. Mivel egyszerű használni és könnyű bevezetni, ráadásul sokkal olcsóbb a havidíja, mint egy célrendszernek, előszeretettel végzik ebben pl. a szabadság nyilvántartást vagy vezetik a kutatás, fejlesztési projekteket. Az sem kizárt, hogy akár komplett területek (pl. értékesítés) menedzselnek a rendszerben.
Mi a legnagyobb értéke?
Tehermentesít téged és a csapatodat
Hagyd el a státusz jellegű megbeszéléséket, melyek a leginkább időrablók egy cég életében. A rendszeren belül úgy is mindenki automatikusan értesül a friss információkról és arról, hogy ki hol tart éppen.
Kezdd el leírni, letisztázni és újrahasznosítható sablonok formájában leképezni a folyamataid a rendszeren belül. Majd írd is ki magad a működésből. Ennek hatására több szabadidőd lesz és végre jut idő a stratégiára is.
Bízd rá a rendszerre a vezetői kérdések és teendők gyűjtését, nem kell többé az email-ekből visszabogarászni a fontos információkat.
Alapértelmezetten nagyon sok hasznos funkciót, belső automatizmust tartalmaz, melynek hatására jelentősen kevesebb lesz az adminisztráció, és nőni tud az értékes, pénztermelő tevékenységek aránya.
Letisztázott és szabályozott lesz a működésed
Nem kell többet attól tartanod, hogy nem az általad elvárt módon zajlanak a cégen belül folyamatok. Újrahasznosítható feladat vagy projektsablonok formájában sztenderdizálni tudod a működésed, állandó és egységes minőséget teremtve ezzel pl. a kiszolgálásban. Lemehetsz akár egészen levéltervek vagy dokumentumsablonok szintjére is.
Nincs több elfelejtett feladat vagy határidő, hiszen a rendszer mindenkit időben értesít az aktuális teendőkről. Az értesítést ráadásul a felettes is megkaphatja akár, így lesz egy plusz biztosíték a működésben!
Átláthatóvá válik a céged
A rendszeren belül keletkező adatok alapján látod az egyéni előrehaladást és az egyéni teljesítményt. Gyorsan, célirányosan közbe tudsz avatkozni, ha problémát észlelsz.
Kezdd el mérni és előre megtervezni a kapacitásaid, kövesd a legfontosabb üzleti területeid eredményességét adatalapon. A belső időmérések alapján visszamérheted a projektek vagy üzletágak megtérülését.
Milyen konkrét, számszerűsíthető üzleti haszna van?
Egy friss kutatás alapján az egyik legnépszerűbb munkamenedzsment rendszer (az Asana) 3 éves időtávon 437%-os megtérülést (ROI-t) hozott és már 6 hónap alatt megtérült a rendszerbe fektetett idő és pénz.
Csökkent a felesleges adminisztráció és párhuzamosan növekedett a kreatív, innovatív munka aránya. Javultak tőle az értékesítési és marketing mutatók és a projektek is gyorsabban és inkább időre zárultak.
Ráadásul a munkatársak és az ügyfelek is szeretik használni a rendszert.
Milyen üzleti folyamatokat vagy területeket tudsz benne lekezelni?
Lényegében bármit, akár teljesen egyedi folyamatokat is, hisz pont ez az erőssége. Erre lett kitalálva! Vegyünk néhány példát, amire is szokták használni leggyakrabban a cégek.
Értékesítés
Érkeztesd be automatikusan a szolgáltatásod iránt érdeklődőket a rendszerbe. Határozd meg egyszer az értékesítési folyamataid legfontosabb lépéseit, majd hagyd, hogy a rendszer kiossza, majd betartassa helyetted. Kövesd az értékesítőid teljesítményét adatalapon. Akár teljeskörűen ki tud váltani egy CRM megoldást is.
(Ügyfél) kiszolgálás
Tervezd meg, oszd ki a feladatokat, majd vezesd a rendszeren belül a projektek státuszát. A tipikus feladatokat, mérföldköveket, célokat, elvárásokat egy újrahasznosítható sablon formájában is leképezheted. Innentől kezdve a belső projektek is szabályozottan és az elvárt módon fognak lezajlani. Sokszor, amit projekteknek hívunk, valójában azok is folyamatok!
HR
A kiválasztáson át, a beléptetésen (onboarding) keresztül, a teljesítményértékelésig vagy szabadságnyilvántartásig minden HR folyamatot le tudsz benne képezni riportokkal, automatikus emlékeztetőkkel, sablonokkal, automatizmusokkal.
Külső, belső kommunikáció
A vezetői utasítások, kérések többet garantáltan nem fognak elveszni az éterben, hiszen nyoma marad annak, hogy ki olvasta ezeket és kinek kerülte el esetleg a figyelmét. Ráadásul a státusz jellegű megbeszéléseket is kivezetheted, hiszen minden információ ott lesz bárki számára elérhetően, valós időben.
A saját életed is jelentősen megkönnyítheted azzal, ha rábízod a rendszerre a vezetői kérdések és teendők gyűjtését. Ehhez pusztán csak arra van szükség, hogy itt oszd ki a feladatokat és a kollégáktól pedig elvárd, hogy a rendszeren belül kérdezzenek.
Miben más mint a többi alternatíva?
A cégműködés digitalizációja kapcsán elsőre általában a vállalatirányítási (ERP), értékesítési (CRM) esetleg workflow (ennek nincs igazán jó magyar megfelelője, talán munkafolyamat támogatónak fordítanám) rendszereket szoktak emlegetni a szakértők. A munkamenedzsment rendszerek is nagyon hasonló üzleti igények megoldására jöttek létre, de máshogy és másban erősek!
Egyszerűbb bevezetni és megtanulni
A munkamenedzsment rendszer bevezetés garantáltan nem fog elhúzódni évekig (nem úgy, mint egy vállalatirányítási rendszer esetén). Nekünk pl. nagyobb csapatok esetén is (20+ fő) jellemzően sikerül 1 – 1.5 hónap alatt bevezetni.
A használata jóval egyszerűbb és könnyebb, mint az alternatíváknál, így egy olyan csapat is simán használatba tudja venni, aki eddig még nem jeleskedett annyira a digitális eszközök használata terén.
Rugalmasabb, könnyebb cégreszabni, majd módosítani
Ha nem akarod a rendszer bevezetés következtében egyben a folyamataid is újraírni, akkor ez a te ideális szoftverkategóriád! Rugalmas felépítésének köszönhetően sokkal kevesebb kompromisszummal jár majd a használata. Pár kattintással össze tudod állítani a folyamatok lépését, a riportokat és a automatizmusokat is.
A folyamatosan változó környezet rugalmas és könnyen módosítható eszközöket kíván. A munkamenedzsment rendszerek pont arra vannak kitalálva, hogy külső szakértői vagy drága programozói tudás nélkül is te magad (vagy valaki a cégen belül) folyamatosan alakítani és fejleszteni tudd az aktuális igények mentén.
Olcsóbb, mint a többi
Az ERP, CRM és WFM megoldások közül a munkamenedzsment rendszerek jelentik a legolcsóbb alternatívát. A szoftverek havidíja jellemzően 9-20$ közötti mozog felhasználónként. Ez az árazás a legtöbb magyarországi kisvállalkozás számára is elérhetővé és megfizethetővé teszi ezt a szoftverkategóriát.
Kattints ide, ha bővebben olvasnál még az előnyökről, hátrányokról vagy az alternatívákról.
Íme néhány kiemelten ajánlott munkamenedzsment szoftver
Monday.com
Rengeteg automatizmus alapértelmezetten bele van építve, úgyhogy simán felveszi a versenyt akár célszoftverekkel is. Például készíteni tudsz magadnak egy teljesértékű CRM modult, melybe pl. automatikusan beesnek a weblapodról érkező érdeklődések. Ezeknek a jelentkezőknek aztán email sablonokat tudsz kiküldeni gombnyomásra vagy egy meghatározott eseménynek bekövetkezésének hatására.
Nagyon gazdag a külső integrációs lehetőségek terén is, így az email rendszeredtől vagy az űrlapkitöltődtől kezdve az elektronikus naptáron át, a hírlevélküldőig az összes meglévő rendszered is könnyen hozzá tudod igazítani és kapcsolni.
ClickUp
Ez a magyar vállalkozók kedvenc választottja. Nem csoda, hiszen ebbe sűrítették bele a legtöbb funkciót, ráadásul az árképzése is ennek az egyik legkedvezőbb. Igazi főnyeremény tehát.
Mindegyik közül talán ez épül leginkább a könnyű áttekinthetőségre, vizualizációra. Meg kell hagyni, pazar látványt nyújt a felhasználói felület.
Asana
Az Asana leginkább a feladatmenedzsment terén számít kiemelkedőnek. Világosan visszakövethetőek benne a delegált feladatok státuszai. Segít abban, hogy könnyen áttekinthetőek és vezethetőek maradjanak a munkatársi és vezetői teendők egyaránt. Akár céges szintű stratégiai célok is létrehozhatóak benne, melyeket aztán segít lebontani a mindennapi teendők szintjére és biztosítja az előrehaladásuk követését is.
Teljesértékű kommunikációs platformnak is használható, hiszen feladat, projekt és céges szintű információk, visszajelzések vagy kérdések megosztására is alkalmas.
Airtable
Ha szereted a táblázatkezelőket, akkor biztos vagyunk benne, hogy ez a rendszer el fogja nyerni a tetszésedet, hiszen nagyon hasonló módon működik, mint pl. egy Excel tábla, csak ebbe már beépítették a táblázatkezelőkből hiányzó extra funkciókat is.
Egyfajta “mini” vállalatirányítási rendszernek is tekinthető, melyben cégreszabott, rendkívül rugalmas módon létre tudod hozni a releváns üzleti területeid fontos adatbázisait.
Turbózd fel a belső hatékonyságfejlesztést egy szakértő segítségével
Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal egy professzionálisabb belső működés kialakításának irányába?
Ha önállóan szeretnéd megnézni vagy kipróbálni a cikkben bemutatott rendszereket, ezt tőlünk függetlenül is meg tudod tenni. Keress rá bátran a rendszerek nevére, az összes kínál ingyenes kipróbálási lehetőséget.
Ezzel szemben jelentkezz inkább hozzánk:
- ha nyitott vagy arra, hogy a belső hatékonyságfejlesztés megkezdésének és a szoftver kiválasztásának, majd bevezetésének terhét és kihívásait részben vagy teljes egészében inkább egy szakértőre bízd.
- ha fel akarod gyorsítani ezt a folyamatot és szívesen megtanulnád egy szakértőtől az alapokat, elkerülve a tipikus buktatókat
Tedd meg még ma az első lépést a hatékonyabb belső működés irányába! Jelentkezz hozzánk egy ingyenes, kötetlen online beszélgetésre:
Díjmentes telefonos egyeztetés
Ezért éri meg belevágni
„A teljes gyártási, ügyfél és logisztikai folyamatot sikeresen átültettük a Monday és Make rendszerekbe. Egyes folyamataink teljesen automatizáltan működnek. Tamás kivételes partner, konstruktív és segít minden problémára megoldást találni.”
„Sokkal átláthatóbbak a folyamataink, egyértelműbbek a feladatok, és a hozzájuk tartozó felelősök valamint határidők. Nem utolsósorban jelentősen csökkent a „felesleges” levelezések száma. :-)”
„Megtaláltuk azt a rendszert ahol átlátható formában nyilván tudjuk tartani az aktuális projektjeinket, feladatainkat , ezzel heti több óra munkaidőt tudunk megtakarítani. Csökkent a hibák és az e-mailes kommunikációból eredő félreértések száma.”
„A munkatársi toborzást automatizáltuk, mely kb. heti 2-3 órát spórol meg nekünk. Ha majd az egész cégen végigvisszük ezt, szerintem min. 1 nap szabadidő felszabadul nekem cégvezetőként. :)”
„Automatizáltuk az ügyfél onboarding folyamatot, ami ezáltal nem csak profibb lett -amit az ügyfeleink éreznek-, hanem gyorsabb, kevesebb időt vesz el, így számszerűsíthető lett a megtérülése is. Nagyon örülök, hogy belevágtunk!”
„A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok „művész” kollégával. A rendszer elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”
„Az ügyfél-kommunikációs folyamataink automatizálását és az egyedi ár kalkulátorunkat nem csak hatékony tanácsosakkal támogatta, hanem remekül kivitelezte. Így a rendelések átfutási ideje jelentősen csökkent.”
“A rendszer bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “
„A fejlesztés összesen havi 10-20 munkaórát spórol meg nekünk. Nemcsak olcsóbb lett így a működésünk, hanem egyúttal a hibázás lehetősége is lecsökkent, ráadásul több idő jut a kreatív tevékenységekre.”
„Cégvezetőként heti 5-10 órát spórolnak meg nekem a bevezetett rendszerek. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.”
„Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”
„Sokkal átláthatóbbak a projektjeink, mind tervezésben, mind a munka egyes fázisaiban. Nagy segítséget nyújt az a pár automatizációs lépés amit eddig bevezettünk, fogunk majd még többet is használni!”
„Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük a rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”
„Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”
UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!
