Terméked, szolgáltatásod “dobozosítása”: mi ez, kinek és mikor éri meg nagyon?!

Mi a McDonald’s sikerének titka? Kétségtelenül nem a legegészségesebb, még csak nem is a legolcsóbb vagy a legtrendibb alternatíva a piacon, mégis közel 70 éve töretlenül dübörög és az egyik legnagyobb világcég napjainkban is. 

Az alapításkor az akkori tulajdonosok bár nagyon jól felismerték azt az üzleti igényt, hogy az amerikai középosztály egy olyan autós éttermet szeretne, ahol gyors a kiszolgálás és megkapják a kedvenc ételeiket, mindez azonban kevés lett volna a világsikerhez. 

A későbbi tulajdonos volt aztán az, aki az étteremlánc működését tökélyre fejlesztette. Maximálisra futtatta a forgalmat azzal, hogy minden felesleges elemet eldobott (pl. nagy ételválaszték, minőségi, de macerásan előállítható vagy beszerezhető alapanyagok), a fennmaradókat pedig a végletekig beszabályozta és tökéletesítette. Így lehetséges az, hogy a McDonald’s világszerte képes ugyanazt a minőséget, napi szinten folyamatosan produkálni.

Ez a működési rend bármilyen más termékre, sőt szolgáltatásokra is implementálható iparágtól függetlenül, még csak gigacégnek sem kell lenned hozzá. Sőt, biztosíthatunk róla, hogy minőségfejlesztési osztályt sem szükséges ehhez alapítanod :)) 

Magyarországi, kisvállalati körülmények között is abszolút megvalósítható. Ha nem is sok, de számos jó példa akad erre már kis hazánkban is. 

Arra van szükség, hogy cégvezetőként tudatosan elkezdj kialakítani minél több sztenderdizált munkafolyamatot, megteremtve ezzel az egységes, állandó minőséget és egy költséghatékony, növekedésre kész, “személyfüggetlen” belső működési rendet. Ezt a folyamatot hívjuk mi “dobozosításnak”. Ezt abszolút piciben, a kulcsfolyamatokra fókuszálva, fokozatosan, egyre több és több területre kiterjesztve is működik és bevezethető! Mindezekhez manapság már kiváló szoftverek állnak minden cégvezető rendelkezésére, melyek jelentősen megkönnyítik ennek a rendszernek az üzemeltetését.

Ez a cikk leginkább azoknak a cégvezetőknek szól, akik több éve építik a vállalkozásukat, kollégákat vezetnek és már kellő tapasztalattal és piacismerettel rendelkeznek a területüket illetően.

Kétségtelenül szemléletváltást igényel

Megvan a helye a kreativitásnak és az innovációnak is, de máshogy és máshol

Ha már megtaláltál egy egzakt vevői igényt, melyet megéri és képes is vagy sikeresen kiszolgálni,  onnantól kezdve csak értékes erőforrásokat pazarolsz azzal, ha nem egy leírt, jól körülhatárolt és egzakt folyamat mentén szolgálod ki a vevőidet. 

A kollégáid intellektuális tőkéje arra fog elmenni, hogy folyton elölről, a konkrét, egyedi helyzetre adaptálva próbálják kitalálni vagy testre szabni a folyamatot, holott a legtöbb esetben erre semmi szükség. Nem is beszélve arról, hogy ki van szolgáltatva a teljesítés minősége az aktuális kollégád talpraesettségének vagy találékonyságának. 

A vevők is abszolút hálásak tudnak lenni, ha látják, hogy egy biztos és előre lefektetett forgatókönyv alapján teljesítesz nekik. 

Ebben a stádiumban valójában legnagyobbrészt végrehajtó típusú munkatársakra van szükséged, akik precízen, pontosan és határidőre végre tudják hajtani az előre lefektetett munkautasításokat. 

Abszolút megvan az értéke és helye a cégen belül a kreatív munkatársaknak is, ők lesznek azok akik a folyton változó piaci igényekre reflektálva új termékeket vagy szolgáltatásokat dolgoznak ki neked, valamint folyamatosan finomhangolják és ellenőrzik a meglévőket. Ha nagy baj van egy konkrét teljesítésnél, akkor is be tudod őket vonni ad-hoc jelleggel, de nem lesz ezentúl elvárás feléjük a folyamatos “tűzoltás”. 

Vannak persze olyan területek – ellenben pl. a gyártósorokkal – ahol nem lehet teljes egészében elvárni, hogy a folyamatok mindig ennyire precízen működjenek. Viszont itt is simán létre lehet hozni egy olyan rendszert, mely az esetek túlnyomó többségében jól fog működni és ezáltal is megspórol rengeteg felesleges kört vagy lépést, no meg csökkenti az elégtelen minőségű kiszolgálás valószínűségét.

Több folyamat és kevesebb projekt kell nektek

A fentiekből következik, hogy valójában sokkal kevesebb projektetek és sokkal több folyamatotok van, mint az előzetesen gondolnád. Most ki is fejtük, miért gondoljuk ezt.

Projekt alatt azokat a tevékenységeket értjük, melyeket egyszer vagy nagyon ritkán hajtotok végre a cégen belül, így nem szükséges vagy nem éri meg kidolgozni rá egy precíz folyamatot. Az ilyen tevékenységeknek mindig van egy jól behatárolt eleje és vége. Erre jó példa, ha irodát váltotok a cégnél. A projekt azzal indul, hogy elkezdtek irodákat nézni, majd azzal zárul, hogy beköltöztök az új irodába. Folyamat ezzel ellentétben, minden olyan egyéb tevékenység, mely rendszeres a cég életében.

Gyakori például, hogy a szolgáltató cégek az új ügyfél megrendeléseket projekteknek hívják és kezelik, holott ez valójában egy folyamat, hiszen mindig ugyanazokból vagy nagyon hasonló lépésekből áll és ezeket rendszeresen végre is kell hajtani. Azon túl, hogy teljesen felesleges és hatékonytalan mindig elölről kidolgozni és kitalálni a lépéseket, a sikertelen teljesítés esélyét is növeli.

Az ilyen és ehhez hasonló a tevékenységeket projekteknek kezelni tehát abszolút nem gazdaságos és nem is hatékony, ezért gondoljuk azt, hogy valójában több folyamatra és kevesebb projektre van szüksége a cégeknek.

Stabilitást ad a cégednek, miközben felkészít a növekedésre

Ebben a fejezetben részletesen is végigvesszük és kifejtjük a “dobozosítás” legnagyobb előnyeit, hogy el tudd dönteni, hogy  a te cégednek megéri-e belevágni ebbe a fejlesztésbe.

Állandó, egységes minőséget fogsz tudni produkálni

Lesz egy bármikor és bármennyiszer “újrahasznosítható” – egy idő után már nagyon sok konkrét végrehajtási tevékenység tapasztalatait és jó gyakorlatait összegző – vonalvezetőtök, mely tartalmazni fogja a végrehajtás valamennyi fontos lépését és teendőit, konkrét munkautasításokkal, dokumentumokkal, levélsablonokkal megspékelve. Ha jön egy új megrendelés, elég lesz csak ezt a sablont elővenni és a konkrét ügyfélre megfeleltetni vagy “bedátumozni”.

A kollégák tehát mindig ugyanazokat vagy nagyon hasonló lépéseket fognak végrehajtani, így garantálva ezzel az egységes minőséget. 

Ezt a vonalvezetőt egyébként az ügyfeleknek is be lehet akár előre mutatni,  ezáltal is demonstrálva a profizmusotokat.

Munkaidőt takarítotok meg azáltal, hogy nem találjátok mindig fel újra és újra a spanyolviaszt

A kollégák munkáját abban fogja segíteni ez az új típusú munkavégzés, hogy minden információ, munkautasítás és szabályozás megtalálható és könnyen elérhető lesz számunkra ezentúl. Közreadhatsz nekik akár konkrét, előre megírt email sablonokat vagy éppen egy gyakori kérdések gyűjteményt a tipikusan felmerülő problémákra.

Tanácsadócégek pl. elérhetővé tehetik a junior munkatársak számára az eddigi projektek adatlapjait, melyek tapasztalataiból, végeredményéből, jó gyakorlataiból aztán bármikor tudnak inspirálódni a többiek is, akinek épp elakadásuk van az aktuális megbízásuknál.

A munkatársaknak tehát lesz egy világos vonalvezetőjük a munkához, melynek segítségével nemcsak egységes minőséget tudnak nyújtani, de gyorsabban is fognak tudni haladni.

“Kiírod” magad a folyamatokból, ezáltal egy csomó időd felszabadul vezetőként

Vezetőként neked elég csupán a kialakítanod ezt az újfajta működési módot, majd esetleg az üzemeltetésére és tökéletesítésére fókuszálni, ezt követően a felépített rendszer nélküled is már működőképes marad. Végre időd lesz a céged stratégiáján, fejlesztésén, növekedésén vagy hosszútávú fenntarthatóságán is dolgozni.

Nagy stabilitást ad, hogy nem konkrét személyektől függ a minőség

Mostantól kevésbé konkrét személyeken fog múlni a végrehajtás minősége, hiszen a vonalvezető sok-sok kolléga és konkrét munka tapasztalatait, jó gyakorlatait foglalja magában. 

A betanítási folyamatot is jelentősen meg tudod gyorsítani azzal, hogy egy kész rendszerbe illeszted be a frissen felvett munkatársat. 

Ha esetleg felmond egy kollégád, akkor sem kell attól félned, hogy összeomlik a rendszer vagy “nála marad” az értékes tudás, hiszen az ő korábbi jó meglátásait vagy tapasztalatait is már tartalmazza a vonalvezető. 

Ettől még persze szükséged lesz kiváló kollégákra, de a konkrét személyekből eredő  kockázatot jelentősen minimalizálni tudod, illetve meg tudod könnyíteni az esetleges átállást!

Skálázhatóvá válik a céged és megnöveled a jelenlegi értékét

A sztenderdizálás hatására nyert munkaidőt felhasználhatod arra, hogy az eddigiekhez képest több ügyfelet is ki fogtok tudni szolgálni. Illetve azáltal, hogy lefektetted a belső működésed alapjait, nem fog akkora fennakadást okozni, ha a mostani csapatod akár többszörösére növekedik.

Szolgáltatócégek esetén egyébként a cégértéket is jelentősen befolyásolja az a tény, hogy mennyire függ a végrehajtás és a napi működtetés konkrét személyek illetve a tulajdonos képességeitől vagy kapcsolati tőkéjétől.

Nagy versenyelőnyt jelent Magyarországon

A digimeter.hu által készített friss kutatás alapján, magyarországi viszonylatban még mindig nagyon csekély a digitalizált, folyamatszemléletű vállalkozások száma, mely komoly versenyhátrányt eredményez hazai és nemzetközi szinten egyaránt.

Ez a hátrány egyébként leginkább az ügyfélkezelés és ügyfélszerzés terén a legszembeötlőbb, hiszen a megkérdezett cégek pusztán kevesebb, mint egyötöde használ értékesítés-támogató rendszert, pedig  egy CRM rendszer bevezetése és működtetése már egy induló stádiumú vállalkozás esetén is abszolút profitábilis és nagyon is indokolt lehet. 

Egy ütős értékesítés-támogató rendszer kiépítéséhez is elengedhetetlen a cikkben taglalt “dobozosító” szemlélet és egyébként egy jó kezdő terület lehet az értékesítés a szemléletmód implementálásának megkezdéséhez.

A te cégednél is hasznos lenne ezt bevezetni?

Leveszik a szoftverek az üzemeltetés nyűgjét rólad

Szerencsére számos remek, bármelyik magyarországi kisvállalkozás számára is abszolút megfizethető árú szoftver van a piacon, így mindenképpen ajánlott  megtámogatni a munkafolyamataink vezetését, fejlesztését, követését egy workflow (munkafolyamat-támogató) rendszerrel. Ennek a gyakorlati működtetésébe adunk most egy rövid betekintést.

Átlátható cégműködés és transzparens előrehaladás

A legfontosabb eredmények egy helyen, adatalapon, tehát statisztikákkal, automatikus riportokkal is követhetővé válnak.

Egy egységes platformon belül fogod tudni követni az összes fontos folyamatod állását legyen szó a marketingről, értékesítésről, ügyfélkiszolgálásról vagy éppen az új kollégák felvételéről, beleértve az összes divíziódat vagy csoportodat is.

Mindenki számára világos lesz az elvárás, azok teljesülése pedig folyamatosan, valós időben követhető. A vezetői munkádat a fentieken túl ez abban is segíti, hogy nem kell többé mikromenedzselni minden apró lépést, neked elég csak a riportokat átnézni, a kollégáknak pedig meghagyod az állandó felügyeléstől mentes végrehajtás szabadságát, miközben az elvárások feléjük egzakttá válnak.

Egy helyen lesz minden adat, információ és dokumentum

A munkautasítások és szabályzatok legnagyobb rákfenéje, hogy senki sem veszi őket gyakran elő, pláne nem olvasgatja szívesen. Amikor pedig leginkább szükség lenne rájuk, akkor persze nem találja meg ezeket éppen senki. 

A workflow (munkafolyamat-támogató) rendszerekben a folyamat konkrét lépéseihez lehet hozzárendelni a munkautasításokat és az elvárásokat, így egy platformon belül áll rendelkezésre minden, ami a lépés elvárt módon való teljesítéséhez szükséges. 

Egy értékesítési folyamat esetén pl. a szerződéskötés lépéshez hozzá lehet csatolni a konkrét szerződéssablont, illetve az automatikus határidő beállítással pedig jelezni  tudod a kollégának (az elvárást), hogy mikorra kell teljesíteniük a feladatot. 

Segít betartatni a lépéseket

A rendszeren belül szabályokat tudsz definiálni, melyeket aztán a rendszer automatikusan figyel és be is tartat, így segíti mindig az elvárt irányba terelni a kollégákat. 

Pl. be lehet állítani, hogy ne lehessen továbblépni a folyamatban, míg a kapcsolódó teendőket el nem végeztük vagy éppen le nem adminisztráltuk azokat a kulcs információkat, melyeket elvár a vezetés.

Az előrehaladásról rendszeres értesítéseket, illetve összefoglalókat kapsz, így időben értesülsz arról, ha valami vagy valaki nem a megfelelő módon halad és gyorsan, hatékonyan közbe is tudsz avatkozni.

Vezess be Időspóroló és hibamentes automatizmusokat

Sok alacsonyrendű, rutin feladatot akár teljes mértékben automatizálni tudsz a rendszer segítségével, így nem kell többé ezekre a kollégáidat megbízni. 

Egy értékesítési folyamat esetén pl. a sablon email-eket a rendszer is ki tudja küldeni előre meghatározott ütemezés alapján. Ráadásul így attól sem kell tartani, hogy elmarad a kiküldésük vagy elvárthoz képest eltérő tartalmúak lesznek a kulcsfontosságú levelek.

Egy teljesítési folyamat esetén a rendszer le tudja neked automatikusan generálni a konkrét megrendelőre vonatkozóan az összes fontos lépést, felelősökkel, határidőkkel megjelölve és minden fontos munkautasítással, dokumentummal, levélsablonokkal megspékelve.

Válassz egy neked tetsző szoftveres alternatívát

A következőkben az általunk leginkább javasolt szoftveres alternatívákat mutatjuk be röviden. Direkt úgy állítottuk össze a listát, hogy mindegyik felsorolt szoftver egy picit másban erős,  így mindenki megtalálhatja közülük a neki leginkább megfelelő megoldást.

Monday.com

Hozz létre a Monday.com segítségével valamennyi fontos üzleti funkcióra vagy csapatnak egy dedikált felületet, egyedi funkciókkal, integrációs lehetőségekkel, automatizmusokkal, szabályokkal és megjelenítéssel, vizualitással. Miközben cégvezetőként a rendszeren belül egy központi irányítópult segítségével tudod a fontos statisztikákat és frissítéseket követni.

Rengeteg automatizmus alapértelmezetten bele van építve, úgyhogy simán felveszi a versenyt akár célszoftverekkel is. Például készíteni tudsz magadnak egy teljesértékű CRM modult, melybe pl. automatikusan beesnek a weblapodról érkező érdeklődések. Ezeknek a jelentkezőknek aztán email sablonokat tudsz kiküldeni gomnyomásra vagy egy meghatározott eseménynek bekövetkezésének hatására.

Nagyon gazdag a külső integrációs lehetőségek terén, így az email rendszeredtől vagy az űrlapkitöltődtől kezdve az elektronikus naptáron át, a hírlevélküldőig az összes meglévő rendszered is könnyen hozzá tudod igazítani és kapcsolni. 

ClickUp

Vizualitásban és funkcionalitásban ez talán a legerősebb versenyző. Minden üzleti területre, de akár kollégánként is külön-külön megjelenítési módokat állíthattok be magatoknak benne, azaz mindenki alaposan testre tudja szabni a saját igényei mentén cégen belül is. Annyira rugalmas a felépítése, hogy nem ritka, hogy 1-1 üzleti igény leképezésére, akár 2-3 különböző lehetőség is adódik a rendszerben.

Feladatkezelésre is tökéletesen alkalmas: a rendszer összegzi a kollégáknak az aktuális teendőket, a vezetőknek pedig automatikus statisztikákat küld a munkateljesítményről, az előrehaladásról, illetve az eredményekről.

Airtable

Ha szereted a táblázatkezelőket, akkor biztos vagyunk benne, hogy ez a rendszer el fogja nyerni a tetszésedet, hiszen nagyon hasonló módon működik, mint pl. egy Excel tábla, csak ebbe már beépítették a táblázatkezelőkből hiányzó extra funkciókat is.

Egyfajta “mini” vállalatirányítási rendszernek is tekinthető, melyben cégreszabott, rendkívül rugalmas módon létre tudod hozni a releváns üzleti területeid fontos adatbázisait. Ezeket az adatokat össze tudod kapcsolni és hangolni egymással, miközben testreszabhatod az adatok megjelenítését, csoportosítását vagy rendezését. Tudsz benne belső értesítéseket és emlékeztetőket beállítani a kollégáknak. Előre megírt email sablonokat lehet automatikusan kiküldeni külsősöknek vagy belsősöknek egyaránt. Naplózza neked a rendszer a változásokat és szabályozni is tudod benne hogy ki, mihez férhet hozzá.

A rendszert legfőképpen azoknak ajánljuk, akik elsősorban a céges belső adatok kezelését szeretnék hatékonyabbá tenni és az ezekkel kapcsolatos folyamatokat szabályozni és fejleszteni. 

Turbózd fel a változást egy szakértő segítségével

Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal egy professzionálisabb belső működés irányába? 

Figyelem: ha önállóan szeretnéd megnézni vagy kipróbálni a cikkben bemutatott rendszereket,  ezt tőlünk függetlenül is meg tudod tenni. Keress rá bátran a rendszerek nevére, az összes kínál ingyenes kipróbálási lehetőséget.

Jelentkezz hozzánk:

  1. ha a szoftver kiválasztás, majd bevezetés terhét és kihívásait részben vagy teljes egészében inkább egy szakértőre bíznád.
  2. Ha fel akarod gyorsítani ezt a folyamatot és szívesen megtanulnád egy szakértőtől az alapokat, elkerülve a tipikus buktatókat.

Tedd meg még ma az első lépést a hatékonyabb belső működés irányába! Jelentkezz hozzánk egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.

Díjmentes telefonos egyeztetés

    Ezért éri meg belevágni

    “A ClickUp bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

    Losonczi Éva
    tulajdonos, ConceptFlow

    “Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük az e-feladatkezelő rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

    Görgényi Hajni
    tulajdonos, NTDisplay

    “A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok “művész” kollégával. A ClickUp elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

    Knapcsek Katalin
    tulajdonos, KNK PR & Média

    “Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

    Kocsis Csaba
    tulajdonos, Avadoo Design Studio

    “Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

    Farkasné Kun Györgyi
    tulajdonos, Top Full Clean

    “Cégvezetőként heti 5-10 órát spórol meg nekem az Integromat és ClickUp rendszer. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.” 

    Scherzer Marcell
    tulajdonos, Blue Marketing

    UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!