A záró leckében arról lesz szó, hogy ha tetszik neked ez a rendszer, akkor mi a teendőd, hogy belefogj, és gyakorlati szinten megvalósítsd a mindennapokban.
Három dolog kell hozzá.
1. Kell egy rendszer
Sokkal egyszerűbbé és átláthatóbbá teszi a folyamatokat. Nem kell felhívnod a kollégákat, vagy e-mailt írnod nekik, mert a rendszerben világosan látszik, hogy ki hogyan halad.
Adataid is lesznek, amelyekkel mérni tudod, ki hogyan teljesít, ki szorul fejlődésre. Például milyen az értékesítőid sikerrátája? Ezt az információt is megkapod ezzel a rendszerrel.
És meg kell említenem az újrahasznosítható sablonokat is. Ha jön egy új kolléga, csak két kattintás, és máris van egy feladatlistája. Nincsenek többé papírok vagy átláthatatlan Excel-táblázatok.
Az már szinte mellékes, hogy konkrétan melyik rendszert választod. Az alábbi képen négy ilyet láthatsz:
- ClickUp
- AirTable
- monday.com
- Trello
Az első három csak angol nyelven érhető el, cserébe több funkciójuk van, mint a Trellónak. Utóbbi kissé fapadosabb, de 100%-ban van magyar felülete.
Ugyanakkor ha egyikőtöknek sem megy annyira az angol, akkor is bátran nézzétek meg az első három rendszert, mert hamar bele lehet jönni, és nem kell hozzájuk komoly nyelvtudás.
2. Kell egy erős kezű vezető
Olyan, aki kézben tartja ezt a rendszert. Ez lehetsz te is, de ahogy növekszik a céged, célszerű inkább kiépíteni egy menedzsment-csapatot, amelyre a mindennapokban rábízhatod ennek a felügyeletét.
Ha például van egy értékesítő csapatod, kelleni fog melléjük egy olyan értékesítési menedzser, aki napi szinten mélyen belemegy a folyamatokba, és ellenőrzi a kollégákat. Nem arról van szó, hogy ők nem dolgoznak, hanem a támogatásukról beszélek: miben kell fejlődniük, mi az, amit nem jól használnak vagy adminisztrálnak.
Akkor lesz ez a rendszer koherens és megbízható, ha van egy elköteleződés a vezetőség részéről, és van egy olyan vezető, aki be is tartatja ezeket a folyamatokat, és biztosítja a gördülékeny működésüket.
3. Kell egy folyamat, amivel kezdesz
Visszautalok a jéghegyes ábrára, amit az első leckében mutattam:
Ezek a folyamatok azok, amelyekből látatlanban azt mondom, hogy válassz ki egyet. Mégpedig azt, amelyik a leginkább zűrös most, vagy amivel a legkönnyebben el lehet kezdeni dolgozni.
Fontos, hogy ne terheld túl a csapatot, így kezdhet akár egy dedikált része is a rendszer felépítésével. Aztán majd szép lassan kiterjeszted az egész cégre. Hiszen ez nem pusztán technikai kérdés, hanem szervezeti fejlődés is!
Elsőre nem muszáj hiper-szuper folyamatokat felépíteni. Képezd le úgy a rendszerben, ahogyan most működik, és ha már megtanulták a kollégák, valamint az elvárásaid szerint zajlik az egész, azután érdemes optimalizálni a működését. Ekkor cserélheted ki a feladatokat is benne, vagy találhatsz ki újakat, teheted jobbá az egész folyamatot.
Az is működőképes, hogy részletes folyamatstruktúra helyett csak magasabb szintű státuszokat írsz le a szoftverben. Például azt, hogyan lesz egy érdeklődőből ügyfél, aztán belőle egy elégedett, visszatérő kliens. Ennek mentén is el tudsz indulni a csapatoddal a rendszer használatában.
Ez a három legfontosabb szempont, ami ahhoz kell, hogy egy jól működő munkamenedzsment rendszered legyen a cégedben.
Vezetői összefoglaló
- Három dolog kell egy működő folyamatstruktúra kialakításához: egy rendszer, egy erős kezű vezető, és egy folyamat, amivel kezdesz.
- Többféle rendszer van, amelyek közül választhatsz, de nem az a döntő, hogy melyik mellett teszed le a voksodat.
- Kell egy erős kezű vezető, aki napi szinten ellenőrzi a folyamatokat, és betartatja azokat a kollégákkal. Különösen a bevezetési szakaszban lesz ez kiemelten fontos.
- Nem kell már az elején tökéletes folyamatokat felépíteni, csak válassz ki egyet, amivel elindultok. Akármilyen elnagyolt is lehet, később úgyis folyamatosan fejleszteni, optimalizálni fogjátok.
Ez a három legfontosabb szempont, ami ahhoz kell, hogy egy jól működő munkamenedzsment rendszer legyen a cégedben. Ha szeretnéd megnézni videóként is ezt a leckét, nincs más dolgod, mint elindítani az alábbi lejátszót: