CRM vagy valami más kéne nekünk?

Ha értékesítés támogatásról van szó, általában CRM rendszereket szoktak emlegetni, de sok esetben, ha picit belemegyünk a részletekbe, könnyen kiderülhet, hogy végül jobban járnál egy digitális munkaszervező rendszerrel. Ezek a megoldások jellemzően olcsóbbak és könnyebben, gyorsabban bevezethetőek. Nem csak az értékesítés támogatására tudod használni, hanem céged többi területére is kiterjesztheted (pl. vezetheted benne a projekteket, használhatod belső kommunikációra, feladatkiosztásra, adminisztrációra, stb.). Ebben tehát ugyanúgy le tudod képezni a CRM funkciókat is, de egyszerűbben, rugalmasabban, testreszabható módon, mint a legtöbb CRM megoldás esetén tudnátok.

A cikkben egy-egy konkrét szoftveren keresztül hasonlítjuk össze a CRM és a digitális munkaszervező rendszereket. A cikk végére el fogod tudni dönteni, hogy melyik megoldás irányába érdemes inkább nyitnod.

miniCRM

A miniCRM egy magyar fejlesztésű CRM rendszer, mely hazánkban a legnépszerűbb megoldásnak számít kategóriáján belül. A rendszer alapvetően az ügyfélkapcsolat kezelés és az értékesítés-támogatás köré épül és emellett bővíteni lehet tovább modulokkal. Tehát több funkcióra (pl. számlázás, hírlevélküldés) és területre (pl. marketing, ügyfélszolgálat) is alkalmassá tették a használatát!

A rendszer lehetőséget nyújt arra, hogy egy kereshető, szűrhető, testreszabható táblázatba vezessük át meglévő és múltbéli ügyfeleinket, vevőinket, melyeket státusz szerint (pl. feldolgozásra vár, szerződéskötés, sikeres lezárás) csoportosítva jeleníti meg nekünk.

Forrás: https://www.minicrm.hu/tour/sales/

Az értékesítési folyamatot és a kollégák munkáját előre definiált riportok segítségével lehet követni. Megjeleníti nekünk a rendszer pl. a lezárt (megnyert) érdeklődések számát és arányát vagy a felhasználók aktivitását tevékenység (pl. igényfelmérés, utánkövetés, ügyfélmegtartás) szerinti bontásban.

Forrás: https://www.minicrm.hu/tour/sales/

A belső űrlapok segítségével lehetőség van arra, hogy az új érdeklődőket automatikusan a rendszerbe csatornázzuk be vagy a viselkedésük alapján (pl. email-ben, ha egy meghatározott linkre kattint) frissítsük az adataikat. Egyszeri, automatikus és csoportos email-eket is ki tudunk küldeni a miniCRM-en belül!

Itt egy rövid videó a miniCRM-ről!

Monday.com

A Monday.com egy nemzetközi startup, amely jelenleg világszinten az egyik legnépszerűbb és legdinamikusabban növekvő digitális munkaszervező megoldás a piacon. Arra lett kitalálva, hogy a cégek a saját, egyedi folyamataikat könnyen és gyorsan le tudják képezni ebben a rendszerben. Tehát nem egy kész megoldást adnak, hanem egy rugalmas keretrendszert biztosítanak. Ennek a legnagyobb előnye az, hogyha változtatsz a működéseteken, nem kell megfizetned egy drága fejlesztőt vagy egy külső szakértőt. Önmagad át tudni alakítani a rendszert az aktuális igények mentén.

Rugalmas felépítésnek köszönhetően lényegében bármilyen üzleti folyamat lekezelésére alkalmas (pl. ügyfélszerzés, projektek, marketing, pénzügyek, HR) és cégtípustól vagy iparágtól függetlenül (pl. e-kereskedők, ügynökségek, gyártócégek) ki tudod használni az előnyeit.

Lényegében csak rajtad múlik, hogy miképpen alakítod ki a vevői adatbázist a rendszeren belül. Testreszabhatod a megjelenítés módját (pl. táblázat, naptár, idővonal) és a rögzítendő adatok körét is, sőt még azt is, hogy kit, mikor értesítsen automatikusan.

Itt például értékesítési státusz szerint (pl. érdeklődő / ügyfél) csoportosítottuk a beérkező érdeklődéseket (angolul lead-eket). A sorokban tehát az érdeklődéseket, az oszlopokban pedig a hozzájuk tartozó kulcsadatokat (pl. kapcsolattartó neve és elérhetősége, ajánlati összeg, kínált szolgáltatás, stb.) jelenítettük meg.

Ha nálad sok a visszatérő vásárló, akkor akár egy külön listába is szedheted az érdeklődők adatait. Ennek az az előnye, hogy így nem kell minden egyes újabb vásárlásnál újra felvinni ugyanazokat kontakt adatokat, illetve összegezni is könnyebb a vásárlások számát vevőnként.

A miniCRM-hez hasonlóan itt is elérhetőek riportok, melyek ráadásul kattintásos (“drag-and-drop”) módszerrel teljesen testreszabhatóak. Nem kell egyébként leszűkítened a kört az értékesítés adataira, akár más forrásokból vagy területekről is beemelhetsz fontos információkat a riportjaidba.

Itt is vannak űrlapok, melyek segítségével becsatornázhatjuk az érdeklődőket pl. közvetlenül a weboldalunkról. Egy friss fejlesztésnek köszönhetően pedig már lehetőség van közvetlenül email-eket is küldeni rendszeren belül.

Az értesítőket is te állíthatod be, szóval ha neked az az igényed, hogy vasárnap este 8-kor küldje el a határidős teendőket, akkor a rendszeren belül könnyen létrehozhatsz egy ilyen szabályt. A levélsablonokat is te hozod benne létre, meg azt is, hogy minek hatására küldje ki a rendszer ezeket automatikusan a rendszer.

Mi alapján dönts?

Először is! Őszintén gratulálok, hogy már itt tartasz cégfejlesztésben és tudatosságban, hogy ilyen rendszerek bevezetésén gondolkodsz! A Digimeter egy friss kutatása alapján ezzel már a magyarországi KKV-k többségét túl is fogod szárnyalni munkahatékonyság terén!

Ha már az alapfunkciók maximálisan lefedik az igényeid…

A jó hírem az, hogy alapszintű ügyféladat vezetésre és értékesítés-támogatásra mindkét rendszer tökéletesen alkalmas. Bármelyiket is választod ezeket garantáltan tudni fogja:

  • Kereshető, szűrhető, testreszabható ügyféladatbázis
  • szabályozott működési rend kialakítása a rendszeren belül
  • Feladatok delegálása, nyomonkövetése
  • Belső értesítések és emlékeztetők
  • űrlapok készítése a rendszeren belül

Árazás

Nehéz általánosságban beszélni erről, ráadásul a két rendszer árazási politikája eltérő, de az kijelenthető, hogy a digitális munkaszervező rendszerek jellemzően alacsonyabb árfekvésűek mint a CRM megoldások.

A Monday.com esetén a legdrágább csomag ára pl. bruttó 16$ / hó / felhasználó éves előfizetéskor.

Rugalmasság, testreszabhatóság

A miniCRM struktúráját és működését kétségtelenül valós magyarországi példák és a legjobb gyakorlatok alapján alakították ki és finomhangolták, de biztos vagyok benne, ha nem mindenki szeretné a saját folyamait a rendszerbevezetés miatt újragondolni.

Ha a meglévő folyamataid és működésed szeretnéd leképezni a rendszerben (és kevésbé a rendszer logikája miatt átalakítani a működésed), jobban jársz, ha a Monday.com irányába nyitsz, mert sokkal több lehetőséget biztosít a cégreszabásra.

Bővíthetőség további területekre

Ha beválik a rendszer, miért ne végeznéd el ugyanezt a fejlesztést az összes többi kulcs-folyamatodra is? Ha már megvagy az értékesítés rendbetételével, ugyanilyen koherens rendszert tudsz képezni pl. a marketing, projektvezetés, HR vagy egyéb adminisztrációs területekre is, mindezt egy platformon belül (a Monday.com estén pluszt pénzt sem kell ezért fizetni!)

Alapvetően mindkét rendszer kínál erre neked megoldást. A miniCRM-nél egy előre definiált, zárt logikájú modulkészletből választhatsz (pl. Webshop, HR, Ügyfélszolgálat), amely egyrészt jó, hiszen közreadnak neked magyarországi, bevált gyakorlatokat, viszont egyben limitálja is a testreszabhatóságot.

A Monday.com esetén lényegében csak a fantáziád szab gátat annak, hogy mely üzleti funkciót, hogyan képezel le a rendszeren belül, az összes fontos üzleti terület feladatai és folyamatai menedzselhetőek benne.

Nem is beszélve arról, hogy a visszatérő feladatokból vagy projektekből sablonokat készíthetsz, melyet utána aztán 1 gombnyomással bárki reprodukálni tud. Tehát ebből a szempontból a Monday.com a rugalmasabb!

Automatizmusok és integráció

Ha már tartanak ott az értékesítési folyamataid, hogy valóban ki tudjátok aknázni a komplex, kifelé irányuló automatizmusok előnyeit, akkor a jó hírünk az, hogy mindkét rendszer kínál megoldást erre. A miniCRM-en belül megvalósítható pl. hírlevél kampány-menedzsment, automatikus email vagy SMS küldés és számlázás is.

A Monday.com inkább a nagy nemzetközi rendszerekkel való integrációra épül. Azaz pl. pár kattintással össze tudod kötni a Gmail vagy Outlook levelezővel, így fogod tudni kiaknázni az automatikus levélküldés előnyeit. Ugyanúgy hozzá tudod kapcsolni a felülethez a Teams vagy Slack csatornátokat és akkor a frissítések automatikusan mindkét platformon meg fognak jelenni. A Google Drive vagy OneDrive dokumentumkelőt is a Monday-hoz lehet kötni és akkor elérhetővé válik az összes fontos dokumentum mindenhol. Ugyancsak csatlakoztatni tudod pl. a MailChimp hírlevélküldő rendszeredhez, így egy általad definiált szabály hatására a beérkező érdeklődőket automatikusan fel tudod íratni egy hírlevél listára.

Mobil eszközökről való használat

Manapság már alapelvárás, hogy a “terepen” vagy út közben is tudjátok használni a rendszereket és hozzá tudjatok férni gyorsan és hatékonyan a bennük tárolt információkhoz.

Androidra mindkét rendszernek van, iOS-re ellenben csak a Monday.com-nak van jelenleg app-ja!

Vizualitás és modern kinézet

Az áttekinthetőség és a gyors döntéshozás szempontjából is fontos, hogy a rendszer a vizualitásra épüljön, valamint, hogy a megjelenítésre többfajta módot is kínáljon!

A Monday.com számos extra megjelenítést is kínál. Több mint 10 különböző formában tudjuk ugyanazokat az adatokat megjeleníteni. Ilyen pl. hogy az érdeklődőket vagy az aktív ügyfeleinket akár egy térképen is tudjuk ábrázolni!

Ahogy láthatod, a Monday.com nagyon is bővelkedik a vizualitásban!

A miniCRM ezzel szemben alapvetően egy fajta, jól kitalált és az évek során optimalizált megjelenítésre épül, melyet nem igazán lehet megváltoztatni vagy testreszabni!

Nyelvi támogatás

A Monday.com jelenleg sajnos nem érthető el magyar nyelven, így ha fontos számodra a 100% magyar nyelvű felület, akkor ennek csak a miniCRM tud megfelelni a kettő közül.

A rendszeren belül egyébként az egyedi elemeket nyilván magyar nyelven is létre lehet hozni (pl. a mezők nevét vagy a státuszokat), illetve tapasztalatom szerint egy idő után készségszintű lesz a használat, azaz a kollégák nem olvassák el a mezők nevét minden alkalommal újra és újra, csak “kattintgatnak”, de az is teljesen érthető, ha ennek ellenére ragaszkodsz a magyar nyelvű felülethez.

Személyes benyomás

A döntés előtt javaslom, hogy próbáld ki mindkét felületet és tapasztald meg első kézből, hogy melyik működése, felépítése áll jobban kézre neked és csapatodnak. Mindkettő rendszer kínál próbaverziót, kísérletezz bátran elköteleződés nélkül. 

A Monday.com önálló kipróbálásához kattints ide.

Inkább a Monday.com irányába nyitnál?

Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal egy professzionálisabb irányba az értékesítési tevékenységetek átláthatósága, szervezése, követése terén?

Figyelem: ha önállóan szeretnéd megnézni vagy kipróbálni a cikkben bemutatott rendszert, ezt tőlünk függetlenül is meg tudod tenni erre a linkre kattintva

Ezzel szemben jelentkezz inkább hozzánk:

  1. Ha a szoftver kiválasztás, majd bevezetés terhét és kihívásait részben vagy teljes egészében inkább egy szakértőre bíznád.
  2. Ha fel akarod gyorsítani ezt a folyamatot és szívesen megtanulnád egy szakértőtől az alapokat, elkerülve a tipikus buktatókat.

Tedd meg még ma az első lépést a hatékonyabb belső működés irányába! Jelentkezz hozzánk egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.


Markó Tamás
szakmai vezető, alapító

Díjmentes telefonos egyeztetés

    Ezért éri meg belevágni

    “A ClickUp bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

    Losonczi Éva
    tulajdonos, ConceptFlow

    “Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük az e-feladatkezelő rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

    Görgényi Hajni
    tulajdonos, NTDisplay

    “A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok “művész” kollégával. A ClickUp elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

    Knapcsek Katalin
    tulajdonos, KNK PR & Média

    “Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

    Kocsis Csaba
    tulajdonos, Avadoo Design Studio

    “Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

    Farkasné Kun Györgyi
    tulajdonos, Top Full Clean

    “Cégvezetőként heti 5-10 órát spórol meg nekem az Integromat és ClickUp rendszer. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.” 

    Scherzer Marcell
    tulajdonos, Blue Marketing

    UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!