Cégműködés digitalizálása: melyik szoftvert válasszam?

Egy fejlődő stádiumban lévő cégnél, tudatos fókusz hiányában, már nagyon sok berögződött, rossz gyakorlat, felesleges elem és redundancia tud lerakódni a belső működésre, mely egy idő után a növekedés gátja lehet, komoly versenyhátrányt jelenthet és termelékenységi problémákat is okozhat. A cégvezető számára pedig elviszi az időt és a fókuszt a stratégiai kérdésekről.

A cégműködés digitalizálásával átláthatóvá és letisztulttá válik a működésetek, neked pedig egy csomó időd felszabadul cégvezetőként!

A felsorolt működési problémák kezelésére több száz szoftver kategória és több ezer konkrét szoftver nyújt különböző típusú megoldásokat. Ebben a cikkben leegyszerűsítjük neked a választást a 4 legtipikusabb kategóriára és szempontokat is adunk a döntéshez!

Milyen alternatívák vannak?

tanuljunk a multiktól: vállalatirányítási (ERP) rendszerek 

A vállalatirányítási rendszerben a céged alapvető funkcionális területeit (úgymint számlázás, könyvelés, készletkezelés, beszerzés),  tudod leképezni és egy integrált rendszerben kezelni. Azaz minden információ ebbe fut bele, minden érintett ebben dolgozik.

Az Odoo vállalatirányítási rendszerben a céged legtöbb fontos területére találsz kész megoldást!

A rendszer logikája arra épül, hogy ezek a funkcionális területek ideális esetben minden,  már nagyobb cégnél nagyon hasonlóan működnek, így létre lehet hozni nekik egy egységes, ideális megoldást.

Cégvezetői szempontból a rendszer legnagyobb előnye, hogy megszünteti a területek közötti kommunikációs nehézségeket (és az ezzel kapcsolatos felesleges adminisztrációt), azáltal, hogy nem kell külön nyilvántartást létrehozni arra, hogy az információt átadjuk egymásnak, elég csak a rendszeren belül “továbbadni” a feladatot a következő szereplőnek.

A rendszer ezekre a speciális területekre, jól bevált, már több ezer cégnél kipróbált megoldásokat, automatizmusokat nyújt, melyek jelentősen meg tudják könnyíteni a kollégák munkáját, a vezetőnek pedig könnyebben át fogja tudni látni a cége működését a rendszerben keletkező adatok alapján.

vevőszerzésre specializálva, értékesítési (CRM) rendszerek

Ha kizárólag az értékesítésed támogatására keresel rendszert (akár egy ERP mellé), akkor a CRM megoldások irányában érdemes nyitni. Ezek legnagyobb előnye, hogy kifejezetten az értékesítési területre kínálnak nagyon speciális megoldásokat, amelyek lehet, hogy már nem részei egy ERP-nek.

A SalesForce a világszinten legnépszerűbb és legkomplexebb CRM megoldás!

Egy vevői adatbázis valószínűleg még az ERP-ben is létrehozható, ellenben a CRM-ben készítesz komplex email automatizmusokat, összekötheted a hírlevélküldő rendszereddel, értékesítésre kifejlesztett, speciális riportok érthetőek el benne, tudsz benne közvetlenül számlát kiállítani, stb.

A rendszer kiválasztásakor érdemes mérlegelni, hogy rövid vagy akár középtávon valóban csak az értékesítés leképezésére lesz szükség vagy esetleg érdemes lenne más területeket is a rendszerben kezelni. Már csak egyszerűség vagy pénztárcabarát okokból sem elvetendő felvetés, hogy a CRM funkciókat inkább egy digitális munkaszervezőben képezzük le. Ennek előnyeiről, jellemzőiről ebben a cikkben írtunk részletesen.

felhasználóbarát működés, rugalmas kialakítás: digitális munkaszervező (work management) rendszerek

Ez egy viszonylag új szoftver kategória, melyet a sűrűn változó környezet hívott elő igényként. Ezt egy rugalmas, bárki számára könnyen megtanulható keretrendszerként képzeld el, melyben gyakorlatilag bármelyik területedre tudsz folyamatokat létrehozni. 

A Monday.com az egyik piacvezető a kategóriáján belül, melyben rugalmas módon, cégreszabottan tudod a folyamataid leképezni.

A legnagyobb előnye, hogyha változtatsz a működéseteken, nem kell megfizetned egy drága fejlesztőt vagy egy külső szakértőt. Önmagad is át tudni alakítani a rendszert az aktuális igények mentén.

Rugalmas felépítésnek köszönhetően lényegében bármilyen üzleti folyamat lekezelésére alkalmas (pl. ügyfélszerzés, projektek, marketing, pénzügyek, HR) és cégtípustól vagy iparágtól függetlenül (pl. e-kereskedők, ügynökségek, gyártócégek) ki tudod használni az előnyeit. Tehát akár egy teljesértékű CRM rendszer kiváltására is alkalmas lehet!

Kifejezetten felhasználóbarát a működése, a könnyű használatot és a vizualitást helyezi középpontba. A funkcionalitása persze lehet, hogy elmarad a célrendszertől (pl. egy CRM-től) és nem is  100% tesreszabható benne a folyamatkezelés, mint egy workflow rendszer esetén, viszont messze ezt a legkönnyebb bevezetni és megtanulni (ráadásul olcsóbb is).

Ha szereted a táblázatkezelőket, akkor biztos vagyunk benne, hogy az Airtable is el fogja nyerni a tetszésedet, hiszen nagyon hasonló módon működik, mint pl. egy Excel tábla, csak ebbe már beépítették a táblázatkezelőkből fájó módon hiányzó extra funkciókat is.

Egy kevésbé szervezett működésű cégnek egy jó belépő lehet ez a kategória a digitális munkaszervezés világába, hiszen gyorsan és egyszerűen be lehet vezetni és akár milliárdos árbevételig is ki fog tudni szolgálni. Egy ERP mellé pedig  a rugalmasan változó, egyszerűbb vagy még a kialakítás alatt lévő területekre lehet egy kiváló jelölt.

egyedi folyamatok, kompromisszum mentesen: munkafolyamat támogató (workflow) rendszerek

Minden cégnek rendelkezik egyedi, nagyon speciális folyamatokkal, melyeket nem tud rendesen lekezelni egy ERP-ben. Ha ezek a folyamatok már kidolgozottak és már beálltak, azaz ritkán változnak, akkor érdemes lehet ezeket egy workflow rendszerben leképezni.

Az xFLOWer az egyik legnépszerűbb és legrégebb óta működő magyarországi workflow megoldás!

A workflow rendszerek legnagyobb előnye, hogy a fejlesztő cég az egyedi igényeid mentén alakítja ki a rendszerben kezelendő űrlapokat, logikai feltételeket, automatizmusokat, mindezt viszont az egyedi fejlesztés árának töredékéért és még csak hosszú hónapokat vagy éveket sem kell várni az elkészült rendszerre.

A rendszer tehát a már kidolgozott, egyedi és komplex folyamatok leképezésére alkalmas, elsősorban már meglévő vállalatirányítási rendszer mellé.

Mi alapján dönts?

Vannak-e kidolgozott belső folyamatok?

Mindegyik rendszer valamilyen szinten igényli, hogy kidolgozott, letisztázott belső folyamataitok legyenek. A vállalatirányítási és workflow rendszer, ami leginkább függ ettől. Ezek irányába inkább akkor nézelődnék a helyedben, ha a már beállt egy stabil szintre a működésetek, hiszen kevésbé arra találták ki ezeket, hogy folyton változtatgasd a beállításokat. Ha nagyon új neked még ez a téma, akkor olvasd el a termék/szolgáltatás “dobozosításáról” szóló cikkünket is!

Árbevételtől függetlenül, ha most még inkább úgy érzed, hogy kevésbé vannak kidolgozva a folyamatok, akkor mindenképp egy digitális munkaszervező bevezetésével ajánlott kezdeni, hiszen ott nagyon egyszerűen és rugalmasan tudod leképezni a működést, majd gyorsan és egyszerűen tudod változtatni a beállításokat.

Mennyire gyakran változnak a folyamatok?

A mai, gyakran változó világban, talán mondanom sem kell, hogy mennyire nagy igény van a rugalmasságra. Ebben a digitális munkaszervező a legerősebb. 

Akár pár óra alatt össze tudsz “kattintgatni” benne egy egyedi folyamatot, melyet ugyanolyan egyszerű lesz később megváltoztatni vagy továbbfejleszteni. Például, ha van egy új üzleti ötleted, egy stabil szintig simán el fogod tudni működtetni a digitális munkaszervezőben, aztán ma már érzed a rendszer korlátjait, keresel majd rá egy cél megoldást.

Mennyire működtök úgy, ahogy a “nagykönyvben” meg van írva?

A felsorolt lehetőségek közül talán a vállalatirányítási rendszerek a legkötöttebbek. Itt érezni leginkább, hogy egy sztenderdizált, “multis” működésre vannak kitalálva. Ha már most is hasonlóan működtök, akkor könnyű lesz a váltás, máskülönben érdemes azzal számolni, hogy a folyamatosan is újra kell gondolni kisebb-nagyobb mértékben.

Ha a meglévő folyamataid és működésed szeretnéd leképezni a rendszerben (és kevésbé a rendszer logikája miatt átalakítani a működésed), jobban jársz, ha a digitális munkaszervező irányába nyitsz, mert sokkal több lehetőséget biztosít a cégreszabásra. Ha már vannak kidolgozott folyamatok és azok nagyon ritkán változnak, érdemes lehet egy vállalatirányítási rendszer bevezetésével kezdeni, majd a hiányzó vagy nem jó működő területeket egy workflow rendszerrel lefedni.

Ezek az alternatívák egyébként egyáltalán nem zárják ki egymást, sőt… Nagyobb cégek is használnak dedikált CRM megoldást vagy az egyedi, gyakran változó folyamatokra digitális munkaszervezőt.

Ha már nagyobb céged van, gondolkodhatsz akár abban is, hogy a stabil, ritkán változó területeid (pl. pénzügyek, beszerzés, raktározás) leképezed egy vállalatirányítási rendszerben, a többit pedig a digitális munkaszervezőben fogod kezelni. 

Mi lehet a reális, megugorható alternatíva?

A rendszerek között jelentős különbség van komplexitás terén. Egy digitális munkaszervezőt, vagy CRM rendszert könnyebben és gyorsabban be lehet vezetni, mint egy vállalatirányítási vagy workflow megoldást.

Sok projekt sajnos pont azért dől be, mert egyszerre akar a cég túlontúl nagyot ugrani a jelenlegi helyzetéhez képest. A bevezetés sikertelensége aztán akár évekig is elveheti a fejlesztéstől a cég kedvét.

Ha jelenleg még kevésbé vagytok tapasztaltak ezen a területen, akkor mindenképpen a fokozatosság elvét javasoljuk. Ha nem használtok semmilyen hasonló rendszert, akkor elsőként a digitális munkaszervezővel vagy a CRM-el érdemes kezdeni, aztán majd évek múlva el lehet gondolkodni bővítésen vagy cserén. 

Egyébként is pl. egy digitális munkaszervező rendszer akár milliárdos árbevételig is, teljeskörűen ki tud szolgálni egy céget, szóval nem arról van szó, hogy évente kellene cserén gondolkodni vagy túlontúl kompromisszumos lenne a választás.

Mennyi pénzed van rá?

Mindegyik rendszer üzemeltetése pénzbe kerül és, ha támogatást kérsz a bevezetéshez, az is komolyabb tételt fog jelenteni. Mégis cégmérettől függetlenül érdemes befektetni egy ilyen rendszerbe, hiszen mérhető a megtérülése. 

Már a kollégáid munkabérének 1%-ának megfelelő havidíjért lehet találni rendszert, ami csak ha 10%-ban teszi hatékonyabbá a kollégákat, akkor könnyen belátható, hogy megéri a fejlesztés.

A folyamatot tehát nem lehet elég korán elkezdeni, de való igaz, hogy nagy különbségek vannak az egyes rendszerek között a költségek terén.

A digitális munkaszervező rendszerek messze a legolcsóbbak, ezt követik a CRM megoldások. A vállalatirányítási vagy workflow rendszerek inkább már a több száz milliós árbevételű cégeknek szólnak, akik már ki tudjátok termelni a több százezer forintos havidíjakat és milliós bevezetési költségeket.

Turbózd fel a belső hatékonyságfejlesztést egy szakértő segítségével

Nyitott vagy rá, hogy elindulj a csapatoddal egy professzionálisabb belső működés kialakításának irányába? 

Figyelem: ha önállóan szeretnéd megnézni vagy kipróbálni a cikkben bemutatott rendszereket, ezt tőlünk függetlenül is meg tudod tenni. Keress rá bátran a rendszerek nevére, a legtöbb kínál ingyenes kipróbálási lehetőséget. A Monday.com önálló kipróbálása esetén kattints ide.

Jelentkezz hozzánk:

  1. ha vannak még meg nem válaszolt kérdéseid vagy fel nem oldott dilemmáid a téma kapcsán
  2. ha a szoftver kiválasztás, majd bevezetés terhét és kihívásait részben vagy teljes egészében inkább egy szakértőre bíznád.
  3. Ha fel akarod gyorsítani ezt a folyamatot és szívesen megtanulnád egy szakértőtől az alapokat, elkerülve a tipikus buktatókat.

Tedd meg még ma az első lépést a hatékonyabb belső működés irányába! Jelentkezz hozzánk egy kötetlen, díjmentes, kb. 20 perces telefonos konzultációra. Átbeszéljük a céged helyzetét, megválaszoljuk a kérdéseid, majd egyeztetünk a továbblépésről.

Díjmentes telefonos egyeztetés

    Ezért éri meg belevágni

    “A ClickUp bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

    Losonczi Éva
    tulajdonos, ConceptFlow

    “Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük az e-feladatkezelő rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

    Görgényi Hajni
    tulajdonos, NTDisplay

    “A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok “művész” kollégával. A ClickUp elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

    Knapcsek Katalin
    tulajdonos, KNK PR & Média

    “Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

    Kocsis Csaba
    tulajdonos, Avadoo Design Studio

    “Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

    Farkasné Kun Györgyi
    tulajdonos, Top Full Clean

    “Cégvezetőként heti 5-10 órát spórol meg nekem az Integromat és ClickUp rendszer. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.” 

    Scherzer Marcell
    tulajdonos, Blue Marketing

    UI.: A mindennapi nagy hajtás közepette könnyen úgy tűnhet, hogy nem ez az ideális pillanat egy ilyen belső fejlesztésre, ugyanakkor azt garantálhatjuk, hogyha végül belevágsz, már rövidtávon is érzékelni fogod a nagyon is mérhető és anyagilag is megtérülő, jótékony hatásait!