Hogyan ne nyúlj mellé? A szoftverválasztás stratégiája

Nincs annál fájóbb és frusztrálóbb, mint a felesleges és sok beleölt idő és pénz után kényszerűségből szoftvert váltani. Mielőtt gyorsan belevágnál és adott esetben hosszú évekre elköteleznéd magad egy konkrét megoldás mellett, előtte inkább még jó alaposan fontold meg a döntésed.

Ebben a cikkben szempontokat adok neked, mellyel megelőzheted a bajt és minimalizálhatod a rossz szoftverválasztás esélyét.

A leírtak kb. bármilyen szoftverkategóriára igazak lehetnek. Én most konkrétan a cégműködés digitalizációja (pl. munkamenedzsment rendszerek) kapcsán írom ezt a cikket.

Dobozos, egyedi fejlesztés, esetleg valami köztes megoldás?

Az első eldöntendő kérdés, hogy dobozos (azaz már standard, elkészített, bármikor megvásárolható) vagy inkább egyedi szoftverben érdemes inkább gondolkodnod.

Az egyedi fejlesztéssel akár 100% cégreszabott végeredményhez juthatsz, itt kell tehát a legkevesebb szakmai kompromisszumot meghozni. Ellenben ez lesz a legdrágább és minimum hónapok kellenek ahhoz, hogy kézhez kapd a rendszert. Természetesen a későbbi fejlesztésekért is külön fizetned kell.

A dobozos rendszerek általános célú igények kiszolgálására lettek kitalálva, tehát viszonylag kevés az esélye annak, hogy 100%-ig olyan fogsz találni, ami minden téren kielégíti az igényeiteket. Viszont jelentősen olcsóbb és a használatba vétel is gyorsabban letudható, mint egy egyedi fejlesztés esetén.

A legtöbb dobozos rendszer így vagy úgy, már reagált arra az igényre, hogy  a cégek testre tudják szabni. Például egyedi fejlesztés keretében, célirányosan a pár extra igényed lefejlesztik neked és beépítik a rendszeredbe (a teljeskörű egyedi fejlesztés töredékéért). 

A másik irány, hogy eleve úgy építik ki a rendszert, hogy az nagy rugalmasságot, testreszabhatóságot biztosítson a felhasználóinak. A munkamenedzsment rendszerekben belül pl. “kattintgatós” módszerrel, önállóan össze tudsz rakni magadnak egy testreszabott CRM megoldást, egyedi automatizmusokkal, riportokkal, űrlapokkal, sablonokkal.

Az igazán jó dobozos megoldások “best practice”-ekre, már kipróbált, kimunkált funkciókra építenek. Éppen ezért, nem biztos, hogy érdemes neked elölről feltalálni a spanyol viaszt.

A fentiek miatt én az esetek 95%-ában, pont ezért inkább dobozos megoldást javaslok az ügyfeleim részére.

Hazait vagy inkább nemzetközit válasszak?

Manapság viszonylag gyorsan és olcsón lehet új szoftvereket piacra dobni, ezért kishazánkban is gomba módra terjednek a magyar digitalizációt segítő megoldások.

A KKV szektorban azt tapasztalom, hogy még mostanában is komoly előnyt jelent, ha egy szoftver magyar nyelvű. Emiatt sok cégvezető kénytelen eleve jelentősen leszűkíteni a lehetséges alternatívák körét. 

Ha minimális nyitottság már van az angol nyelvű felületre (és csak a szakmai szempontokat nézzük), akkor általánosságban egy nemzetközi rendszerrel ár-érték arányban jobban fogsz járni, ki is fejtem, miért.

A nagy, nemzetközi rendszereknek sokkal nagyobb felhasználói bázisuk van, soknak pl. akkora mint a teljes magyar lakosság. 🙂 Több fejlesztő tud a rendszereken dolgozni, emiatt nemcsak stabilabbak, de sokkal gyorsabban, dinamikusabban fejlődnek.

Jelentősen több előfizetőjük van, emiatt kisebb profitaránnyal működnek, így több funkcióhoz jutunk hozzá jellemzően olcsóbban, mint egy magyar alternatíva esetén.  

Ha nemzetközi rendszerekben gondolkodsz, akkor cégreszabottabb megoldások közül tudsz választani. Globális szinten már megéri a fejlesztőknek réspiacokban gondolkodni (pl. munkamenedzsment rendszer kifejezetten kreatív ügynökségeknek). Magyarországon viszont  a népességszám miatt kénytelenek a cégek általánosabb célú rendszereket alkotni.

Ügyfélszolgálatuk, kihelyezett értékesítésük, szakértőjük a nagyobb rendszereknek Magyarországon is van, így a terméktámogatás terén olyan hatalmas különbséget én nem észlelek a hazai és nemzetközi alternatívák között.

Talán csak a magyar jogszabályok korlátozhatnak be a nemzetközi rendszerek kapcsán. Például a magyar és nemzetközi számlázási szabályozási eltérések (pl. automatikus NAV adatintegráció) miatt nem igazán lehet valós alternatíva egy nemzetközi számlázó vagy pénzügyi rendszer. 

Nézz utána alaposan ki van mögötte

A szoftver választással együtt egyben elkötelezed magad az üzemeltető felé is, hiszen ideális esetben hosszú évekig partneri kapcsolatban lesztek egymással. Ezért nagyon nem mindegy, hogy  milyen cég van a szoftver mögött (vagy hogy egyáltalán van-e cég mögötte).

Mindenképp olvass utána tehát az üzemeltető cégnek. Hiába csúcs szuper a rendszer, ha az üzemeltető időközben csődbe megy. Ha magyar rendszerben gondolkodsz, akkor a különböző cégadatbázisokból (pl. Opten) meg tudod nézni, hogy pl. mekkora árbevételű a cég, ebből már tudsz pl. a stabilitásra következtetni.

Véleményem szerint a legkockázatosabb lépés, ha egy magánszemély vagy egyéni vállalkozó fejlesztőt bízol meg, hiszen ő tudja neked a legkevesebb hosszútávú garanciát vállalni. Hiába olcsóbb, rugalmasabb, testreszabottabb lesz a végeredmény, ha X hónap vagy év után egyszerűen nem fogod tudni utolérni (rosszabb esetben felelősségre vonni) őt. 

Nem egy olyan történetet hallottam, ahol tulajdonos már egy éve vár arra, hogy a szomszéd srác, aki mellesleg fejlesztő, előálljon végre az első, működő verzióval a céges, “csúcs szuper” vállalatirányítási rendszer kapcsán.

Járj utána, hogy mennyire stabil

Ha új, feltörekvő alternatívát választasz, akkor sajnos számolnod kell azzal a forgatókönyvvel is, hogy hiába tetszik neked a rendszer, az üzemeltető végül valamiért mégis beszünteti. Pl. időközben kiderülhet, hogy nem volt rá akkora kereslet, mint amivel eredetileg számoltak. 

Ha az optimista forgatókönyvet vesszük, egy feltörekvő cég jobban ki van éhezve az elégedett felhasználókra, emiatt valószínűleg itt több személyességre, törődésre számíthatsz, mint egy stabil, nagy piaci szereplő esetén. 

Tudom, hogy a szoftver iparban hiper gyorsan változnak a körülmények és minden el tud avulni könnyen. Ezzel együtt én mégis azt javaslom, hogy a valóban kritikus területekre válassz olyan szoftvert, mely legalább néhány éve már a piacon van, stabil felhasználói bázissal rendelkezik és már túljutott egy bizonyos fejlettségi szakaszon.

Hogyan tovább?

A cikk elolvasásával képbe kerültél, hogy melyek a legfontosabb szempontok egy szoftver kiválasztása kapcsán! 

Most ideje, hogy megismerkedj a legfontosabb szoftver kategóriákkal a cégműködés digitalizációjához. Ehhez ennek a cikknek az elolvasását javaslom neked.

További hasznos cikkek a témában:

  1. Hogyan térül be a cégműködésbe fektetett pénz és idő?
  2. Ezekre mindenképp figyelj oda, mielőtt belevágsz!

Ezért éri meg belevágni

“A ClickUp bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “

Losonczi Éva
tulajdonos, ConceptFlow

“Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük az e-feladatkezelő rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”

Görgényi Hajni
tulajdonos, NTDisplay

“A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok “művész” kollégával. A ClickUp elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”

Knapcsek Katalin
tulajdonos, KNK PR & Média

“Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”

Kocsis Csaba
tulajdonos, Avadoo Design Studio

“Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”

Farkasné Kun Györgyi
tulajdonos, Top Full Clean

“Cégvezetőként heti 5-10 órát spórol meg nekem az Integromat és ClickUp rendszer. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.” 

Scherzer Marcell
tulajdonos, Blue Marketing