Mi az a ClickUp?
A Clickup.com egy felhőalapú céges produktivitási rendszer, amelyet a kaliforniai San Diegóból üzemeltetnek. A cég a Monday, az Asana, vagy éppen a Trello alternatívájaként határozta meg magát, így a Clickup is hasonló feladatokra alkalmas: projektek kezelésére, időnyilvántartásra, munkafolyamatok vezetésére. Kisebb cégek számára tehát egyfajta „mini” ügyviteli rendszerként is szóba jöhet.
Fő irányelve a „One app to replace them all” – célja tehát hogy minden céges dolgot egy app használatával oldhass meg.
A ClickUp egy rendkívül testre szabható platform, amiben magad állíthatod össze a saját rendszeredet. Meghatározhatod, milyen adatokat tárolsz, azokat kikkel osztod meg, és mindezt milyen kinézetben szeretnéd nyomon követni. Az automatizációkkal pedig munkaórákat szabadíthatsz fel a drága idődből.
Miért érdemes bevezetni a ClickUp-ot?
Átlátható cégműködés
Egy központi rendszerről beszélünk, amely átfogja a céges teendőket, mindezt egyetlen appon belül. Különösen a vezetők számára fontos, hogy nyomon tudják követni az alkalmazottak munkáját, kiváltva az időrabló meetingeket, és a hosszúra nyúló e-maileket.
Hatékonyabb működés
Ez nemcsak átláthatóbbá, hanem sokkal hatékonyabbá is teszi a céget, ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy ugyanazzal a létszámmal több ügyfelet tudtok kiszolgálni, vagy nagyobb, összetettebb projektek megvalósítására váltok képessé. A fejlettebb analitikai eszközök és automatizmusok pedig rengeteg időt szabadítanak fel.
Mérhetőséget eredményez
De nemcsak az idő válik mérhetővé általa, hanem a teljesítmény is. Különböző mérőszámok (KPI) bevezetésével olyan képet kapsz a vállalkozásodról, amelyet soha előtte. Hamar kiderül, hol vannak azok a rések, ahol sok idő és/vagy pénz folyik el, ráadásul teljesen feleslegesen.
Milyen cégeknek ajánlott a ClickUp?
KKV-k számára elsődleges rendszerként
A ClickUp elsősorban a kisebb vállalkozások számára költséghatékony megoldás, de sok ismert nagyvállalat is ezt a rendszert használja. Ilyen például az IBM, a T-Mobile, a Spotify és a Netflix.
A hazai KKV szektor szereplői közül jó megoldás lehet sales teameknek, kreatív csapatoknak, tanácsadó, szolgáltató és kivitelező cégeknek.
Nagyobb cégeknek kiegészítő megoldásként
A ClickUp-nak azonban számos olyan funkciója és előnye van, amely más vállalatirányítási rendszerekből hiányzik, így lehetséges, hogy bizonyos részfeladatokra vagy speciálisabb projektekre célszerű és megéri használni.
Elképzelhető például, hogy egy nagyobb cég csak rendezvényszervezésre vagy bizonyos folyamatainak automatizálására használja ezt a szoftvert.
A ClickUp legfőbb funkcióinak bemutatása
Széleskörű vizualizáció: a nézetek
A ClickUp nagy hangsúlyt fektet az áttekinthetőségre, hiszen egy összetett projektnél vagy munkafolyamatnál általában ez az egyik legnagyobb kihívás.
Ebben a rendszerben a többféle nézet segíti a résztvevők munkáját. Ugyanazokat az adatokat megjeleníted táblázatos, oszlop szerű (Kanban) vagy éppen naptár nézetben.
A táblák szerinti nézetben például teendők szerint is rendezheted a projekteket. A fenti képen a kész, a folyamatban lévő és a jóváhagyandó feladatokat láthatod. A kis zászlók az adott feladat fontosságát jelzik, az arcképeken pedig azok felelősei vannak.
GANTT diagram is rendelkezésre áll, amelyen idővonal szerű nézetben láthatod a feladatokat egymás mellett. Így nem fordulhat elő az, hogy az egyik megcsúszása miatt több másik megakadjon.
Nagyfokú testreszabhatóság
A „One app to replace them all”-elv itt érvényesül a leginkább, hiszen integrációk nélkül is széleskörű testreszabhatóság jellemzi a ClickUp-ot.
A ClickApps egy ki-be kapcsolható bővítménycsomag, amit akár projektszinten is szabályozhatsz. Ennek használatával olyan praktikus funkciókat adhatsz hozzá a felülethez, mint például a címkék, a feladatnál becsült idő, melyik munkatárs van éppen bejelentkezve a ClickUp-ba, és így tovább.
Ezen kívül sablonok egész sora áll rendelkezésre a legkülönbözőbb projektekhez és feladatokhoz, az automatizációkkal pedig rengeteg időt takaríthatsz meg.
Kollaborációs lehetőségek garmadája
Feladat szinten írhatnak kommentet a felhasználók, és annak felelősét is megjelölhetik benne. A ClickUp megoldotta azt is, hogy még az e-mailezéshez se kelljen elhagyni a felületet – a rendszeren belülről fogadhatsz és küldhetsz email-eket.
A projektekhez chat felület is létrehozható, amelyben megjelölhetsz munkatársakat, átküldhetsz fájlokat, feladatokra és más dokumentumokra hivatkozhatsz. Okos értesítéseket is be lehet állítani a beszélgetésekhez, így azonnal látod, amikor valaki hozzászólt.
Nagyon jól jöhet az előfizetők számára korlátlan méretű tárhely is – vagyis nem kell azon gondolkodnotok, hogy elférnek-e rajta a videós nyersanyagok vagy a biztonsági mentések.
Interaktív dokumentumok
A dokumentumokat a ClickUp-ban közösen, valós időben lehet szerkeszteni (a rendszer a különböző felhasználókat eltérő színekkel jelöli). Természetesen lehetőség van arra, hogy szabályozd az adott dokumentum láthatóságát és szerkeszthetőségét – például hogy bizonyos munkatársaiddal oszd meg azt, vagy csak ők nyúlhassanak bele.
A ClickUp dokumentumokat használhatod jegyzetelésre, belsős szabályzatok, leírások közreadására, de akár az ügyfeleknek szánt dokumentumokat is létrehozhatod ebben.
Hivatkozhatsz bennük kollégákra, más dokumentumokra, projektekre, és gyakorlatilag bármit „megesznek” – akár Google Spreadsheeteket is beágyazhatsz oda.
Vezetői irányítópult
A vezetőknek a Dashboardok a leghatékonyabb eszközeik a ClickUp rendszerében. Ezek azok a felületek, amelyen átfogóan láthatod a projektek állását, a munkatársaid terheltségét, és azt, hogy milyen fő elakadások lehetnek a cégben egy-egy munkafolyamat kapcsán.
Ha rendeltél célokat a részfeladatokhoz, a rendszer automatikusan értesít arról, hogy ezeket teljesítette-e a csapatod vagy nem. Hasonló szerepet töltenek be a mérföldkövek is, amelyek elérése azt szimbolizálja, hogy a projekt egy-egy kritikus vagy fontos részén már túljutottatok.
Időmérés
Az időmenedzsment minden cégben komoly kihívás. A ClickUp-ban hasznos, beépített eszközök állnak rendelkezésre ahhoz, hogy nálatok ez ne legyen többé rémálom.
Az első ilyen a jó öreg időmérés. Használhatod a ClickUp beépített stopper eszközét, vagy magad is beírhatod a feladattal töltött időt – sőt, időintervallumot is bejelölhetsz, ha nem tudtad lemérni pontosan.
A második hasznos funkció a becsült idő hozzáadása a feladatokhoz. Ez nagy segítség a tapasztalatlanabb kollégáknak ahhoz, hogy megtervezzék a teendőiket, de abban is, hogy átlássátok, összességében mekkora projekttel álltok szemben.
A harmadik pedig az áttekintési lehetőség, amikor csapattagra lebontva tudod megnézni a feladatokkal töltött időt. Ezzel elkerülhető, hogy valaki túl legyen terhelve, vagy pedig az, hogy egy-egy kevésbé fontos feladat túl sok időt vegyen el.
Milyen csapatok mire használják a ClickUp rendszerét?
Mivel rugalmas és könnyen testreszabható rendszerről beszélünk, sokféle munkafolyamat megvalósítható benne akár egyedi módon. Nézzünk erre néhány példát, hogy különböző teamek hogyan használják a szoftvert.
Szoftverfejlesztők
Mivel a ClickUp jól használható agilis fejlesztésre, sprintek lebonyolítására is tökéletesen alkalmas. Programozók és más fejlesztők így könnyen meghatározhatják az adott hét / hónap céljait, és nyomon követhetik azok teljesülését. Így hamar kibuknak azok a munkafolyamatok, amelyek több időt vesznek el a szükségesnél, és a visszatérő hibák, nehézségek számát is csökkenteni lehet.
Marketingesek
A reklámiparban a ClickUp kiválóan használható közösségi média kampányok és rendezvények megtervezésére és lebonyolítására. Itt a rendszer fő erőssége abban rejlik, hogy mindenki számára elérhetővé és átláthatóvá válnak az adott kampány céljai, teendői és eredményei.
Értékesítők
A sales-esek az automatizációban és a riportok készítésében kapják a legnagyobb segítséget a ClickUp-tól. Előbbivel onboarding és ügyfélmegtartó workflow-k hozhatók létre, míg a jelentésekhez a legkülönbözőbb folyamatokról is képet kaphatnak. Néhány kattintás csak például utánajárni annak, hogy melyik értékesítő mit csinál éppen, mennyire van leterhelve, és persze melyik projektjében milyen eredményes.
A ClickUp alkalmas arra, hogy egy egyedi CRM-rendszert alakíts ki benne, amely hatékony segítséget nyújt az ügyfélkapcsolatok kezelésében, miközben az automatizációkkal komoly terhet vesz le a válladról.
Milyen feladatok ellátására alkalmas a ClickUp?
Projektmenedzsment
Bár bonyolult és összetett projektek kezelésére is alkalmas, a legegyszerűbb módon is elindulhatsz vele. Annyi csak a dolgod, hogy létrehozol a rendszerben egy új projektet, feladatokat rendelsz hozzá, azokhoz pedig határidőt és felelősöket adsz meg.
A közös munka során korlátlanul chatelhettek – akár feladaton belül is – , dokumentumokat oszthattok meg, és kommenteket, emlékeztetőket írhattok egymásnak.
A feladatokat különböző sürgősségi szintekkel, státuszokkal, checklistekkel, célkövetéssel és egyebekkel lehet ellátni, amik segítik az áttekinthetőséget, és növelik a hatékonyságot.
A naptár nézet például tökéletes arra, hogy azonnal átlásd a különböző részlegek időbeosztását és munkaszervezését. Így elkerülhető, hogy egyszerre túl sok teendő halmozódjon fel, és vezetőként is könnyebb megtervezni, hova illeszthető be egy új munkafolyamat.
CRM
Ahogy már az értékesítők munkájánál említettem, komplett ügyfélkezelési szoftvert alakíthatsz ki a ClickUp-ban. Tehát nemcsak projekteket, hanem ügyfeleket is nyilvántarthatsz a rendszerben, és mindehhez komoly riportok is társulnak. Így olyan fontos mutatók derülnek ki, mint a vásárlói életciklus, a vásárlás átlagos értéke, vagy az, hogy melyik régióból származnak az ügyfeleid.
Az ügyfelekhez dokumentumokat, teendőket, munkatársakat tudsz társítani, és így könnyedén sablonizálható, sőt, automatizálható az egész folyamat az onboardingtól kezdve az elköszönésig.
HR
Az automatizációk és riportok a HR-esek számára is nagy segítséget jelentenek. Gondolj csak bele, milyen egyszerű lenne automatizáltan tartani a kapcsolatot a céghez jelentkező álláskeresőkkel, kezdve a velük folytatott levelezéssel a későbbi megkeresésig, ha újra megüresedik az adott pozíció.
Már ez önmagában rengeteg költségtől kíméli meg a céget, hiszen rendelkezik egy adatbázissal kvalifikált, adott esetben már interjúztatott pályázókról, akikről azt is tudni lehet, milyen pozícióra mennyire alkalmasak.
ClickUp alternatívák – mit választhatsz helyette?
Monday.com vs. ClickUp
A ClickUp legszorosabb versenytársa a Monday.com, de – ahogy a bevezetőben már szó volt róla – , a kisebb cégeknek ár-érték szempontból jobb választás lehet a ClickUp. Ugyanakkor fontos szempont az is, hogy tapasztalataim szerint a Monday.com a stabilabb és összességében jobban testre szabható rendszer, és ez inkább felé billenti a mérleg nyelvét. A ClickUp általában véve lassabb és kevésbé megbízható, mint a Monday.com. Ez talán a várva várt ClickUp v3 bevezetése után megváltozik.
Trello vs. ClickUp
A Trello egy pofonegyszerűen használható, gyorsan megtanulható rendszer, ellentétben a ClickUp-pal – de éppen ez a legnagyobb hátránya is vele szemben. A Trello a prémium csomagját leszámítva a Kanban megközelítésre épít, ami gyakorlatban a kártyás elrendezést jelenti. Ez a megjelenítés nem mindenkinek jön be annyira.
A ClickUp ennél jóval összetettebb, testreszabhatóbb rendszert kínál, ami persze hosszabb tanulási időt is igényel. Cserébe már a kisebb cégek is olyan ügyviteli megoldást kapnak tőle, amely szerepet a Trello nem képes betölteni.
Asana vs. ClickUp
A két rendszer közül a ClickUp az összetettebb, nehezebben megtanulhatóbb, cserébe nagyobb flexibilitást kínál az intuitívabb Asanánál. Ráadásul árazás terén egyértelműen jobb nála, mivel átlagosan fele annyiba kerül a használata, mint a fő vetélytársáé.
ClickUp gyakori kérdések
Használható-e ingyenesen a ClickUp?
Igen, a ClickUp legkisebb csomagja „free forever”, azaz teljesen ingyenes.
Fontos megjegyezni, hogy bár ez a csomag is bővelkedik vonzó funkciókban, mint például az okos emlékeztetők, a mérföldkövek vagy a személyre szabott riportok létrehozása, sok közülük limitált. Azaz pl. ha eléred a bűvös, százas határszámot a használatukban, akkor utána már csak előfizetéssel tudod tovább használni.
Mennyibe kerül a rendszer használata? ClickUp árak
Több más projektmenedzsment szoftverhez hasonlóan itt is a csapattagok száma a meghatározó, akiket külön e-mail címmel azonosít a rendszer. A fő különbség viszont az, hogy a ClickUp már 1 fővel is használható, és ebben az ingyenes verzióban is sok hasznos funkciót rendelkezésre bocsátanak a fejlesztők. Személyes használatra akár ez a csomag is elég lehet.
A mikrovállalkozásoknak azért éri meg előfizetni a ClickUp-ra, mert felhasználónként csupán 10 dollár a legkisebb csomag (az Unlimited) havi előfizetési díja. Lehetőség van éves elszámolást is választani, így az ár még kedvezőbb, és ebben az esetben 7 dollárra jön ki egy hónapra.
Ebben a csomagban pedig már olyan nyalánkságok szerepelnek, mint a korlátlan tárhely, a külsős csapattagok hozzáadása és ellátása különböző szerepkörökkel. Szintén nem elhanyagolható szempont az előfizetési lehetőség a ClickUp AI-ra (bővebben erről lejjebb).
A Business csomagot inkább már a sokfős csapatoknak éri meg választaniuk. Olyan teameknek, amelyeknek például szüksége van a fejlettebb időnyilvántatásra, a részfeladatok előzetes időbecslésére, a munkaterhelés optimálisabb elosztására.
Fontos még megjegyezni, hogy a ClickUp-nál csak annyit fizetsz, ahány felhasználót adsz hozzá a rendszerhez. Az árazásáról bővebb információt itt találsz.
Elérhető-e a ClickUp magyarul?
Kezdjük a rossz hírrel: a ClickUp egyelőre nem érhető el magyarul, csak hat másik nyelven. Jó hír viszont az, hogy a rendszerben sok helyen magyarul adhatod meg a fő elnevezéseket, így segítve az angolul kevésbé tudó kollégáid munkáját. Jellemző tapasztalat egyébként, hogy aki egyszer megtanulta már használni a ClickUp-ot, az rutinból is eligazodik a rendszerben.
Mire alkalmas a ClickUp AI?
A mesterséges intelligencia ClickUp-éknál is megjelent, és több, hasznos dologra befogható az alkalmazáson belül. Ilyen a szövegek generálása, összefoglalása, lerövidítése vagy fordítása – tehát nagyjából hasonlóra számíts, mint amit a ChatGPT tud.
A ClickUp AI-val például
- kollégák hiányában is tarthatsz brainstormingot,
- értékesítési szövegeket írathatsz,
- dokumentációkat és riportokat állíthatsz össze,
- részekre bontott feladatlistákat és útmutatásokat készíthetsz,
- onboarding, upsell és ügyfélmegtartó folyamatokat kezeltethetsz.
Mindez azonban nem ingyen van, hanem felhasználónként 5 dollárba kerül az előfizetési díjon felül. Az ingyenes csomag csak egy próbaverziót tartalmaz belőle, és a ClickUp AI-t nem lehet külön megvásárolni hozzá.
Mi az a ClickUp v3 / ClickUp 3.0?
A ClickUp V3 (nevezik ClickUp 3.0-ának is) nem más, mint az eddigi rendszer újragondolása: egy még intuitívabb, gyorsabb (és szebb) felületet ígér a szolgáltató. Egyelőre még nem aktív, mindössze egy várólistára lehet feliratkozni, és bekerülni a szerencsés első tesztelők közé.
Néhány újdonság, amit ígérnek a ClickUp v3-ban:
- első és legfontosabb, hogy végre gyorsabb lesz maga a felület. A legtöbben ezt már nagyon várjuk!
- „minden az egyben” kereső, amivel pillanatok alatt bármit megtalálsz
- újragondolt, még áttekinthetőbb inbox, ahol a személyes feladataid listázódnak
- hubokat hozhatsz majd benne létre, személyre szabottan rendezve a téged érintő projekteket
Az egész célja a jelek szerint az lesz, hogy az egyre bonyolultabb, szerteágazóbb munkafolyamatokat egyben, letisztultan átlássák és kezelhessék a felhasználók. Mit ne mondjak, szép kihívás!
Összefoglalás
A ClickUp.com produktivitási szoftver a legkisebb cégek számára is ideális megoldás a feladataik, projektjeik, folyamatik kezelésére. A számtalan nézet segítségével még a legösszetettebb projektekben vagy munkafolyamatban is percek alatt naprakésszé válhatsz, a fejlett időmenedzsmenttel pedig hamar megtalálod az üresjáratokat vagy a túlterhelt kollégákat.
A sokféle automatizálási lehetőségnek és a nagyfokú rugalmasságának hála a ClickUp akár „mini” ügyviteli rendszerként is szóba jöhet.
Azok számára is megéri kipróbálni a ClickUp-ot, akik még csak most ismerkednek az összetettebb feladatkezelő szoftverekkel, ugyanakkor hajlandóak arra, hogy a rugalmasan testre szabható rendszerért cserébe beletanuljanak a használatába. Az ingyenes alapcsomag erre jó lehetőséget biztosít, és a nagyobb csomagok havidíjai is megfizethetők a magyar KKV szektor cégeinek.
Tetszett a cikk? Segíts, hogyan tovább!
🚀 Belevágnál a megvalósításba vagy elakadtál valahol? 📖 Esetleg tanulnál még a témáról? Kattints a megfelelő linkre a továbblépéshez: 👇
Ezért éri meg belevágni
„A munkánk gyorsabbá és könnyebbé vált a rendszer bevezetésével, testreszabásával, valamint automatizálási megoldásaival. Az űrlapokat ügyfeleink is örömmel használják.”
„Tamás segítségével növelni tudtam a vezetői tisztánlátásomat, hatékonyságomat. Kiváló szakember, aki nem csak végrehajtja a kiadott munkát, hanem proaktívan gondolkodik, speciális szaktudásával hozzátesz a cégem fejlődéséhez, működéséhez.”
„Tamás rengeteg időt takarított meg nekünk az Asana és a Make beállításával. Az együttműködés folyamán nem csak egy plusz kezet kaptam Tamás személyében, hanem egy összetett gondolkodásra képes partnert. Ajánlom mindenkinek!”
„A teljes gyártási, ügyfél és logisztikai folyamatot sikeresen átültettük a Monday és Make rendszerekbe. Egyes folyamataink teljesen automatizáltan működnek. Tamás kivételes partner, konstruktív és segít minden problémára megoldást találni.”
„Sokkal átláthatóbbak a folyamataink, egyértelműbbek a feladatok, és a hozzájuk tartozó felelősök valamint határidők. Nem utolsósorban jelentősen csökkent a „felesleges” levelezések száma. :-)”
„Megtaláltuk azt a rendszert ahol átlátható formában nyilván tudjuk tartani az aktuális projektjeinket, feladatainkat , ezzel heti több óra munkaidőt tudunk megtakarítani. Csökkent a hibák és az e-mailes kommunikációból eredő félreértések száma.”
„A munkatársi toborzást automatizáltuk, mely kb. heti 2-3 órát spórol meg nekünk. Ha majd az egész cégen végigvisszük ezt, szerintem min. 1 nap szabadidő felszabadul nekem cégvezetőként. :)”
„Automatizáltuk az ügyfél onboarding folyamatot, ami ezáltal nem csak profibb lett -amit az ügyfeleink éreznek-, hanem gyorsabb, kevesebb időt vesz el, így számszerűsíthető lett a megtérülése is. Nagyon örülök, hogy belevágtunk!”
„A KNK PR egy reklámügynökség, sok ügyféllel, rengeteg projekttel, több kreatív területtel, sok „művész” kollégával. A rendszer elhozta nekünk a biztonságot. A projektjeink adminisztrálása egyértelmű, az időfelhasználásunk hatékonyabb, és ráadásul még spóroltunk is vele.”
„Sok ötletünk volt a digitalizációra, de nem voltak teljesen kiforrottak, és nem tudtuk, hogyan valósítsuk meg konkrétan. Tamás nemcsak megvalósította, hanem hasznos javaslatokat is adott, amiket beépítettünk a működésbe.”
„Az ügyfél-kommunikációs folyamataink automatizálását és az egyedi ár kalkulátorunkat nem csak hatékony tanácsosakkal támogatta, hanem remekül kivitelezte. Így a rendelések átfutási ideje jelentősen csökkent.”
“A rendszer bevezetése óta egyértelműek a feladatkörök, a határidők és a prioritások, visszakövethető minden kommunikáció és látom, ki mennyire leterhelt. Nagyon hálás vagyok, hogy Tamás megtalált minket, a folyamataink leírása és tisztázása mellett nagyon hasznos, cégre és személyre szabott feladatkezelő programot kaptunk. “
„A fejlesztés összesen havi 10-20 munkaórát spórol meg nekünk. Nemcsak olcsóbb lett így a működésünk, hanem egyúttal a hibázás lehetősége is lecsökkent, ráadásul több idő jut a kreatív tevékenységekre.”
„Cégvezetőként heti 5-10 órát spórolnak meg nekem a bevezetett rendszerek. Kevesebb az adminisztráció és egyszerűbben tudok delegálni. Egy csomó feladatot már nem én végzek, emiatt lekerült rólam az »ezt is nekem kell megcsinálni« kognitív teher.”
„Átláthatóbb lett a cégem, könnyebben tudom követni a napi történéseket. Csökkent a felesleges adminisztráció, kevesebb a hibalehetőség. Rugalmas felépítésű a rendszer, így mindenki testre tudta szabni magának!”
„Sokkal átláthatóbbak a projektjeink, mind tervezésben, mind a munka egyes fázisaiban. Nagy segítséget nyújt az a pár automatizációs lépés amit eddig bevezettünk, fogunk majd még többet is használni!”
„Az elmúlt évben annyira megnövekedett a rendelések száma, hogy már lehetetlen volt átlátni a projektek állását és a saját teendőket. Amióta bevezettük a rendszert, újra átláthatóvá vált a belső működésünk! Nagyon leterheltek vagyunk, emiatt nehéz volt a fejlesztésre időt szánni. Örülünk, hogy végül megléptük, hiszen nagy terhet vesz le a rendszer a vállunkról, azzal, hogy mindenkinek értesítést küld a saját feladatáról és rálátást nyújt a többiek előrehaladására is.”
„Részletes, világos és cégreszabott forgatókönyvet kaptunk a cégműködés digitalizálására és a papírmentes irodára való átállásra. Mindezt gyorsan, a határidőket betartva, az előzetes elvárásoknak maximálisan megfelelve.”